Подробная инструкция как зарегистрировать онлайнкассу в налоговой

Постановка кассовой техники на учет в налоговой

Каждый применяемый организацией или ИП кассовый аппарат должен стоять на учете в налоговой службе. После замены старых ККТ на онлайн-кассы, которые в режиме реального времени взаимодействуют с сервером ФНС, сделать это стало гораздо проще. Посещать инспекцию для постановки техники на учет теперь не нужно. Достаточно оформить электронную подпись и провести процедуру через интернет. Узнайте, как зарегистрировать онлайн кассу на сайте ФНС по шагам.

Этапы процедуры регистрации кассы-онлайн по новому Закону 54-ФЗ

Порядок оформления онлайн-кассы, согласно новому Закону №-54, таков:

Кассовое оборудование обязательно должно соответствовать требованиям и нормам действующего законодательства. Касса должна подключаться к интернету, иметь современное ПО и быть многофункциональной, универсальной.

В центре технического обслуживания «Мета» работают высококвалифицированные специалисты, которые помогут вам выбрать качественную технику под ваш вид бизнеса.

Этап 2. Модернизация кассового аппарата

Можно также доработать имеющуюся модель ККМ, не покупая новую.

Если вы пока не решили, какой вариант выбрать, советуем ознакомиться со статьей. Она поможет вам определиться, можно ли модернизировать вашу кассу.

Если остались сомнения, позвоните консультантам ЦТО «Мета».

Этап 3. Регистрация и оформление документов в ИФНС

Заметьте, процедура регистрации касается не только новой онлайн-кассы, но и обновленной, старой. Подтвердить модернизацию все-таки тоже придется.

Процедура регистрации может проходить разными способами:

1. Личное обращение в налоговую службу. Необходимо будет подготовить письменное заявление и документационный пакет, прежде чем отправиться в инспекцию.
2. Оформление техники через сайт ФНС. Нужно будет зарегистрироваться на официальном сайте налоговой службы и провести операции через личный кабинет. Помните, у вас обязательно должна быть получена УКЭП (усиленная квалификационная электронная подпись), иначе воспользоваться таким способом нельзя будет.
3. Оформление ККТ через оператора фискальных данных. Обычно данная услуга платная.
4. Регистрация документации через центры технического обслуживания. При таком варианте вам не потребуется заниматься документами, так как специалисты самостоятельно соберут необходимые бумаги и направят их в ФНС. От вас потребуется только согласие на проведение данной услуги.

Зарегистрировав вашу кассу в налоговой за 3 часа, специалисты ЦТО «Мета» избавят вас от лишних хлопот и походов в налоговую инспекцию.

Какой способ выбрать — решать вам. Самый быстрый – оформление через ЦТО, так как мастера знают, какую документацию следует подать в службу. Вам не придется стоять в очереди и тратить свое время на регистрацию в инспекции. А самый простой – через официальный сайт налоговой службы, так как интернет всегда у всех под рукой и зарегистрировать онлайн-кассу сможет любой, конечно же, с учетом всей необходимой документации.

Отправить заявление на регистрацию онлайн-кассы

Для ИП и ООО порядок регистрации онлайн-кассы одинаковый. На сайте nalog.ru в личном кабинете выберете вкладку учета ККТ.

Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ». Выберете вариант ручного заполнения.

На странице, которая открылась, введите необходимые данные:

• адрес размещения кассового аппарата;
• наименование магазина;
• марку ККТ (выберите из предложенного списка);
• серийный номер ККТ;
• информацию о накопителе — модель и серийный номер;
• информацию об ОФД — название, ИНН, и номер договора.

Укажите, как и для чего применяется касса — переносная, автономная, для интернет-торговли или продажи подакцизных товаров. Можно выбирать несколько пунктов.

Подпишите заявление электронной подписью и отправьте.

Вы увидите сообщение о том, что информация принята.

ФНС подготовила подробную инструкцию о работе с личным кабинетом. В ней расписаны все возможности кабинета и есть информация о том, как проходит регистрация онлайн-кассы через интернет.

Пошаговая инструкция по оформлению онлайн-кассы в налоговой

Ранее регистрация онлайн-кассы проходила в несколько шагов:

1. Подписывался договор с центром технического обслуживания.
2. Необходимые документы собирались и нотариально заверялись.
3. Документы подавались инспекцию федеральной налоговой службы.
4. ИФНС осуществлял осмотр и фискализацию устройства.
5. Предпринимателю оформлялся сертификат регистрации ККМ.

