Проводки по начислению пособия по временной нетрудоспособности

Каждый трудоустроенный гражданин вправе претендовать на оплачиваемые дни болезни. Для этого необходимо предоставить по месту работы выданный медицинским учреждением больничный лист.

Работодателю необходимо рассчитать дни болезни, начислить выплаты за время отсутствия сотрудника по причине нетрудоспособности и отразить в учете соответствующие записи. Формирование проводок должно происходить своевременно, так как выплата пособий по больничным листам не может превышать установленные сроки. Согласно требованиям закона № 255 ФЗ в редакции от 01.01.2017г., расчет больничного листа производится в 10-дневный срок после получения его от работника, оплата назначается в ближайший день перечисления заработной платы.

Действующее законодательство устанавливает, что совершенные расходы по временной нетрудоспособности компенсируются государством через ФСС. Однако в некоторых случаях затраты происходят полностью за счет работодателя. Речь идет о первых 3-х днях болезни самого сотрудника.

Проводки при расчете листов по наступившей нетрудоспособности идентичны записям по расчету заработной платы. Разница возникает лишь при определении источника выплаты:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

1. Дт 69 счета используют при начислении пособия за счет средств ФСС;
2. При оплате больничных собственными силами работодатель относит затраты на счета 20, 23, 25, 26, 44, в зависимости от вида деятельности организации и занятости сотрудника.

Пример расчета и проводок по начислению пособия

Сотрудник находился на больничном с 6 по 15 июля. Сумма заработной платы за предыдущие два года составила 839 524 руб. Стаж сотрудника 7 лет.

• Средний дневной заработок = 839 524 / 730 = 1150,03
• Больничный = 1150,03 х 80% х 10 = 9200,26

Проводки по начислениям на основании больничного листа будут следующие:

Особенности бухгалтерского учета при начислении и оплате больничного листа

Существует 2 важных особенности, о которых необходимо упомянуть:

1. Несмотря на то что перечисления по листку нетрудоспособности производятся в качестве компенсации работнику за отсутствие у него возможности трудиться, законодатель все же обязывает работодателя начислить на эту сумму НДФЛ в размере 13%. Однако на пособие не будет начислено никаких дополнительных социальных взносов (например, на обязательное медстрахование и т. п.).
2. Если коллективным трудовым договором предусмотрены дополнительные выплаты по больничному листу кроме тех, что предусмотрены законодательством, эти операции также отражаются на специальных счетах.

Как видите, проводки могут быть различными, в зависимости от того, в каком регионе производится начисление выплаты.

Бухгалтерские проводки при оплате соцпособия за счет средств работодателя

Типичные бухгалтерские записи в коммерческой организации при выплате начисленных за первые три дня денег по больничному листу:

Для госучреждений и бюджетных организаций проводка выплаты пособия по временной нетрудоспособности отличается:

Начисление пособия по временной нетрудоспособности

по болезни — 0 303 06 830

по ВНиМ — 0 303 02 830

на банковскую карту сотрудника

Начисление больничного за счет ФСС до 2021 года

Проводки по начислению больничного листа за счет соцстраха зависели от того, было ли заболевание связано с производственной травмой или нет. Для отражения расчетов по соцстрахованию в связи с нетрудоспособностью или материнством и расчетов по соцстрахованию от производственных травм открывались отдельные субсчета к счету 69.

Начиная с четвертого дня больничного листа, при обычных заболеваниях выплата осуществляется за счет средств соцстраха. Начисление этой части пособия отражалось операцией:

Дт соответствующего субсчета к счету 69 Кт 70.

Такой же проводкой начислялась оплата всей продолжительности декретного больничного.

Если больничный был выдан в связи с производственной травмой (код причины нетрудоспособности — 04), то при проведении расследования и оформлении соответствующих документов начисление производится в соответствии с нормами ст. 9 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Эти нормы предусматривают оплату всех дней нетрудоспособности за счет средств соцстраха.

Начисление больничного в связи с производственной травмой отражалось проводкой:

Дт субсчета к счету 69 для расчетов по соцстрахованию от несчастных случаев Кт 70

Возмещение больничного соцстрахом производилось только на расчетный счет предприятия, независимо от того, как выплачивалось пособие сотруднику. Получение пособия от соцстраха отражалось проводкой Дт 51 Кт 69. По кредиту используется соответствующий субсчет.

Пособие по временной нетрудоспособности – проводки работодателя

Отражение в учете сведений о начисленном пособии за время болезни осуществляется по-разному в зависимости от типа больничного листа:

• если листок нетрудоспособности выдан в связи с болезнью или травмой самого работника, наниматель оплачивает из собственных средств пособие за первые 3 дня больничного, а за оставшиеся дни пособие платит Фонд социального страхования на основании данных о заработке, полученным от работодателя;
• по листам нетрудоспособности, оформляемым в связи с болезнью детей или уходом за другими членами семьи, всю сумму пособия перечисляет ФСС, у работодателя эти начисления в учете фигурировать не будут, аналогичная ситуация с больничными в связи с карантином или долечиванием в санаторно-курортных учреждениях (ст. 3 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

Как отражается в бухучете работодателя временная нетрудоспособность:

• проводки фиксируют начисление суммы пособия по дебету соответствующего расходного счета в корреспонденции с кредитом счета 70 (Д-т 20, 25, 29, 23, 44 – К-т 70),;
• перед перечислением пособия работнику, из начисленной суммы надо удержать подоходный налог в размере 13% (Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ);
• оставшаяся после удержания НДФЛ часть пособия выдается сотруднику из кассы иди переводится на его банковскую карту (Д-т 70 – К-т 50, 51).

