Lingwish.ru

Онлайн журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция офисменеджера с функциями секретаря

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: специфические особенности и требования

Даже при незначительном штате, включающем лишь руководителя компании и его наемных работников, необходим ответственный сотрудник, который являлся бы организующей силой, способной направлять и контролировать рабочий процесс — именно эта мысль определяет текст должностной инструкции офис-менеджера.

Такая должность предполагает наличие у соискателя набора определенных навыков и соответствующего образования, а также умение взаимодействовать с людьми. Впрочем, этим список требований не ограничивается.

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:

  • закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
  • оформление платежных документов;
  • проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
  • документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
  • проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
  • встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
  • обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
  • контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

2. Выполнять руководящие функции:

  • управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
  • разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
  • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
  • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

3. Руководить трудовой дисциплиной:

  • составление распорядка работы;
  • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
  • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
    оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
  • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

  • печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.
Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:
  1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
  2. презентабельный внешний вид;
  3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

  1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
  2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
  3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
  4. обладание навыками пользования оргтехникой;
  5. владение техникой скоростного набора.

Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить. Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Читать еще:  Как оформить доверенность на распоряжение вкладом (текущим счетом) физического лица?

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Особенности работы офис менеджера

Агентства недвижимости

Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

Строительные компании

Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

Страховые компании

Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.

Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного, должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

Цель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:

  • в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
  • должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
  • даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.
Читать еще:  Приобретение наследства шпаргалка по гражданскому праву

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника ДИ должна быть индивидуализирована.

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

  • кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
  • менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
  • менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
  • менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
  • менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

  • определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
  • определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
  • требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
  • основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Должностная инструкция офис менеджера – общие положения и обязанности

Офис-менеджер — это работник, который отвечает на нормальное функционирование отдела. Поэтому, его ответственность и функции прямо продиктованы текущей деятельностью офиса.

Среди основных обязанностей офис-менеджера следует указать:

  • прием и обработку входящих писем. Обеспечение правильности переписки с партнерами делает обязанности данного специалиста схожими с функциями делопроизводителя;
  • офис-менеджер должен принимать входящие звонки, давать минимально необходимые пояснения и докладывать о звонках руководству;
  • по поручению начальства, специалист может готовить те или иные документы. Это могут письма, запросы и так далее. Все они будут касаться текущей деятельности компании;
  • он обязан осуществлять заказ авиабилетов, бронировать их и выполнять другие действия, необходимые для организации выезда в командировку;
  • данный специалист отвечает за организацию текущих совещаний.
Читать еще:  Особенности использования служебного имущества в личных целях

В целом, функции сотрудника совмещают в себе обязанности делопроизводителя и личного секретаря. Ведь помимо указанных функций, специалист должен выполнять поручения руководства и по другим вопросам.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Необходимо отметить, что офис-менеджер — это универсальная должность. Это работник, который отвечает за деятельность офиса. Поэтому, на него можно возлагать и обязанности секретаря и это будет совершенно оправданным.

В этом случае, специалист должен будет следить за наличием и нормальным состоянием канцелярских товаров, расходных материалов и так далее.

Он обязывается контролировать расход конвертов, бумаги и, при необходимости, заказывать данные товары. При выполнении функций секретаря, упор в должностных обязанностях будет сделан на исполнение поручений руководства.

При этом основной обязанностью сотрудника, является бережное отношение и имуществу компании.

А с образцом должностной инструкции бухгалтера по заработной плате на 2017 год можно ознакомиться здесь.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями бухгалтера

Совмещение данных обязанностей может быть оправданным только в небольших коллективах. В этом случае, исполнение бухгалтерских задач станет возможным. Если же коллектив состоит из 10 и более работников, то справиться с задачами бухгалтера и секретаря одновременно, будет невозможно.

Однако если коллектив невелик, то такой вариант позволит сэкономить средства за счет отсутствия в штатном расписании должности бухгалтера. Так небольшая надбавка к заработной плате офис менеджера за выполнение бухгалтерских работ станет выгодным решением на руководителя фирмы, и избавит его от необходимости брать на работу еще одного сотрудника.

Права офис менеджера и ответственность

Данный специалист наделен еще и правами по инструкции. К их числу следует отнести:

  • право на ознакомление с информацией, которая касается непосредственного исполнения поставленных задач;
  • по согласованию с начальством, работник может визировать те или иные бумаги;
  • если в подчинении работника имеются другие лица, он вправе представлять руководству предложения по их поощрению и наказанию.

Это общие права, которые указаны в качестве примера. Их можно дополнять или изменять любым образом, но в рамках трудового законодательства.

Ответственность наступает за систематическое неисполнение указаний руководства, ошибки на работе, порчу или утрату имущества компании. При этом работник может понести как материальную, так и дисциплинарную ответственность.

Образец должностной инструкции офис менеджера

Должностная инструкция может иметь любое содержание, поскольку ее оформление зависит только от руководства. В целом же, данный документ имеет следующую структуру:

  • общие положения определяют статус работника, его подчиненность и положение в коллективе;
  • обязанности, которые перечисляются в виде списка;
  • права такого работника;
  • его ответственность.

Данная структура является очень удобной, в связи с чем используется в большинстве случаев.

Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.

Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector