Архив на предприятии организация хранения документов

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

С чего начать организацию архива

В первую очередь создание архива подразумевает необходимость нанять специалиста, который будет знать весь состав документации, подлежащей хранению.

Прежде чем начать размещать документы на стеллажах, необходимо структурировать их и разделить на четыре группы:

Если на всю документацию, которая была передана в архив, составлены специальные описи, то распределить бумаги по группам будет не сложно. Если этот процесс был упущен, то специалист обязан составить описи на все принятые им для хранения файлы.

Самое важное – на каждой папке с документами должна быть обложка, на которой указана вся важная информация: отдел, которому принадлежит бумага; индексация; название документа; срок хранения и т. д.

Только после того как были составлены и утверждены описи, можно приступать к раскладыванию документации по полкам. Немаловажно пронумеровать стеллажи. Те бумаги, которыми предприятие будет пользоваться в редких случаях, стоит разместить в менее удобных местах, например наверху стеллажа. А те файлы, которые требуются регулярно для рабочего процесса организации, необходимо расположить в доступном месте для удобства.

Не стоит забывать, что любая бумага в компании обладает собственным сроком хранения. Поэтому нецелесообразно хранить на одной полке документацию с временным сроком хранения и документы с постоянным хранением. В первую очередь, законодательство РФ напрямую запрещает осуществлять такой способ архивизации. А кроме того, при уничтожении неактуальных документов бумаги с постоянным сроком хранения могут случайно попасть в этот процесс и исчезнуть навсегда.

Специалисту по архивам необходимо для правильной работы архива завести специальный учетный журнал. В нем важно указывать сотрудников и дату, когда документ был выдан во временное пользование, а также дату, когда документ вернули на место. Выдача бумаг должна производиться только под роспись.

Создание электронного архива документов

Служба файловых хранилищ (Directum File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

• надежность хранения документов;
• конфиденциальность и разграничение прав доступа;
• отслеживание истории использования документа;
• удобство и скорость поиска.

Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система Directum решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum:

• Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
• Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
• Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
• Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
• Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
• Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
• Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

Подходы Directum к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Directum предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

В Directum документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Время восстановления системы

Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

Типовые схемы организации единого электронного архива документов

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в электронный архив документов

Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость Directum File Storage Services проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.

При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества электронного архива документов Directum

За счет использования Directum File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Эффективные хранилища

Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов Directum, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.

Эффект от использования хранилищ системы Directum почувствуют любые организации независимо от их размеров:

1. Малые организации:
   • снижение стоимости оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции.
2. Средние организации:
   • накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
   • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей.
3. Крупные организации:
   • практически неограниченный объем хранимых данных;
   • высокая отказоустойчивость системы;
   • автоматизация большого количества прикладных задач.

Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:

1. Все пользователи. Получают возможность работы с разными видами контента в единой среде:
   • получают оперативный доступ к регламентирующим и организационным документам;
   • могут хранить медиаданные (видео, фотоархивы, рекламные и картографические материалы и т.д.) и прочие документы объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
   • получают возможность перевода документов в архивное хранение и имеют доступ к документам электронного архива;
   • получают повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер.
2. Руководители. Ресурсы должны использоваться эффективно:
   • стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах;
   • распределенная система хранилищ более отказоустойчива и значительно лучше справляется с задачей обеспечения непрерывности бизнеса.
3. Администраторы. Администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование одного огромного хранилища:
   • вероятность одновременной потери всех документов (т.е. выхода из строя всех хранилищ) снижается;
   • восстановление вышедших из строя хранилищ занимает меньше времени, чем восстановление всей системы;
   • уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование, — а это наиболее важная часть системы.
4. Специалисты по безопасности Можно более надежно защищать данные:
   • конфиденциальные данные можно перенести в особо защищенные хранилища и закрыть к ним доступ даже для администраторов;
   • конфиденциальные данные можно шифровать средствами операционной системы.
5. Разработчики. Широкие возможности для автоматизации задач бизнеса:
   • возможность автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера;
   • простота разработки, независимо от количества хранилищ.

Долговременный архив

С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.

Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.

