Как начислить и выплатить суточные в 1С Бухгалтерия предприятия

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

• Учет командировок: основные процедуры
• Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
• Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
• Проверка авансового отчета: проводки по расходам
• Зарплата в командировке: проводки
• Итоги

Начисление расходов на командировку в 1С ЗУП

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Начисление расходов на командировку в 1С ЗУП

Программа 1С Зарплата и управление персоналом позволяет начислить командировочные расходы в пределах установленных размеров.

Пример: Цветков О.П., работающий в ООО ФинансЛизинг, был направлен в командировку без выезда за пределы России, с 12 по 16 ноября 2018 года. В ноябре 2018 года, после завершения командировки, был утверждён авансовый отчёт по фактическим расходам. Внутренней декантацией организации утверждаются командировочные расходы на данный тип командировки, в размере 700 рублей. Сумма расходов на командировку составила 21 591 рубль, сюда включены:

• Транспортные расходы – 4735 рублей.
• Оплата проживания – 12456 рублей.
• Суточные – 3500 рублей.
• Расходы на связь – 900 рублей.

Требуется зафиксировать расходы для отображения их для отчётности в ФСС. Для этого необходимо:

1. Настроить вид начисления.
2. Рассчитать командировочные расходы в соответствии с нормами.

Настройка вида начисления

Для начисления командировочных расходов, необходимо в программе 1С ЗУП создать новый вид начислений:

1. Из раздела Настройка перейти в подраздел Начисления.
2. После нажатия на иконку Создать, в соответствующей строке внести название нового вида начисления.
3. В строке Код, указать уникальное значение.
4. Установить соответствующую галочку, если в организации данный тип начисления используется только в этом случае.
5. В окне Основное:
   • для раздела по назначению и порядку расчётов, требуется выбрать значение натурального дохода для выдачи его на руки работнику, которое попадает в отчётность по заработной плате. В строке Начисление выполняется, программой 1С ЗУП, будет в автоматическом режиме зафиксирован пункт По отдельному документу;
   • для раздела, отражающего расчёты и показатели, программа 1С ЗУП, выводит результат в виде фиксированной суммы.

Начисление расходов на командировку

Зафиксировать расходы в программе 1С ЗУП необходимо через документ Доход в натуральной форме, для этого:

1. Из раздела Зарплата, перейти в подраздел Натуральные доходы.
2. Кликнуть на иконку Создать.
3. В соответствующей строке отобразить месяц, в котором будет показан расчёт.
4. В соответствующей строке указать дату внесения документа.
5. Наименование организации вносится программой 1С ЗУП, по умолчанию, согласно настройкам.
6. Выбрать заранее созданный вид начисления в соответствующем поле.
7. В открывшейся таблице, с помощью иконок Подбор либо Добавить, требуется внести новую позицию, с указанием:
   • работника организации, которому начисляется сумма расходов на командировку;
   • подразделение организации, в штате которого числится работник;
   • размер причитающейся выплаты (в соответствии с условиями примера 21 591 рубль).
8. В заполняемой форме, программа 1С Зарплата и управление персоналом, в автоматическом режиме, отображает из внесённых ранее сведений, данные по руководителю, бухгалтеру и должностным лицам, имеющим право подписи создаваемого документа. Строки, показывающие исполнителя и его должность, заполняются в ручном режиме.
9. Для сохранения внесённых сведений, необходимо кликнуть на иконку Провести и закрыть.

Выплаты сотруднику в виде командировочных расходов отображаются при расчёте страховых взносов.

Торговля: доработать «1С:ЗУП 3.1» для перечисления суточных и расширить функционал по работе с иностранными гражданами

Заказчик: продавец обуви

Дата проекта: зима 2019 года

Задача: доработать в «1С:ЗУП 3.1» функционал по работе с иностранными гражданами и реализовать обработку, формирующую реестры на выплату суточных для банков

Расширили функционал по работе с иностранными гражданами

Чтобы работать на территории РФ, иностранным гражданам требуется патент или разрешение на работу, которые выдаются на определенный период. По истечении срока, если документы не были продлены, компания-работодатель обязана уволить сотрудника. Кроме того, организация должна уведомлять Федеральную миграционную службу (ФМС) о том, что она приняла на работу или уволила иностранца. За нарушение нормы КоАП устанавливает штраф для юридических лиц от 250 000 до 800 000 ₽.

