Письмоотказ Образцы и примеры написания отказа

Письмо – отказ

Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, чаще всего ответ на все эти сообщения является отрицательным. Обычно подобная корреспонденция просто остается без ответа. Но в ряде случаев приходится писать письмо-отказ. Такие документы надо уметь составлять, т.к. их содержание и форма подачи говорят не только о культурности и образованности автора, но и формируют имидж самого предприятия в самых разнообразных средах.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается. Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю. Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях. Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками. Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

1. Поблагодарить.
2. Сообщить об отказе.
3. Описать главную причину отказа.
4. Дать надежду.

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации. Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими. Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени. И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

Вежливое содержание

Составляя письмо-отказ, его автору необходимо позаботиться о корректности формулировок. Ведь в дальнейшем не исключена возможность, что сотрудничество с данной организацией все же окажется выгодным. Также нарушение правил хорошего тона может сказаться на деловой репутации компании, отказавшей другой недолжным образом.

С целью сделать письмо как можно более вежливым следует соблюсти ряд рекомендаций.

Прежде всего, следует быть адресовать документ персональным образом. К примеру, начав его с фразы «Здравствуйте, уважаемый Петр Николаевич» или «Уважаемая Ольга Андреевна».

В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения.

Также требуется поблагодарить несостоявшегося партнера. К примеру, написав «спасибо за ваше внимание и представленное нам предложение». Эта формула может помещаться как в начале письма, так и в его конце перед подписью.

Далее желательно специально оговорить, что предложение о сделке было внимательно изучено. При этом ему нужно по возможности дать позитивную оценку.

К примеру, указывается, что предложенная схема оказалась любопытной либо же опыт адресата заслуживает уважения.

Когда же письмо доходит непосредственно до отказа, нужно выразить его четко и прямо (но необидным образом!) изложить его причины. Пишется, что к сожалению в настоящий момент наша компания не имеет возможностей для сотрудничества вследствие нехватки средств на издержки либо же текущую ориентацию на иное направление.

Наконец, имеет смысл намекнуть на то, что в дальнейшем при более благоприятных условиях переход к сотрудничеству вполне возможен. Впрочем, такую фразу можно писать лишь в тех случаях, когда и на самом деле не исключено, что в будущем компании станут контрагентами. Если же это невозможно, то не стоит давать адресату несбыточную надежду.

Образец refusal letter

Образец письма отказа может быть следующим:

We hasten to inform you that our company does not need your transportation services since there are 12 trucks in our property, which is quite enough for transportation in the required amount. In case that we need your services, our specialists will certainly notify you. Thank you for contacting us.

Все эти особенности написания писем-отказов рекомендуется учитывать, чтобы деловая переписка велась в соответствии с принятыми для этого нормами, а документы о подписании или, наоборот, расторжении определенных документов были оформлены согласно правилам business переписки.

Отказ на письмо о благотворительной помощи пример

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ.

Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем. Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю.

Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто. Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте.

Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль.

Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей. Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением.

Посмотрите письмо-согласие — образец письма-ответа на запрос файл формата doc. Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое но не излишне позитивное, ведь далее — отказ. Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Как говорится, понять — значит простить. Письмо-отказ — образец также можно скачать в формате doc. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Здравствуйте, как грамотно ответить на учет поручений директора МУ Поручение: составить сводный прогноз объемов закупок товаров, работ, услуг для нужд МУ Надо подготовить запрашиваемый документ прогноз и отправить его с сопроводительным письмом. Правила написания и образец размещены. Как грамотно ответить на письмо, в котором обращаются с просьбой оказать содействие в одобрении увеличения суммы займа.

В ответ нужно написать с просьбой о подготовки плана проекта на что будут потрачены выделяемые им средства. В целях формирования расходной части бюджета поселения, просим Вас, предоставить информацию о стоимости работ по межеванию и постановке на кадастровый учет, исходя из стоимости одного земельного участка.

Надо просто сделать расчет стоимости кадастровых работ поселения и направить его с сопроводительным письмом. Сумма не значительная, но тем не менее цены на топливо по сравнению выросли, а расценку понижают. Как грамотно и тактично дать ответ не согласия. Спасибо заранее. Ведь в соответствии с п. Пункт 3. Как правильно ответить на письмо администрации города о предложении заключения договора о благоустройстве и санитарном содержании территории общего пользования?

Можно ли дать отказ? И как правильно сформулировать письмо? Вы не пишете, какая у вас организация организация ЖКХ, либо какое предприятие. Кроме того, согласно Жилищному кодексу РФ правила благоустройства территорий устанавливаются каждым органом местного самоуправления самостоятельно. Поэтому сложно ответить на Ваш вопрос о правомерности отказа, а также сформулировать текст письма.

Здравствуйте, как правильно написать письмо-отказ от предоставлении услуг снятия показаний теплосчетчиков, так как это не наше оборудование. Пришел запрос от следственного отдела о проведении экспертизы. Сумма экспертизы составляет Как могу ответить на устный запрос налоговой службы. На вопрос о дивидендах. Наша фирма не начисляла и не выплачивала дивиденды. Подскажите, пожалуйста, как грамотно составить письмо о том, что ТОО не входит в список организаций подлежащих обязательному аудиту.

