Загрузка...Cколько должны храниться договора в организациях?
Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
- # Полезные советы
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
| Тип | Пункт перечня | Срок |
|---|---|---|
| Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании |
| Лизинг | 96 | 5 лет |
| ГПХ с физическими лицами | 301 | 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты |
| Займ, кредит | 261 | 5 лет |
| Лицензионный | 136 | 5 лет |
| Оказания услуг | То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня. | |
| Трудовой | 435 | 50/75 |
| На ведение реестра ценных бумаг | 120 | 10 лет |
| Страхования недвижимости | 537 | 5 лет |
| Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц | Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ | 5 лет |
Каковы сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
|---|---|---|
| Заем | 5 | |
| Кредит | ||
| Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.
Договор ответственного хранения: образец
Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника. Такие соглашения заключаются не только в сфере предпринимательства, но и для удовлетворения индивидуальных бытовых нужд. К примеру, граждане сдают свои вещи при посещении театра, передают багаж в камеры хранения в аэропортах и пр. К соглашениям такого типа применяются нормы ГК. Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит:
- Предмет сделки.
- Обязанности и права сторон.
- Условия оплаты (если она предусматривается).
- Порядок разрешения споров.
Как установить сроки хранения
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