В ЗУП можно вести учет патентов и разрешений на работу. Но в стандартном функционале нет напоминаний об истечении срока этих документов и печатных форм уведомления для ФМС. Мы реализовали хранение таких документов и разработали механизм, который анализирует, у кого из сотрудников через неделю от сегодняшней даты заканчивается действие патента или разрешения на работу. Затем отправляет напоминание ответственному пользователю, которое всплывает у него на рабочем столе. Теперь менеджерам по персоналу проще следить за соблюдением законодательства.

Задача для менеджера по продлению разрешения на работу. Этот же функционал напоминает о продлении медицинской страховки

Также мы разработали печатные формы уведомлений для ФМС. Они заполняются автоматически, пользователю нужно только распечатать бланк и отправить в Федеральную миграционную службу.

Создали обработку, которая формирует реестры на перечисление суточных для банков

У заказчика магазины в разных городах России, и его сотрудники часто ездят в командировки. Когда работник отправляется в командировку, ему необходимо перевести суточные. Но начислить их через «1С:ЗУП» нельзя, потому что конфигурация предназначена для выплаты зарплаты, а суточные — бухгалтерская операция. Ее нужно делать в программе «1С:Бухгалтерия».

Часто бухгалтеры поступают так:

создают ведомость на выплату;

забивают туда сумму, которую надо перечислить сотруднику;

формируют реестр для банка, в котором у организации зарплатный проект;

помечают документ на удаление и удаляют.

Это классический вариант, как из ЗУП перечислить командировочные деньги. После начисления ведомость необходимо удалить: в ЗУП этой операции быть не должно, иначе программа подумает, что работник уже получил какой-то аванс, и рассчитает к выплате сумму меньше необходимой.

Нашему клиенту способ выше не подходил. В его организации больше 5000 сотрудников, и делать для каждого ложный документ трудно и долго, поэтому мы реализовали обработку, которая формирует реестр на выплату суточных для банка. Сложность была в том, что у заказчика много зарплатных проектов в разных банках. Раньше бухгалтеру приходилось не только создавать лжеведомость, но и искать, в каком банке зарплатный проект у каждого сотрудника.

Обработка, которая формирует реестры на перечисление суточных для банков

Теперь пользователь выбирает в интерфейсе тех, кому необходимо перечислить суточные, и обработка сама группирует людей по зарплатным проектам. Задача бухгалтера — расставить суммы к перечислению и нажать кнопку «Выгрузить». После этого у него появляются реестры по количеству зарплатных проектов и бухгалтеру остается только отправить файлы в банк.

Если вы хотите перейти на «1С:ЗУП», мы поможем вам безопасно внедрить систему и доработать ее под ваши бизнес-процессы. Если вам интересно, давайте обсудим проект более детально. Позвоните нам или оставьте заявку.

Командировки и отражение суточных в 1С:ЗУП

1С:ЗУП позволяет вести учет командировок в системе и отражать суточные сверх нормы, для обложения НДФЛ и страховыми взносами, а также для отражения в отчетности.

1. Как отразить командировку

Первым шагом необходимо произвести настройки. Если настройки уже произведены, то этот шаг пропускаем и переходим ко второму. В параметрах учета должны быть установлены флаги:

· В том числе внутрисменная (при использовании внутрисменных командировок).

Параметры учета находятся в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка начислений и удержаний» — «Учет отсутствий».

Второй шаг — создание командировки. Для этого служит документ «Командировка». Его можно найти:

· На рабочем столе разделов «Кадры», «Зарплата»;

· В рабочем месте «Все отсутствия» в разделе «Кадры»;

· В рабочем месте «Все кадровые документы» в разделе «Кадры»;

· В рабочем месте «Все начисления» в разделе «Зарплата».

Переходим в одно из рабочих мест, где располагается данный документ, и нажимаем на «Создать».