Пример

Работник в 2021 году заболел коронавирусом, нетрудоспособность длилась 19 календарных дней. Страховой стаж сотрудника составляет 6 лет, учитываемые для расчета доходы за предшествующие два года (2019, 2020) равны 1 286 922 руб. Алгоритм действий бухгалтера:

1. Вычисляется среднедневной заработок сотрудника. Для этого сумма доходов за два предыдущих года, то есть 1 286 922 руб., делится на 730 дней, в итоге получается 1762,91 руб.

2. Стаж работника позволяет начислить ему больничный в размере 80% от среднего заработка (п. 2 ст. 7 закона № 255-ФЗ). Дневное пособие составит: 1762,91 х 80% = 1410,33 руб.

3. При коронавирусе больничные оплачиваются в обычном порядке. За первые три дня болезни из своих средств пособие оплачивает работодатель, за оставшиеся 16 дней (19 – 3) — Соцстрах. Бухгалтер должен передать сведения о больничном и все необходимые данные для расчетов в ФСС.

4. Определяется сумма пособия за период нетрудоспособности, покрываемая из средств работодателя: 1410,33 х 3 дн. = 4230,99 руб.

5. Из суммы пособия удерживается НДФЛ в сумме 550 руб. (4230,99 х 13%).

Выплачивая пособие по нетрудоспособности, проводки работодатель составит следующие:

• Д-т 20 – К-т 70 – 4230,99 руб. – фиксируется начисление пособия в пользу заболевшего сотрудника;
• Д-т 70 – К-т 68/НДФЛ – 550 руб. – удерживается подоходный налог;
• Д-т 70 – К-т 51 – 3680,99 руб. (4230,99 — 550) – произведена выплата пособия из средств работодателя.

За оставшиеся 16 дней нетрудоспособности деньги работник получит напрямую из Соцстраха, но работодатель эти начисления у себя никак не отражает.

Проводки по временной нетрудоспособности не включают в себя записи по начислению страховых взносов — суммы пособия не облагаются страхвзносами. Но иная ситуация складывается, если работодатель произвел оплату за три первых дня нетрудоспособности, а ФСС не принял больничный к оплате. В этом случае надо руководствоваться Письмом Минфина от 01.09.2017 г. № 03-15-07/56382, в котором указано, что такие пособия при отказе ФСС утрачивают статус страхового обеспечения по социальному страхованию, следовательно, эти суммы надо облагать страховыми взносами в общем порядке.

Пример

Воспользуемся условиями предыдущего примера.

Допустим, бухгалтер произвел выплату за три дня болезни, а ФСС отказал в назначении пособия. Как дальше составляются проводки по временной нетрудоспособности:

• после получения решения ФСС об отказе, в учете нанимателя необходимо сторнировать пособие, выплаченное из средств предприятия, исключив эти суммы из расходов, уменьшающих налоговую базу (дублируются ранее созданные корреспонденции, но с пометкой «сторно»)

СТОРНО Д-т 20 – К-т 70 в сумме 4230,99 руб.;

• суммы, равные начисленному пособию, проводятся в составе прочих расходов по дебету 91 счета, делается запись

Д-т 91.2 – К-т 70 – 4230,99 руб.;

• производится начисление страховых взносов (на пенсионное, медицинское страхование, на случай ВНиМ, на «травматизм») соответствующими проводками — Д-т 91.2 – К-т 69/ОПС, ОМС, ФСС, «травматизм»;
• при перечислении взносов в бюджет делаются проводки по каждому виду страхования — Д-т 69/ОПС, ОМС, ФСС, «травматизм» — К-т 51.

Начисление больничного: проводки

В случае, если регион, в котором компания трудится, не участвует в пилотном проекте, то обе части больничного рассчитывает и выплачивает работодатель, а Фонд социального страхования потом возмещает выплаченные суммы.

Причитающиеся выплаты (субсидии) за период нетрудоспособности рассчитываются исходя из среднего дохода за количества 2 дней и последние года, на каковые выдан листок нетрудоспособности.

В случае, если регион участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования, то бухгалтерия предприятия рассчитывает и выплачивает лишь часть пособия (государственная поддержка), оплачиваемого работодателем, а это 3 дня по заболеванию. Другое будет вычислять ФСС и оплачивать напрямую на счет работника, предоставившего больничный и заявление на его оплату.

Пособие по временной нетрудоспособности исходя из МРОТ

Вебинары для бухгалтеров и кадровиков

Лекции с экспертами-практиками, ответы на вопросы, тестирование

Пособие исходя из МРОТ исчисляется в следующих случаях:

1. Отсутствует заработок работника в расчетном периоде.
2. Заработок работника за полный календарный месяц ниже МРОТ.
3. Стаж работника менее 6 месяцев.
4. Работник нарушил режим, предписанный врачом.

Кочкина А.А. заболела 25 ноября и проболела пять календарных дней. Она работает в организации с 11 ноября. Расчетный период Кочкиной А.А. не отработан. Страховой стаж 10 месяцев. В местности, где работает данная работница, установлен районный коэффициент 1,6.

(11 280 руб. × 24 мес.) / 730 дн. × 60% х 5 дн. × 1,6 = 1 780,08 руб.

Бухгалтеру нужно не просто правильно и вовремя рассчитать пособие, но и выплатить его в строго установленные законодательством сроки. Пособие по временной нетрудоспособности следует выплатить работнику в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).