Теперь же порядок упростили вплоть до одного пункта. Все что необходимо – подписать договор с ОФД онлайн и получить регистрационный номер на кассовый аппарат.

Если раньше необходимо было проходить все пять пунктов, при этом тратить время и деньги на оформление документов, то теперь владелец бизнеса может просто заполнить онлайн-форму и зарегистрировать ККТ.

Первый пункт стал не обязательным для выполнения, а с ЦТО больше не требуется взаимодействовать. Самая главная положительная сторона в оформлении ККТ через ОФД это то, что все происходит дистанционно. Приносить аппарат для технической проверки больше не требуется, и оформление в целом займет гораздо меньше времени.

Если предприниматель оформляет онлайн-кассу в этом году, то следует предпринять следующие шаги:

1. Онлайн подача заявления на сайте nalog.ru. В момент подачи заявления владелец получает регистрационный номер ККТ. Для подачи заявления нужно зайти в личный кабинет на сайте налоговой.
2. Модернизация кассового аппарат с фискальной функцией или покупка такого из государственного реестра.
3. ФНС выдает карточку регистрации.
4. В личном кабинете оформляется сама касса.

По выполнении этих четырех шагов предприятие получает онлайн-кассу с фискальной функцией накопления. С этого момента информация о любых операциях будет сохраняться и передаваться налоговой служб

Следующая инструкция поможет определить предпринимателю порядок регистрации онлайн кассы в налоговой:

1. Авторизация пользователя в личном кабинете налогоплательщика. Для регистрации необходима установка программных компонентов или электронная подпись. Без электронной подписи и ПК не получится оформить кассу онлайн.

1. Регистрация самого аппарата после авторизации предпринимателя. Эту операцию осуществлять может и доверенное лицо при наличии у него идентификационных данных.
2. Личный кабинет на сайте налоговой предоставляет раздел «Мои кассы», на него необходимо кликнуть и перейти в раздел «Зарегистрировать ККТ».
3. При переходе необходимо нажать на «заполнить параметры заявления вручную».
4. В заявлении необходимо указать: адрес установки ККТ, модель и сведения об использовании. Важно указать оператора фискальных данных, так как это обязательное условие оформления онлайн-кассы.
5. Собственник бизнеса подписывает отчет. Это происходит сразу же после подачи заявления и получения регистрационного номера устройства. В отчете необходимо указать номер техники и ФИО владельца. Отчет можно как прислать в бумажном виде ОФД, так и отправить онлайн через операторов.
6. После проверки всех данных кассу регистрируют и технику уже можно эксплуатировать.

При вводе данных важно помнить о том, что федеральная информационная адресная система, которая работает вместе с налоговой службой, не располагает всеми адресами торговых точек. Поэтому прежде, чем отправлять запрос в ФНС необходимо удостовериться в наличии у службы таких данных.

Регистрацию кассы онлайн в налоговой необходимо завершить формированием отчета. Это крайне важный шаг, так как по отчету налоговая служба будет смотреть эксплуатацию кассового аппарата. В электронную форму после получения регистрационного номера ККТ и согласие на постановку фискальной техники на учет необходимо внести следующие данные:

• Дата оформления отчета. Это будет указано в чеке.
• Точное время.
• Номер полученного бланка от ОФД.
• Фискальный признак.

Как заказать Модулькассу

1. Выберите модель и способ покупки

Модулькассу можно купить за полную стоимость или оформить рассрочку без первого взноса и комиссии.

2. Выберите тариф

Тариф за 590 рублей самый популярный – в него включены все интеграции с кассой: интеграция с системами учета продаж, бесплатный выпуск и обслуживание сим-карты, круглосуточная поддержка. Подходит малому и среднему бизнесу.

3. Оставьте заявку

Напишите номер телефона, мы перезвоним, чтобы согласовать детали. Курьер доставит технику к вам домой или в офис. Доставка по Москве один-два дня. В регионы привезем за пять дней или быстрее.

Перерегистрация кассового аппарата

Без замены ФН

В каком случае нужно перерегистрировать ККТ, оставив прежний фискальный накопитель? Если изменились данные, указанные в карточке регистрации, полученной от налоговиков после завершения фискализации. Например, поменялся ОФД, адрес владельца кассы и проч.