Требования к архиву электронных документов

Архивистам знакомы «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Министерством культуры РФ. Если рассматривать их обобщенно, то правила говорят о том, что передача ЭД в архив не сильно отличается от передачи в архив бумажных документов. И это усыпляет бдительность, но в реальности это не совсем так! Основная причина заключается в том, что ЭД сильно отличается от бумажного документа. Основное отличие зафиксировано в самом определении ЭД.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче ЭД в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от работы с бумажными документами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным документом каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если работа с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы, в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

Проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления ЭД в архив

Определить, где будут храниться ЭД

Определить момент передачи ЭД в архив

Определить формат передачи документов

Передать ЭД на хранение

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды ЭД

Первое, с чего нужно начать – проанализировать, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это позволяет определить специфические требования, предъявляемые к хранению ЭД и сформировать с учетом этих требований номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные документы, бухгалтерские документы и т.д. Такие документы не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Системы-источники ЭД

На текущий момент типовой является ситуация, когда в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются ЭД. Каждая ИС может обладать особенностями, определяющими формат хранящихся документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой ЭП (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения в ИС. Кроме того, важно учитывать, что один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах. Например, документ может быть изначально создан и согласован в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки, или изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую систему, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос «Откуда взять ЭД для передачи в архив?», другими словами, «Какая ИС будет являться ИС-источником?». В качестве ИС-источника имеет смысл выбрать ту ИС, в которой документ появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Определяем, где хранить ЭД

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той ИС, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения ЭД использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение ЭД?» остается актуальным.

Альтернативой использованию для хранения оперативных ИС является вариант выделения в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной ИС – системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

Разгрузка хранилищ оперативных ИС

Организация длительного хранения документов по единым требованиям

Снижение стоимость хранения

Снижение требований к SLA

Упрощение работы архивариусов и делопроизводителей

В случае, когда принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи ЭД в архивную систему

ЭД, создаваемые и поступающие в организацию, обрабатываются в некоторой ИС. При этом идет активная работа с документом. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит дополнение ЭД метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.). После завершения работы с документом существует период времени, на протяжении которого вероятность и частота возникновения потребности в обращении к нему остается высокой – документ остается востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские — после завершения отчетного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Определив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, возникает вопрос: Какую информацию по ЭД передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?

Упомянутые выше Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях предъявляют следующие требования к составу контейнера ЭД:

документ в исходном формате и информация о его подписании;

копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность воспроизводимости документа на протяжении срока его хранения.

При этом решение достаточного большого количества вопросов остается на усмотрение самой организации. Взять хотя бы вопрос, какие метаданные передавать по документу. В зависимости от вида документа они могут содержать не только реквизиты самого документа, но и другую «полезную» информацию, отражающую, например, ход исполнения или согласования документа.

Формирование дел

Хранение ЭД в ИС упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов. Но это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Дела позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать ЭД в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел должны найти отражение все виды документов, которые есть в организации, в т.ч. и ЭД. Также может потребоваться несколько пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учетом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будет осуществляться предварительное формирование дел.

При этом большинство ИС организации, например, бухгалтерские, учетные и другие ИС, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «как сформировать дела?»

Возможно два варианта:

Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача ЭД в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Тут приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приема. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатуры дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника для архивной системы является СЭД.

Процесс сдачи дел в архив

После того, как дела сформированы, ЭД можно передавать в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами архивного делопроизводства может быть реализован как в СЭД, так и в архивной системе запуском специальных сценариев несколькими кнопками.

Этапы создания

На первом этапе следует определить цели и задачи внедрения электронного архива. Их четкое формулирование позволит избежать необоснованного расходования средств и максимально эффективно решить актуальные задачи компании.

На следующем этапе нужно детально сформулировать требования, предъявляемые к ЭА. Это позволит правильно подобрать конфигурацию аппаратного и программного обеспечения, на базе которого будет реализован архив.

На третьем этапе следует подготовить техническую инфраструктуру компании. Специалисты выполняют закупку серверов и дисковых массивов, приобретают программное обеспечение, устанавливают и настраивают элементы ИТ-инфраструктуры и ЭА.

На следующем этапе специалисты интегрируют ЭА с существующими ИТ-системами организациями (CRM, ERP, CAD/CAM/CAE и другими). Так формируется единое информационное пространство, делающее документооборот прозрачным и эффективным.

После того как инфраструктура подготовлена, производят перевод существующих документов в электронную форму силами подрядчика. На этом этапе выполняют сканирование, распознавание полученных изображений, ввод информации в систему электронного архива. Так создается ядро ЭА, которое в будущем будет дополняться и совершенствоваться.

