Должностная инструкция секретаряделопроизводителя

Как составить инструкцию секретаря-делопроизводителя: 5 основных разделов

В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий. Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией компании и является «правой рукой руководителя».

Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Немаловажные особенности профессии

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

• Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
• Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
• Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
• Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
• Ответственность;
• Коммуникабельность и доброжелательность;
• Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
• Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
• Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

• Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
• В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
• Всевозможные нервные расстройства.

Если их у работника нет, то в таком случае для его работы в качестве делопроизводителя не существует никаких преград.

А подробнее?

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Похожее

Если в штате организации или предприятия предусмотрена такая должность как инженер-энергетик, появляется задача – составить…

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для…

Работа системного администратора выходит за рамки конкретного рабочего места и отражается на деятельности всей организации.…

Склад считается ключевым объектом на производстве. И самым значимым сотрудником в этом отделе можно назвать…

Многие предприятия разделены на несколько департаментов. У каждого из таких подразделений должен быть свой руководитель.…

Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или…

Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ «Сахалинский промышленно-экономический техникум» Презентация по МДК 01.05. Компьютерная обработка документов Тема: Должностные обязанности секретаря – делопроизводителя Подготовила: ст-ка II курса, гр. ОД-1601 Исаченкова Е.Р Проверила: преподаватель Стёпина Е.Н Южно-Сахалинск 2018г.

Довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; Совершать и принимать звонки; Вести переговоры с клиентами; Заниматься входящей и исходящей корреспонденцией; Контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками; Отправлять документацию на хранение в архив.

Аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения; Способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени; Способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;

Хорошая память для запоминания большого объёма информации; Высокое чувство ответственности; Доброжелательность; Коммуникабельность; Грамотная чёткая речь; Спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов; Спокойное восприятие критики в свою сторону.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.

Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием. Ответственность за весь документооборот на предприятии. Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер. Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи: Требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя; Запрашивать нужную для работы информацию; получать доступ ко всем информационным базам предприятия; Знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя; Содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.