Суть перерегистрации — сделать так, чтобы в кассовом аппарате и в карточке, оформленной налоговиками, значилась одна и та же актуальная информация. При этом регистрационный номер кассы остается прежним.

Важная деталь: перерегистрировать (менять параметры) без замены фискального накопителя можно не более 12 раз. Об этом должно быть сказано в техническом паспорте ФН. Как правило, все кассы хранят информацию о количестве сделанных и оставшихся перерегистраций. Узнать цифры можно при помощи отчетов (у каждой модели ККТ они свои).

Для перерегистрации нужно направить заявление через личный кабинет на сайте ФНС. В нем указать измененные параметры и поставить электронную подпись. Затем дождаться, пока налоговики пришлют новую регистрационную карточку.

ВНИМАНИЕ

Есть два параметра, при изменении которых перерегистрация кассы без замены ФН невозможна. Это ИНН пользователя техники и регистрационный номер самого кассового аппарата. Фискальный накопитель обеспечивает однократную запись этих данных в своей памяти. Поэтому, если указанные сведения поменялись, нужно закрыть ФН, и при необходимости перерегистрировать кассу (см. «Перерегистрация фискального накопителя, одна касса при совмещении режимов, ошибка при регистрации кассы: ФНС ответила на вопросы о применении ККТ»).

С заменой ФН

Перерегистрацию с заменой фискального накопителя проводят, если срок действия прежнего ФН уже истек (либо поменялся ИНН пользователя). Перед этим:

• печатают на кассовом аппарате отчет о закрытии фискального накопителя;
• снимают старый ФН и ставят новый;
• печатают на ККТ отчет об изменении параметров регистрации.

Далее надо пройти процедуру, которая напоминает первичную постановку кассы на учет. Сначала следует зайти в личный кабинет на сайте ФНС и открыть раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Затем — нажать на номер кассы, которую нужно перерегистрировать. Выбрать вкладку «перерегистрировать» и заполнить заявление. В качестве причины указать «…в связи с заменой фискального накопителя».

Также придется скопировать информацию из отчетов, сформированных ранее: о закрытии ФН и об изменении параметров регистрации. Выбрать модель фискального накопителя, а затем нажать «Подписать и отправить». Если все прошло без ошибок, то процедура будет успешно завершена.

ВАЖНО

Можно ли в новую кассу вставить старый ФН, и пройти процедуру перерегистрации онлайн-кассы в налоговой? Нет, нельзя. В этом случае у кассы должен быть новый регистрационный номер, а в фискальном накопителе будет записан регистрационный номер прежней ККТ. Поэтому в такой ситуации нужно зарегистрировать новую кассу (с новым ФН) в общем порядке.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Вот как выглядела раньше пошаговая инструкция по регистрации ККТ в налоговой:
Шаг 1. Заключение договора с ЦТО.
Шаг 2. Подготовка необходимых документов.
Шаг 3. Подача документов в ИФНС.
Шаг 4. Осмотр и фискализация кассы в ИФНС.
Шаг 5. Получение карточки регистрации ККМ.

Сейчас добавился новый пункт:
Шаг 6. Заключение договора и регистрация кассы в ОФД.

При желании вы можете действовать по такому сценарию, но сравните, насколько все проще, если проводить регистрацию ККТ онлайн. Предварительное заключение договора с ЦТО по закону больше не требуется, шаги упрощены, а главное — все можно сделать дистанционно. Раньше процедура растягивалась на несколько дней, а теперь занимает минуты, и не нужно приходить в ИФНС и приносить туда кассу.

В результате получаем новый порядок регистрации кассы онлайн в ФНС и ОФД:
Шаг 1. Подача заявления на регистрацию кассы в ИФНС через личный кабинет налогоплательщика онлайн на сайте nalog.ru. И сразу же — получение регистрационного номера ККТ.
Шаг 2. Самостоятельная фискализация. (В нашем примере использована утилита для регистрации ККТ АТОЛ.)
Шаг 3. Получение карточки регистрации ККТ из ФНС.
Шаг 4. Регистрация кассы в личном кабинете ОФД.

Сценарий 1. Регистрация кассы в ИФНС через личный кабинет

Регистрация ККТ осуществляется через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой nalog.ru. Для этого вам понадобится действующая электронная подпись (КЭП), выпущенная на имя ИП или генерального директора ООО. И не забудьте заранее выбрать ОФД — в процессе регистрации вы обязаны его указать.