Выполняют обучение персонала организации работе с электронным архивом. Сотрудникам рассказывают о функциональных возможностях ЭА, демонстрируют его преимущества, показывают основные приемы работы с документами в электронной форме, объясняют причины наиболее распространенных ошибок, передают другие важные навыки.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к данному виду:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
• световой режим для лучшей сохранности бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
• обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное — содержание в государственных архивах. В государственные архивы бумаги направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Архивное хранение документов Москва и область

Деятельность любой организации сопровождается ведением документооборота. Компании составляют разнообразные документы самостоятельно, получают их от своих контрагентов. В результате накапливается большое количество организационно-распорядительной, договорной, кадровой и другой документации. После исполнения оригиналы некоторое время находятся на текущем хранении в структурном подразделении организации, а затем необходимо сдать архив на хранение.

Порядок и сроки хранения документов закрепляются на законодательном уровне. В соответствии с государственными регламентами сохранению подлежит:

• входящая, внутренняя и исходящая документация, которая прошла регистрацию;
• документация хозяйственного, налогового, бухгалтерского и кадрового учета;
• документы по основной деятельности организации;

Не подлежат хранению бумаги, которые утрачивают свою ценность после ознакомления: рекламные буклеты, приглашения, открытки, а так же материалы с истекшими сроками хранения.

Архивное хранение и текущие услуги по хранению документов

Обязанности по обеспечению целостности и сохранности документов до истечения сроков их хранения возлагаются на руководителя предприятия. Документация первичного учета должна быть надежно защищена от внесения изменений.

Прежде чем сдать архив на хранение оперативные бумаги находятся в текущем пользовании соответствующих структурных подразделениях компании. По итогам каждого года проводится экспертиза ценности, и материалы, потерявшие актуальность, утилизируются по акту.

Текущее архивное хранение документов осуществляется в подразделениях, кабинетах исполнителей или специализированном помещении. Дела размещаются на стеллажах и полках, призванных защитить бумажные носители от повреждения, пыли и воздействия света.

Ценные дела, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся в специальных несгораемых шкафах на замке. Доступ к шкафам имеется только у сотрудников, назначенных приказом руководства.

Распространенные ошибки при архивном хранении документов

Ключевая ошибка, которую совершают предприятия, осуществляя архивное хранение документов – несоблюдение предусмотренных законодательством их сроков хранения. Предприятие не может самостоятельно их уменьшать, при этом, данные сроки могут быть и увеличены в случае необходимости.

Еще одним распространенным нарушением работников архива предприятий является изъятие и выдача материалов, которые были подшиты в дела постоянного хранения. Категорически запрещено совершать подобное действие. Если поступил запрос на выдачу — на руки выдается дело, а не отдельный лист.

Уставная и регистрационная документация хранится исключительно в оригиналах. В случае утраты или повреждения исходника он не подлежит замене копией. В подобной ситуации в обязательном порядке должен составляться соответствующий акт. По возможности следует выдавать исполнителям из архива скан-копии дел.

Избежать потери, повреждения подлинников позволит грамотная организация хранения документов и применение современных технологий. Большинство современных предприятий предпочитает передавать бумаги на хранение сторонней архивной компании.

Услуги по хранению документов в компании «Архив и Экспертиза»

Наша компания предоставляет клиентам надежное место для хранения документации предприятия или организации. Регламент оказания услуг сотрудниками компании «Архив и экспертиза» гарантирует безопасность и конфиденциальность предоставленной информации на каждом этапе работы с документальной базой.

Наличие квалифицированных специалистов, надежных архивных хранилищ и современного оснащения позволяет компании качественно предоставлять услуги:

• оперативного, депозитарного, внеофисного и архивного хранения документов;
• подготовки оригиналов к хранению;
• обеспечения сохранности и конфиденциальности подлинников на протяжении всего срока размещения;
• обработки документального фонда предприятия в соответствии с требованиями архивного законодательства;

Архивные хранилища компании оборудованы современными системами пожаротушения, безопасности.

Бумаги размещаются на стеллажах в обезличенных коробах со штрих-кодами. Конфиденциальность данных обеспечивается отсутствием возможности идентификации принадлежности короба или его содержимого определенному клиенту. Доступ предоставляется ограниченному перечню лиц, согласованному с клиентом.

Чтобы сдать архив на хранение и узнать условия и тарифы на хранение документов можно, связавшись с менеджерами компании «Архив и экспертиза».