Данное письмо извещение необходимо для участия в тендере и я растерялась, не могу сообразить как это письмо составить. Заранее благодарна. Грамотно — это написать обжалование апелляцию на решение суда. В этом вопросе Вам лучше поможет юрист. Подскажите, как правильно написать ответ на письмо запроса о цене выполнения работ по восстановлению благоустройства территории, с приложением сметного расчета цены? В организацию пришло письмо на бланке организации, которая прекратила свою деятельность, в подписи стоит фамилия бывшего директора, но подпись не его.

Бывший директор создал новую организацию с новым ИНН. Переписка с ним ведется. Как ему ответить? Не понятно, что вы хотите: ответить на письмо, или сообщить директору новой организации о поступившем письме?

Как правильно в конце письма поблагодарить человека за обращение и что на его обращение сразу отреагировали. Добрый день! Как вежливо отказать об оказании материальной помощи? Тем более мы госбюджетная организация. Заранее спасибо. С 01 июня г. Не забудьте поставить подпись и дату. Как правильнее можно будет составить вот эти письмо?!

Заранее благодарю Вас за ответ. Затрудняюсь с составлением письма, так как недостаточно информации и не совсем понятен смысл. Как можно грамотно написать в антимонопольн ответ на письмо о том, что мы не продаем сахар, спасибо. Как правильно написать ответное письмо: Пусть проектировщик принимает решение по результатам исследований согласно норм проектирования.

Как правильно написать ответное письмо о том, что нет вопросов: В целях подготовки селекторного совещания по вопросам распоряжения земельными ресурсами, в том числе: Правомерная практика по постановлению Коллегии Администрации Кемеровской области от Как правильно сформулировать ответ на письмо запрос о предоставлении информации о деятельности АО, чтобы запрашиваемая организация предоставила подтверждающие и право устанавливающие документы что они имеют право запрашивать у нашего АО такую информацию.

Ситуация следующая: все это время мы сотрудничали с гос. Наш рук-ль отказался подписывать данный договор. Но без гос. Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать письмо в адрес гос. Как грамотно ответить на письмо: Необходимо проверить наличие расписания автобусов на автобусных остановках, при отсутствии изготовить.

Наш ответ: Имеются две остановки, таблички будут заказаны при наличии бюджета. Как ответить на письмо жалобу? Клиент купил газ. Как написать ответное письмо на претензию.

В данном случае надо сослаться на нормативный акт, в связи с которым оборудование не подлежит возврату или обмену. Подскажите, пожалуйста, как ответить журналисту, который направил свой запрос в нашу компанию?

Ответ будет предоставлен согласно установленному в Законе о СМИ срок? Подскажите, как написать письмо о том, что наша организация хотела бы посетить объект в количестве двух человек для ознакомления, в связи с планируемыми работами.

Как указать гражданину в ответе на заявление, что если он ссылается на какие-то свои документы в данном случае письменное мировое соглашение , то нужно прикладывать копию этих документов, чтобы ситуация была наиболее понятной.

Согласно ст. Если они у вас отсутствуют, в письме надо объяснить причину отсутствия: оформляются и формируются в вышестоящей организации; переданы на хранение в государственный архив; утрачены или сгорели тогда должна быть ссылка на соответствующий акт.

Главное, указать причину отсутствия. Выполнить Вашу просьбу не представляется возможным, так как повторный тираж не намечается. Высылаем Вам только 1 экземпляр альбома чертежей. Приложение: альбом чертежей на 15 с. Подскажите пожалуйста, я бухгалтер пансионата, нам пришел запрос с организации, представитель которой проживал у нас по командировке.

Просят предоставить информацию о точной дате, оплате, нахождении в нашем пансионате. Как правильно сформулировать ответ письма. Оплатил за проживание и услуги 60 тыс. Подскажите пожалуйста, как грамотно и мягко ответить начальнику другого подразделения отказом в выделении сотрудника отдела капитального строительства для осмотра и снятия замеров с объекта на ремонт другого отделения. Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку.

Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Вы можете оказывать к Интернет в, кандидата — оставьте адресату с просьбой об.

Составление гарантийного письма о выполнении работ в 2019 году

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии — деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями.

Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие. Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики.

К ним относятся следующие ситуации:. Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения.

Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом — но вы их и не испортите. Отказы — нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше. Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:. Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок.

Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета.

Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:. Уважаемый Николай Николаевич! Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя.

В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением господин, госпожа :. Уважаемый г-н Николаев! Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ.

Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках , либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:.

В ответ на ваше письмо от Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению….

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…. Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…. К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с….

Указание заинтересованности в партнерстве — обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением.

Отказ — явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам. Проявляйте заинтересованность на каждом этапе.

Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:. Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…. Мы внимательно изучили представленные документы…. Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа.

Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту. После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества новых мероприятий, возможностей и т.

Подпишитесь на еженедельный электронный журнал первого в России и СНГ международного издания о деловом туризме. Buying Business Travel Russia в социальных сетях. Все самое интересное — у вас в почте.

Электронные письма

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!