Шаг 1. Подача заявления на регистрацию ККТ и получение регистрационного номера ККТ.

В личном кабинете откройте Учет контрольно-кассовой техники или Все кассы → Зарегистрировать ККТ → Заполнить параметры заявления вручную. Далее укажите:

• адрес, где установите кассу
• название компании,
• сферу деятельности,
• модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или на корпусе,
• оператора фискальных данных,
• режим, в котором будете использовать кассу,
• модель фискального накопителя — написана в паспорте накопителя,
• номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе.

Нажмите кнопку Подписать и отправить.

Когда налоговая обработает заявление, в разделе Контрольно-кассовая техника в строке Состояние появится статус, что кассе присвоили регистрационный номер. Сам номер будет рядом.

Шаг 2. Фискализация. Утилита для регистрации ККТ (АТОЛ)

После присвоения регистрационного номера касса должна пройти фискализацию. При регистрации онлайн вы сможете провести ее самостоятельно. Для этого понадобятся данные, которые присутствовали в заявлении, поэтому заранее в отдельных окнах откройте детальную информацию по ККТ и уведомление о присвоении регистрационного номера.

Чтобы фискализировать кассу Атол, нужно:

1. Подключить кассу к компьютеру через USB.
2. Скачать и установить драйверы для настройки кассы. Чтобы установить драйверы, откройте архив и перейдите в папки Installer → Exe. Запустить установочный файл и выполните шаги, которые предложит программа.
3. Запустить программу Тест драйвера .
4. Открыть вкладку Регистрации ККТ . Нажмите кнопку Свойства в правой верхней части экрана.
5. В новом окне проверить поля:
   • Модель — Автоматически
   • Канал связи — USB
6. Нажать кнопку Поиск .

В открывшемся окне появится список портов. Нужно нажать кнопку Поиск и выбрать кассу в графе Информация. У кассы должен быть порт USB. Затем нужно нажать кнопку Выбрать. Откроется окно Свойства.

В открывшемся окне надо нажать кнопку Проверка связи. В поле Результат вы увидите информацию о кассе. Нужно нажать ОК и переключиться на вкладку Регистрация ККТ

Далее нужно заполнить реквизиты компании:

• название с указанием формы собственности,
• ИНН,
• адрес, который указали при регистрации кассы,
• место расчетов — для интернет-магазина пишут адрес сайта; для развозной торговли — фразу «развозная торговля» и данные автомобиля; для такси — данные автомобиля; для разносной торговли — фразу «разносная торговля»,
• е-mail отправителя.

Затем нужно поставить флажки в Настройках ККТ в тех полях, которые указывали при регистрации кассы, заполнить адрес сайте ФНС (www.nalog.ru) и ввести данные для подключения к ОФД.

Для завершения регистрации, нужно вернуться в раздел Контрольно-кассовая техника в личном кабинете налоговой и нажать Завершить регистрацию. Затем заполнить поля из отчета регистрации:

• дату и время получения фискального признака,
• номер фискального документа,
• фискальный признак.

После этого нужно нажать Подписать и отправить.

Шаг 3. Карточка регистрации ККТ

После регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика в разделе Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган , напротив вашей кассы появится электронная карточка регистрации ККТ. С этого момента касса легализована, а работа с ней законна. Датой регистрации в ФНС считается дата выдачи карточки.

Карточка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. В нее вносятся изменения при изменении указанных при регистрации параметров, а также при замене фискального накопителя. При покупке подержанной кассы карточка регистрации ККТ передается новому владельцу.

При необходимости в ИФНС можно получить бумажный экземпляр. Если карточка повреждена или утеряна — выдается дубликат. При этом не назначается штрафов.

Шаг 4. Регистрация кассы в ОФД

После получения карточки регистрации работа с кассой уже законна, но еще невозможна: она пока не передает данные в ОФД (в договоре с ОФД, который вы уже заключили, нет регистрационной информации о конкретной кассе). Чтобы запустить онлайн-передачу данных, нужно зарегистрировать кассу в ОФД. Это финальный шаг, и он очень простой.

Войдите в личный кабинет вашего ОФД.

Откройте вкладку ККТ, выберите Подключить ККТ .

В открывшемся окне Регистрация ККТ заполните все поля.

Всю информацию возьмите из отчета о регистрации, который был напечатан на предыдущем шаге.

В поле Внутреннее наименование ККТ можно присвоить ФР произвольное имя.

