Возврат подотчетных сумм на расчетный счет бухгалтерские проводки

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:

3.1 отчет со стороны сотрудника;

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.

Со счетом ’71’ связаны следующие тесты по бухучету

Учет общепроизводственных расходов, 12 примеров

После регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.

Бухгалтерские проводки в общепите, 14 примеров

После регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.

Некоторые проводки по расчетам с подотчетными лицами в головной организации и в филиале, 10 примеров

После регистрации » Чтобы заполнить эту финансовую проверку необходимо зарегистрироваться. После этого можно испытать бесплатную заполнения.

Вопросы и обсуждение (2)

[ 1] AlexLee 02.03.2015, 14:18

Добавьте какие документы используется в каждом операции или перечень документов взаимодействующие со счет в целом.

[ 2] Хадижа 05.03.2015, 14:58

Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется на основании следующих документов: А. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации: — «Авансовый отчет» (форма N АО — 1) (утверждена Постановлением Госкомстата России N 55); — «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма N Т-10а), «Командировочное удостоверение» (форма N Т-10) (утверждены Постановлением Госкомстата России N 1); — журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» (далее — Приказ Минздравсоцразвития России N 739н); — журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение N 3 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н); — инвентаризационные описи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (приложение к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49; Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», в редакции Постановлений Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» и от 03.05.2000 N 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризаций». Б. Регистры бухгалтерского учета. Для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются по Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — журналы-ордера N 1, N 7; по Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — ведомость N 1 (на обороте журнала-ордера N 1), ведомость N 7, журнал-ордер N 7 (письмо Минфина России от 24.07.1992 N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях»). В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5). В. Прочие документы: — приказы руководителя об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы; — приказы (распоряжения) руководителя о направлении работников в командировки (форма N Т-9, утверждена Постановлением Госкомстата России N 1); — первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению; — приказы руководителя об установлении повышенных норм командировочных расходов; — гражданско-правовые договоры с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации; — акты закупок материальных ценностей у физических лиц; — иные документы.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Пример 1

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Пример 2

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Этот документ устанавливает единые правила выдачи подотчетных средств компаниями своим сотрудникам. Он позволяет контролировать целевое использование авансовых средств, правильно проводить расходные документы по бухгалтерии организации.

Порядок выдачи подотчетных средств следующий:

1. Деньги под отчет предоставляются только сотрудникам организации, внесенным руководителем в соответствующий список лиц, которые вправе получать, расходовать подотчетные деньги. Перечень таких сотрудников утверждается приказом руководителя фирмы.
2. На командировочные затраты получать средства вправе все сотрудники компании, с которыми официально подписан трудовой договор. Издается отдельный приказ для каждого такого работника, который подписывается руководителем предприятия.

Подотчетными лицами называют работников предприятия, получивших авансом денежные суммы.

Порядок возврата подотчетных средств таков:

1. Работник, получивший деньги на командировку, хозяйственные, прочие нужды предприятия, обязан документально подтвердить целевое расходование аванса, вернуть остаток. Возврат средств работником акционерного общества осуществляется одним из доступных способов: внесением наличных денег в кассу, безналичным переводом на р/с компании, в т.ч. с помощью интернет-банкинга кредитной организации.
2. При использовании онлайн-банка для возврата не использованных до конца командировочных или прочих авансов, выданных на административные расходы, работодатель возмещает работнику комиссию, которая взимается за безналичный перевод. Для этого рабочий должен представить в бухгалтерию заверенные копии расходных документов: выписку по банковскому счету и платежное поручение.

Деньги, предоставляемые сотрудникам на командировочные, представительские, административно-хозяйственные нужды и прочие затраты фирмы, являются подотчетными суммами (подотчетами).

Сотрудников, получающих эти средства под роспись, называют подотчетными лицами.

Проводки по основной кассе через счет 50

Движение наличных денег всегда происходит через счет 50 «Касса». Это активный счет, то есть по дебету отражают приходы денег, а по кредиту — расходы. К поступлениям относят выручку от продажи товаров, снятие наличных с расчетного счета, возврат подотчетных средств. А к расходам — оплату контрагентам, выдачу зарплаты, подотчетных средств, пособий, компенсаций и так далее.

Проводки поступления денежных средств в кассу

В таблице мы собрали наиболее популярные операции по поступлению денежных средств в кассу.

При поступлении денег в кассу кассир компании составляет приходный кассовый ордер (ПКО) по форме КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. При этом вносить исправления в этот документ нельзя. Ошибка или помарка приведет к недействительности ПКО.

Информацию о каждом оформленном ПКО заносите в кассовую книгу по форме КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Проводки списания денежных средств из кассы

Проводки по списанию денег из кассы собраны в таблице.

Выдачу денег из кассы оформляйте расходным кассовым ордером (РКО) по форме КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Вносить в него исправления также нельзя.

Каждый выданный РКО фиксируйте в кассовой книге.

Проводки для операционной кассы

Перечень операций, которые совершаются через операционную кассу скромнее, поэтому и проводок меньше.

