Как провести внутренний аудит кадровых документов

Как провести кадровый аудит?

• Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
• Методы кадрового аудита
• Поэтапное проведение кадрового аудита
• Аудит кадровых документов: перечень
• Аудит кадровой документации: особенности

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Автор: Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

Положение об оплате труда

Табель учета рабочего времени

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Внешний и внутренний

Внутренний аудит предполагает организацию проверки документации группой лиц, работающих в фирме. Чаще всего комиссия состоит из сотрудников юридической или кадровой службы, которые назначаются по приказу руководителя. Такой вид проверки подходит для маленьких фирм с небольшим штатом. Недостатком такого способа может быть возможная необъективность итогового результата, поскольку выбранный человек, по сути, проверяет собственную работу и деятельность коллег.

Внешний аудит это привлечение независимых профильных специалистов, которые берут весь объем задач на себя. Такой подход актуален для крупных организаций с большим документооборотом.

• незаинтересованность в итогах проверки;
• объективная оценка ситуации;
• структурированность действий;
• следование прописанному регламенту;
• высокий уровень подготовки, практический опыт, понимание специфики процесса;
• наработки по решению обнаруженных проблем;
• консультирование, четкие рекомендации в отчете;
• конкретные сроки исполнения, оговоренные в договоре.

Внешние аудиторы самостоятельно разрабатывают инструкции, предназначенные для разных запросов. В зависимости от целей проверки, глубины и объема работы рассчитывается стоимость кадрового аудита. Пакет услуг может включать экспресс, комплексный или выборочный вариант оценки документов.

Доверяй, но проверяй! Как провести внутренний кадровый аудит

В каждой организации время от времени возникает вопрос о необходимости проведения проверки состояния кадровой документации. Поводы могут быть разными — смена руководителя отдела кадров, смена специалиста по кадровому администрированию, приближение проверки со стороны трудовой инспекции, закрытие учетного периода и др. Следом возникает вопрос о том, как провести кадровый аудит и кто его будет проводить. Вариантов ответа здесь не так много: проверку может провести внутренний сотрудник или привлеченная для этой цели компания – партнер.А вот как провести кадровый аудит — здесь опций больше. Всё зависит от цели проверки.

Основы

Если нужно удостовериться, что «основные тылы прикрыты», то следует проверить наиболее рискованные участки кадрового администрирования:

• Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) в части наличия обязательных пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники расписались в том, что они ознакомлены с ЛНА.
• Соблюдение законодательства о защите персональных данных в части необходимых пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники дали согласие на обработку персональных данных и ознакомились с ЛНА.
• Соблюдение законодательства о труде – крайне необходимо проверить шаблоны трудовых договоров по каждой категории работников на предмет наличия обязательных условий трудового договора, отсутствия условий, ухудшающих положение работников, а так же порядок закрепления заработной платы работника, трудовой функции.
• Соблюдение законодательства по оформлению трудовых книжек. Важно проверить, как хранятся и ведутся трудовые книжки, как ведется журнал учета,, все ли трудовые книжки сотрудников имеются в наличии.
• Соблюдение законодательства по оплате труда — анализ штатного расписания в части должностей, соблюдения норм законодательства по равной оплате при равном труде (должности).
• Соблюдение трудового законодательства по отпускам.

Копаем глубже

Если необходимо сделать «срез» — оглянуться и понять, в каком состоянии находится кадровое администрирование в компании в целом, то мер, указанных выше, будет недостаточно. Нужно будет дополнительно проверить не только соблюдение норм законодательства, но и выполнить точечную проверку по документам сотрудников, а так же проверку:

• Соблюдения порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
• Соблюдения законодательства по режиму работы. Нужно изучить документы на предмет достаточности оснований для привлечения к сверхурочной работе или к работе в выходные дни, а также на предмет корректности их оформления. Так же необходимо удостовериться, что табель учета рабочего времени ведется регулярно и в соответствии с требованиями.
• Оформление листов нетрудоспособности является одной из важнейших частей проверки, так как корректность страхового стажа влияет на оплату болезни за счет средств ФСС.