Нажмите Сохранить . Появится сообщение об успешной регистрации кассы в ОФД.

Сценарий 2. Как зарегистрировать кассу в ИФНС

Хотя делать все онлайн гораздо проще и удобнее, регистрация ККТ в налоговой «по старинке», через отделение ФНС, по-прежнему возможна и легальна.

Внимание! Используйте распечатанный бланк заявления по форме КНД-1110061 (скачать бланк). Заявление по форме КНД-1110021 (старого образца) не содержит полей, необходимых для ввода полной информации об онлайн-кассе (например, модели и номера ФН). Поэтому оно не подходит для регистрации ККТ.

Если вы собираетесь регистрировать кассу через отделение ФНС, не забудьте взять с собой паспорта ККТ и ФН, а также документ, подтверждающий ваши полномочия в организации. Закон не обязывает предоставлять эти документ, но они могут понадобиться для правильного оформления регистрации кассового аппарата в налоговой.

На сегодняшний день закон предусматривает общую систему регистрации контрольно-кассовой техники. Раньше регистрация кассового аппарата в налоговой для ООО осуществлялась по месту установки кассы, для ИП — по месту прописки предпринимателя. А сейчас вы можете обратиться в любую ИФНС. Регистрация кассового аппарата для ИП и организаций происходит одинаково: вы можете подать заявление в любой налоговый орган.

Срок регистрации ККМ в ИФНС от даты подачи заявления составляет 5 рабочих дней: согласно пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ карточка регистрации ККТ выдается налоговой по истечении этого срока со дня подачи заявления на регистрацию.

Старый способ постановки на учет — когда вы приносите документы в ИФНС и потом в назначенный сотрудниками день приносите туда же кассу для осмотра и фискализации — по-прежнему действителен, его не отменили. Но регистрировать кассу намного удобнее через интернет. Возможность удаленной постановки на учет — одно из заметных преимуществ новой системы применения ККТ.

Можно ли работать без онлайн-кассы?

Закон устанавливает обязательные требования к чекам и порядку их выдачи. Нарушителям грозят серьезные штрафы. Зарегистрируйтесь в МоемСкладе и получите:

• Полную таблицу обязательных в 2021 реквизитов кассового чека и БСО с комментариями по всем случаям использования.
• Доступ в сервис для торговли с бесплатным кассовым приложением, которое пробивает чеки по всем требованиям 54-ФЗ, поддерживает маркировку, оплату по QR-кодам и облачные чеки.

Существуют две принципиально различные процедуры: перерегистрация кассы и повторная регистрация, состоящая из двух этапов: снятие с учета ККТ и повторная постановка на учет.

Перерегистрация онлайн-кассы обязательна, если изменен хотя бы один показатель, указанный в карточке учета при первичной регистрации, за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера оборудования.

Существуют два варианта перерегистрации:

1. Частичная без замены фискального накопителя.
2. При замене старого ФН на новый.

Без замены ФН

Если поменялись данные владельца оборудования, место установки ККМ, режим использования кассы и другие сведения, то нужно заполнить заявление по установленной форме, подписать и отправить в ФНС на бумаге или через интернет. В ответ в течение 5 рабочих дней придет отредактированная карточка.

С заменой ФН

Чаще замена фискального накопителя проводится по причине окончания срока его действия, т.е. через 13, 15 или 36 месяцев. В этом случае составленное заявление с указанием замены ФН должно быть дополнено фискальным отчетом об изменении сведений по регистрации ККТ и о закрытии накопителя. Сведения проверяются налоговой, затем выдается новая регистрационная карточка, которая направляется в личный кабинет налогоплательщика или через сайт ОФД.

Повторная регистрация

Существуют случаи, когда кассовый аппарат не подлежит перерегистрации, а снимается с учета и вновь регистрируется:

• поменялся хозяин аппарата;
• пользователь вовремя не сменил ФН.

К сведению. Если ККТ была утеряна или украдена, то владелец обязан в течение 1 рабочего дня после происшествия снять аппарат с учета.

Когда могут отказать в перерегистрации

Законом предусмотрены случаи, когда налогоплательщик может получить отказ в перерегистрации ККТ:

• если представлены не все документы;
• указаны неверные сведения;
• новый фискальный накопитель не включен в реестр.

Эти проблемы легко решаются. Нужно только обратиться в отделение инспекции для уточнения того, как исправить недоразумение.