В шапке указываем месяц расчетов, дату создания документа и командированного сотрудника.

На закладке «Главное» необходимо установить период поездки командированного сотрудника. Если командировка учитывается в неполных днях, то необходимо поставить флаг «Командировка на неполный день (внутрисменная)» и указать количество часов.

Флаг «Освободить ставку на период отсутствия» доступен только для полнодневных командировок и служит для того, чтобы на период отсутствия командированного сотрудника освободилась позиция в штатном расписании и на его место можно было назначить временную «замену».

Выбор варианта оплаты длительной командировки доступен, если срок окончания командировки переносится на следующий месяц. Всего предлагается на выбор два варианта:

· Оплатить период командировки целиком. Данным документом и текущим месяцем будет начислена полная сумма. Оплата будет произведена сразу за весь период командировки.

· Оплачивать командировку в конце каждого месяца. В этом документе будет сумма за первый месяц. В дальнейшем на основании данного документа начисления командировки будет производиться документом «Начисление зарплаты и взносов».

Расчет положенных начислений программа произведет автоматический, полагаясь на заработок командированного сотрудника. Данные для расчета «среднего» можно посмотреть в специальном рабочем месте (см. рисунок ниже).

Также указываем, каким способом будет выплачена данная сумма и дату выплаты.

На закладке «Начислено» отображается подробный расчет командировки.

Если на период командировки меняются территориальные условия командированного сотрудника, то это необходимо отразить на закладке «Стаж ПФР».

Закладка «Дополнительно» предназначена для внесения информации для формирования приказов печатных форм.

После внесения всей информации нажимаем на «провести и закрыть». Третьим шагом мы приступим к отражению суточных в ЗУП.

В соответствии с налоговым кодексом РФ расходы по командировке облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они превышают установленные нормы.

Напомним, что норма для командировки в пределах РФ 700 руб., а за пределами РФ 2500 руб. за каждый день командировки. Если работодатель устанавливает суточные больше нормы, то суммы превышения он обязан обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Для отражения суточных в командировке в 1С:ЗУП необходимо создать два новых начисления:

· Суточные в пределах нормы;

· Суточные сверх нормы в 1С.

2. Начисление «Суточные в пределах нормы»

Чтобы отразить суточные в 1С:ЗУП, делаем следующее: переходим в раздел «Настройка» — «Начисления».

Создаем новое начисление и производим следующие настройки:

· вид назначения устанавливаем «Доход в натуральной форме 1С»;

· результат вводится фиксированной суммой;

· назначения выполняется «По отдельному документу»;

· НДФЛ не облагается;

· Вид дохода для страховых взносов: «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами»

3. Начисление Суточные сверх нормы в 1С

Создаем новое начисление и производим следующие настройки:

· вид назначения устанавливаем «Доход в натуральной форме в 1С»;

· результат вводится фиксированной суммой;

· назначения выполняется «По отдельному документу»;

· НДФЛ облагается с кодом дохода 4800 и категорией дохода «Натуральный доход»;

· Вид дохода для страховых взносов: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»

Начисление производится документом «Доход в натуральной форме в 1С».

При окончательном расчете в документе «Начисление зарплаты и взносов» производится расчет страховых взносов с суточных сверх нормы.

Основания для возмещения командировочных расходов

Для отражения компенсации расходов, которые сотрудник понес в командировке, бухгалтеру потребуются:

• приказ по предприятию, на основании которого сотрудник был направлен в командировку;
• оригиналы первичных документов, подтверждающих затраты (автобусные, авиа-, ж/д билеты, квитанции об оплате стоимости проживания, консульских сборов, т.п.);
• авансовый отчет (форма АО-1), в котором сотрудник отразил общую сумму расходов и суточных к возмещению.

Авансовый отчет, заполненный сотрудником с приложенным к нему первичными документами, подписывает руководитель организации, после чего документы передаются в бухгалтерию для возмещения.

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Вывод

Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.

Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».

Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.

Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.

Хотите быть уверены, что на этом участке все в порядке — передайте расчеты с сотрудниками на аутсорсинг.