На полях отметим, что корректность отдельных документов не всегда означает правильность ведения документооборота в целом – обязательно нужно посмотреть весь комплект документов хотя бы по выборке сотрудников. Типовой ошибкой, например, является разное наименование должности в трудовом договоре, приказе на прием, штатном расписании и трудовой книжке.

Полная проверка

В случае полной проверки, необходимо помимо контроля соблюдения законодательства, удостовериться в наличии документов по каждому сотруднику, а также соответствующих подписей.

Нужно проверить соблюдение законодательства по ведению воинского учета. Это направление требует особого внимания и ответственности.

В целом, такую проверку может провести и внутренний сотрудник, обладающий знаниями в области трудового законодательства и кадрового администрирования. Тем не менее, при проведении внутреннего аудита, необходимо решить дополнительно несколько задач:

• Проверка не должна препятствовать текущей деятельности по кадровому администрированию и не должна затягиваться. В этом смысле важно понимать загрузку сотрудника и правильно определить цель проверки, что бы одна задача не шла в ущерб другой. Идеальное время для проверки – сезонный спад – время, когда, с одной стороны, текучка кадров минимальна, с другой – нет пика отпусков.
• Проверка должна быть объективной.
• Результат проверки должен быть выражен в виде заключения, которое должно отражать реальную картину.

Как правило, полной объективности при проверке можно достигнуть только при привлечении стороннего специалиста, так как при этом исключается момент заинтересованности в сохранении рабочего места, а так же сокрытии своих ошибок. Кроме того, в этом случае не работает эффект «замыленности», когда сотрудник не замечает ошибки, ставшие привычными, а нанятый специалист позволяет не отвлекаться от текущей работы.

В некоторых случаях, наоборот, собственная внутренняя проверка может быть наилучшим решением. Например, при передаче дел от одного специалиста другому (ведь принимающему сотруднику это важно, что бы в случае чего снять ответственность с себя). Более того, при привлечении стороннего специалиста / компании–партнера, есть риск негативной реакции со стороны специалиста, чьё «хозяйство» подвергается проверке. Не каждая «хозяйка» готова принять в своём доме «незваного гостя».

Таким образом, каждая ситуация индивидуальна – стоит выбирать тот подход, который наиболее полно соответствует причинам и целям кадровой проверки. В любом случае не стоит пренебрегать регулярной проверкой кадрового делопроизводства в организации. Это не отнимает слишком много времени и сил, зато дает спокойствие и уверенность в безукоризненности бизнеса и минимизирует угрозу санкций со стороны государственных контролирующих органов в случае проверок.

Компания UCMS Group Russia предлагает услуги по проверке ведения кадрового делопроизводства. Обезопасьте свой бизнес: узнайте, в порядке ли документация отдела кадров, не грозят ли вам штрафы при проверках, устраните ошибки до того, как их нашла трудовая инспекция.

Преимущества услуги кадрового аудита компании “Ваш налоговый партнер”

В штате сотрудников кадрового аудита компании «Ваш Налоговый Партнер» сегодня имеются опытные и высококвалифицированные специалисты, которые смогут оказать оперативную, практическую и информационно-консультационную поддержку.

У нас вы можете заказать проведение кадрового аудита на предприятии, которое позволит на должном профессиональном уровне дать оценку состояния кадрового делопроизводства, а также провести анализ его соответствия действующим нормам и требованиям трудового законодательства.

Мы настоятельно рекомендуем всем своим клиентам задуматься над тем, стоит ли сегодня пренебрегать соблюдением норм и законов, поддавая риску ресурсы коммерческой организации и, как следствие, нести финансовые потери без проведения экспертизы кадрового аудита.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

• название и дата документа;
• сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
• данные об обнаруженных недостатках (кратко);
• рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.