При выдача разменных денег кассир основной кассы составляет РКО, а при приходовании — ПКО. Полученную за день выручку кассир операционной кассы фиксирует в отчете о закрытии смены.

Покупатель может попросить вернуть деньги обратно. Если он сделает это день в день с покупкой, то никаких проводок по основной кассе делать не нужно. Выручку по операционной кассе вы оприходуете в конце смены по отчету о закрытии смены, где сумма возврата будет сразу учтена.

Если возврат оформлен не день в день, то постройте следующую проводку.

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Какую максимальную сумму можно выдать?

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

1. Перечисление подотчётных сумм.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

• Проверить полученный ордер.
• Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
• Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
• Внести запись в кассовую книгу.

Письмами Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г. и № 09-01-07/46781 от 21.07.2018 г. даны разъяснения, каким образом производить выдачу под отчет безналичным путём.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

• проезда – 20 000,00 рублей;
• проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
• участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

Сотрудник обязан отчитаться о понесённых расходах в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы средства. Для этого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1.

Порядок оформления документа регламентируется «Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 года.

К отчету прикладываются документы:

• товарные чеки;
• проездные документы;
• акты приёма-сдачи услуг;
• другие подтверждающие документы.

Бухгалтер смотрит правильность заполнения, в том числе математические ошибки, правильность написания фамилии и инициалов подотчетного лица, дат документов и прочее. После того как отчет принят в бухгалтерию, подотчетному лицу выдается расписка о принятии отчета.

Авансовый отчет подписывает руководитель, а бухгалтер формирует проводки, которые вносятся в главную книгу и оборотно-сальдовые ведомости. Также принимаются к учету понесенные расходы и приходуются купленные товары. Исправлений, зачеркиваний и заштриховки корректором, как и в других первичных документах не допускается.

Подотчетная сумма может быть израсходована полностью или частично, а также сотрудник может использовать собственные средства (так называемый перерасход).

Остатки средств вносятся в кассу или на расчетный срок сразу, а перерасход возмещается после утверждения авансового отчета руководителем.

Пример 2. Григорьев О.В. сдал авансовый отчет, согласно которого за проезд он заплатил 22 000,00 рублей, за гостиницу и участие в конференции – 25 000,00 рублей. Перерасход составил 2 000,00 рублей.

Авансовый отчет был утвержден руководителем и был издан приказ о возмещении перерасхода начальнику отдела.

*счет списания расходов (в данном примере) зависит от того, на какую тему была конференция. Если темой было внедрение новых технологий производства, то расходы списываются на основное производство (счет 20).

Пример 3. Григорьев О.В. израсходовал не всю сумму (за проезд заплатил 17 000,00 рублей, за гостиницу и конференцию – 25 000,00 рублей).

Допускается удержание неизрасходованной суммы подотчета с заработной платы сотрудника. Сделать это можно в течение месяца со дня истечения установленного для отчета срока, но только при наличии письменного заявления от работника и подписанного руководителем приказа.

Если сотрудник не даёт согласие на удержание из заработной платы и не сам не возвращает деньги, то взыскать можно только через судебное разбирательство.

Инструкция по ведению расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не обязывает организации утверждать данную инструкцию, тем не менее, желательно её разработать. Избежите путаницы бухгалтера и ответственного лица.

Утверждается документ, как и другие локальные НПА (нормативно-правовые акты) организации, приказом руководителя и обязательна к исполнению.

Какие пункты включают в инструкцию:

• Порядок подачи заявления на выдачу средств под отчёт.
• Возможные формы выдачи средств (наличными через кассу, на банковскую карту работнику, на корпоративную карту организации).
• Перечень возможных подотчетных лиц (должности или пофамильно).
• Период времени, на который может быть выдан подотчет.
• Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию.
• Перечень документов, которые могут служить основанием для подтверждения понесённых расходов (товарный чек, распечатанный из онлайн-банкачек, акт приёма передачи и прочее).
• Перечень направлений расходов, на которые могут быть выданы наличные средства.
• Другие сведения на усмотрение организации.

В виде приложения к порядку можно утвердить формы заявлений на выдачу денежных средств, авансового отчета, других необходимых документов и справок для оформления расчетов с подотчётными лицами.

Грамотно составленная инструкция позволит сэкономить время бухгалтера, минимизирует риск ошибок и возникновения споров с налоговой службой.

Возврат подотчетной суммы: проводки в авансовом отчете

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете? Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом.

Ошибки, допущенные при расчетах с подотчетными лицами, могут иметь для компании серьезные налоговые последствия. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Начиная с 19 августа г.

Подотчетные суммы

На основании пп. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации. Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО пп. Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт При получении наличных авансовый отчет форма АО-1 об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:. При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет нужно указать срок для предоставления авансового отчета. К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами п. С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги. Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы п. Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки п.

Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб. Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой.

Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы

Вопрос: Если директор ООО брал деньги в подотчет, может ли он остатки не истраченных средств не возвращать в кассу, так как кассы у организации в принципе нет. Срок возврата неизрасходованных денежных средств складывается из следующих периодов:. Если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги выданы для целей, не связанных с командировкой работника, нет.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.