Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Должностная инструкция на должность ведущего специалиста отдела по муниципальной службе и делопроизводству, секретарь приемной

Россия Федерацията

Саха Республикатын

МИИРИНЭЙ ОРОЙУОНУН

«Мииринэй куорат»

МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИ ДЬАhАЛТАТА

Российская Федерация

Республика Саха (Якутия)

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Город Мирный»

МИРНИНСКОГО РАЙОНА

Глава города

главного специалиста по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

• законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• методическими материалами по соответствующим вопросам;
• уставом организации;
• приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
• правилами внутреннего распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

• правовое обеспечение деятельности компании;
• архивное дело;
• структуру и руководящий состав организации;
• единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

3. Права

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту ВСпоДО административного департамента управляющей компании.

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:. Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:. Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:. С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности.

Специалист по документообороту обязанности

Должностные обязанности 2. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту ВСпоДО административного департамента управляющей компании 1. Назначение на должность инженера и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению………………………………………………. Инженер подчиняется непосредственно: ………………………………………………. На время отсутствия инженера его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. В своей деятельности инженер руководствуется: — приказами и распоряжениями руководства; — инструкцией по направлению деятельности структурного подразделения; — уставом предприятия; — правилами трудового распорядка; — настоящей должностной инструкцией. Перспективы технического развития и особенности деятельности предприятия подразделений предприятия цеха, участка и т.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:. Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:. Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:. Я сам не знал столько, ну вот нарыл и скинул Вам, сори ссылку на то где нашел скинуть не могу, машинально закрыл и теперь найти не могу. Еще раз мой извинения.

Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. ОтветственностьВСпоДО несет ответственность За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по сопровождению сэд

Деятельность работников многих специализаций, востребованных на российских предприятиях, регламентируется профессиональными стандартами — источниками норм, утверждаемыми на уровне государственных структур. Соответствующие документы могут быть впоследствии задействованы компаниями-работодателями в целях реализации и совершенствования собственной управленческой политики в тех или иных направлениях. Например, в части кадрового менеджмента.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту командировка, отпуск, болезнь и др. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:. Контролировать оформление нормативно — правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

Другие знания

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Должностная инструкция специалиста по кадрам определяет его права в рамках конкретного предприятия. Согласно ей, работник может запрашивать информацию от смежных подразделений, которая необходима для деятельности и отчетности. Его предложения по улучшению обязаны рассмотреть, потому что у него есть прерогатива предлагать варианты относительно того, как можно оптимизировать внутренние бизнес-процессы подразделения по работе с персоналом, регламентировать документацию и так далее. Он может вносить рациональные идеи в рамках своей компетенции, которые приведут к улучшению работы компании.

Как указывает должностная инструкция специалиста по кадрам, сотруднику такого профиля предоставлено узаконенное право требовать улучшения и совершенствования организационно-технических условий своей работы. Это касается материальной базы, оснащения рабочего места, расходных материалов, программного обеспечения или компьютера. К такому сотруднику предъявляются повышенные требования по своевременному и аккуратному оформлению учетных документов по движению персонала, поэтому материальное оснащение и программное обеспечение – крайне важные составляющие хорошей работы.

Должностная инструкция специалиста по документам

Содержание УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ПАО «Компания» ____________ В.В.

Умников «___»___________ г. Настоящая должностная инструкция устанавливает обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности ПАО «Компания».

1.1 На должность ведущего специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее высшее или среднетехническое образование. 1.4 Ведущий специалист по работе с документами в своей работе руководствуется следующими документами: — законами РФ; — государственными стандартами (ГСС); — приказами и распоряжениями Генерального директора ПАО «Компания»; заместителя генерального директора по безопасности;

Что нужно знать о составлении должностной инструкции ведущего специалиста?

Ведущий специалист – это сотрудник предприятия, который способен выполнять работу на более высоком уровне, чем среднестатистический работник. Зачастую объем профессиональных обязанностей и круг ответственности такого специалиста отличаются от стандартных условий работы, поэтому и рабочая инструкция составляется несколько иначе.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить должностную инструкцию ведущего специалиста, а также предложим вам несколько готовых документов, составленных с учетом специфики работы сотрудника.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» инструкции необходимо прописать:

• категорию сотрудника;
• квалификационные требования, к нему предъявляемые;
• документы, знание которых необходимо работнику для выполнения поставленных задач;
• порядок назначения на должность, снятия с нее и замещения;
• непосредственное руководство работника.

В своей работе ведущий специалист должен руководствоваться:

• действующим законодательством, касающимся его профессиональной деятельности;
• внутренней документацией предприятия, в том числе распоряжениями руководства и собственной должностной инструкцией.

Назначается лицо на данную должность и снимается с нее соответствующим приказом руководителя организации. При этом непосредственным руководителем старшего специалиста является, как правило, начальник отдела.

Во время отсутствия сотрудника на рабочем месте его работой занимается лицо, назначенное директором предприятия в установленном порядке.

Должностные обязанности: на что имеет право ведущий специалист и его ответственность

Перечень профессиональных обязанностей ведущего специалиста зависит от специфики его работы.

Так, ведущий специалист по кадрам занимается управлением персоналом, АХО — административно-хозяйственно деятельностью, а по охране труда — обеспечением надлежащих условий работы персонала предприятия.

В то же время права сотрудников данной категории зачастую являются стандартными и включают в себя право на:

• получение предусмотренных государством социальных гарантий;
• требование от руководства организации оказания содействия в осуществлении прав и должностных обязанностей;
• требование от руководства создания необходимых для работы организационно-технических условий;
• ознакомление с проектами документов и решений руководства, касающихся его профессиональной деятельности;
• получение сведений и документов, необходимых для выполнения поставленных задач;
• систематическое повышение профессиональной квалификации.

В заключительной главе инструкции следует обозначить ответственность сотрудника за:

• ненадлежащее исполнение трудовых функций;
• правонарушения и преступления, совершенные во время рабочей деятельности;
• неисполнение требований, прописанных во внутренней документации предприятия;
• разглашение информации об организации, относящейся к коммерческой тайне;
• неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также их использование в личных целях.

Образцы документов

По кадрам (по управлению персоналом)

Скачать пример должностной инструкции вед. специалиста по кадрам вы можете здесь: https://yadi.sk/i/zi7Q1Kzp3Y72fa

Муниципального служащего

Образец документа для данного сотрудника расположен по этому адресу: https://yadi.sk/i/X72hUDE13Y72u6

Чтобы скачать шаблон инструкции для старшего специалиста АХО, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/kQpR7w8A3Y73AN

По закупкам

Трудовые функции ведущего специалиста по закупкам выглядят так: https://yadi.sk/i/gpIGFrg43Y73Ja

По охране труда

При работе в данной сфере используются инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/K-RM3B6O3Y73qF

Таким образом, должностная инструкция ведущего специалиста — важнейший локальный документ, регламентирующий работу сотрудника. И так как трудовые функции работника данной категории напрямую зависят от специфики его деятельности, инструкция должна быть составлена с учетом всех существующих нюансов.