Lingwish.ru

Онлайн журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

  • разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
  • возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
  • подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
  • сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
  • выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная «сопроводиловка» при правильном подходе!

Образец сопроводительного письма 2021 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Содержание письма

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  • Текст печатают на фирменном бланке компании;
  • В правом углу указывается адресат;
  • В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  • Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  • Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.
Читать еще:  Акт ревизии кассы бланк

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом. «Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  • Подтверждает отправку;
  • Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  • Включает инструкцию по обращению с договорами;
  • Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности. Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Как пишется сопроводительное письмо? На этом этапе у соискателя часто возникает некий ступор. Такая природа у человека. Не может он по достоинству оценить себя. Но если вы хотите хорошую работу, нужно задвинуть свою скромность куда подальше и научиться презентовать себя, свои знания, навыки и практический опыт. Чтобы облегчить эту сложную задачу, мы расскажем как правильно писать сопроводительные письма.

По сути, нет правильного или неправильного шаблона письма. Почему? Потому что оно отражает личностные и профессиональные качества соискателя. Но некоторые рекомендации для его оформления все же существуют:

  • Когда наступает время просмотра вакансий, не кидайтесь сразу отправлять свое резюме на все подряд открытые предложения. Выберите те, что вас по-настоящему заинтересовали и проведите мини-исследование. Найдите информацию о компании (например, на сайте hh.ru вы обнаружите краткое резюме работодателя и ссылки на источники о фирме). Почитайте отзывы клиентов и работников предприятия. Проанализируйте и сделайте выводы. Вам понравился работодатель? Начинайте писать сопроводительное письмо. И не забудьте указать, почему вы сделали выбор в пользу этого работодателя. Если вы этого не сделаете, менеджер по персоналу не увидит вашей заинтересованности, а это снижает шансы на успех трудоустройства.
  • Обратитесь к рекрутеру по имени. Если его нет в вакансии, просто поздоровайтесь.
  • Не говори, а показывай! Покажите, что именно вы подходите на эту должность. Обоснуйте, почему ваши лучшие навыки и умения пригодятся компании. Подкрепите свое обоснование фактами. Но не стоит расплываться буквами по бумаге. Постарайтесь изложить информацию кратко, но емко.
  • При составлении сопроводительного письма для резюме без вакансии (да и с вакансией тоже) следите, чтобы сопроводительное письмо не повторяло информацию в резюме, но и не расходилось с ней. Эти два документа должны дополнять друг друга. То есть, сухие факты оставляем для резюме, а эмоции для сопроводительного письма.
  • Даже если креатив бьет из вас фонтаном, лучше прикрутить его силушку (до входа в должность). Многие компании (особенно крупные, с многолетней историей) хоть и говорят, что им нужны молодые и неформальные кадры (творческие люди), придерживаются основ делового общения. И лучше следовать канонам. Но если вы «нарвались» на вакансию молодой прогрессивной компании, в которой царит «порядочный» хаос и нет никаких сдерживающих факторов — экспериментируйте!
  • Хороший пример вашей работы повышает вашу ценность в глазах компании. Попробуйте одним-двумя предложениями показать ваш потенциал и подкрепить вашу компетенцию фактами.
  • Грамотно подведите эйчара к завершающей части письма. Проявите инициативу и запросите обратную связь. А закончить следует благодарностью за уделенное вам время.

При отправке документа пробежитесь по тексту еще раз. Проверьте его на ошибки, ляпы. Посмотрите, чтобы письмо было логичным, без потери мысли и перескакиваний с одного на второе. В общем, это письмо должно понравится вам настолько, что вы наймете на работу сами себя.

Сопроводительное письмо образец сопровод

В статье вы найдете руководство по написанию благодарственных писем и Мы рассмотрим два вида благодарственных писем: направляемые в другие организации и собственным сотрудникам.

  • Дополнительно 3000 писем на английском языке, 650 различных тем, более 50 категорий.
  • Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке . . .
  • Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору. Doc. Сопроводительное письмо в . . .
  • Сопроводительное письмо к резюме – это документ, в котором можно в более свободной форме . . .
  • Заявления и жалобы в прокуратуру — суд — милицию. Скачать образец заявления в суд — в . . .
Читать еще:  Должностная инструкция начальника юридического отдела образец 2021

Подскажите , как правильно обратится в прокуратуру ( ребёнок в саду сломал ключицу) и могу ли рассчитывать на возмещение морального и материального вреда , т. И можно указать две такие основные стратегии: «, то каждая такая научная статья изначально подготавливается к публикации в рецензируемом журнале как логически завершенное исследование специфической научной проблемы или как самостоятельное и оригинальное решение какой-либо теоретической/научно-практической задачи в какой-либо отрасли знаний. А по поводу поиска адресов — это вечная проблема всех делопроизводителей в больших и малых организациях. На насущные и аварийные нужды средств практически не выделяется , при этом за счет средств ТСЖ устанавливаются , никому из жильцов не нужные , вторые двери в подъездах , пластиковые качели во дворах , в условия Заполярья фактически не функционирующие , за счет придомовой территории была организована и благоустроена автостоянка перед частным магазином. Вследствие этих действий была разрушена , а позже перекрыта дорога , нарушена система водоотведения , отопления , а так же доступ к основным социальным объектам ( дорога к единственной остановке и магазину). Я , как руководитель компании , всегда уверен в том , что Ваша работа будет выполнена в срок и на исключительно высоком профессиональном уровне. Например несколько раз был замечен автомобиль марки ЗИЛ который груженный мусором заезжал на площадку , а выезжал уже с пустым кузовом. Главная задача сопроводительного письма к резюме — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре , к коммерческому предложению — заинтересовать потенциального покупателя. Образцы обращений в сопроводительном письме: Далее необходимо написать , на какую вакансию претендуете , откуда узнали о ней. Меня на улице остановили двое людей в алтайском показали удостоверение ( милиция) спросили документы ( при себе не было) попросили пройти в жовтневе отделение ( г. К примеру , в Правительстве Ярославской области успешно работает общественная приемная по правовым вопросам при губернаторе , настоящий TextSale для простых граждан. Стикс от мая 2010 года которая утверждает в документе что у нас проблем нет , по адресу раумская дом 11 город Колпино. Какую отметку сделать в журнале , что акты мы отдали в ЦФО? Спасибо большое:

Сопроводительное письмо (мотивационное письмо). Что это и для чего нужно

Вы все еще не пишете сопроводительные письма? Как тогда вы хотите выделится среди остальных соискателей? Сопроводительное письмо – первое, что бросается в глаза при получении резюме. А если оно составлено грамотно и душевно – это первый значительный шаг к приглашению на собеседование.

Что такое сопроводительное (мотивационное письмо)

Википедия говорит нам, что сопроводительное письмоэто поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.).Другими словами — это сопроводительный документ, который дополняет резюме.
Сопроводительные письма пишут при подаче резюме на вакансию или при отправке документов для поступления в высшие учетные заведения. В украинской практике это не очень распространено, но в зарубежной — без сопроводительного письма аппликанта просто не будут рассматривать для поступления в ВУЗ.

Почему сопроводительные письма нужны?

  • Задача резюме — дать основную информацию о целях поиска работы, условиях, которые ищет кандидат, о его опыте работы и навыках. Структура резюме часто регламентирована и не дает возможности показать личность того, кто его составляет. Задача сопроводительного письма — дать информацию о мотивации кандидата, а также информацию, которая не поместится в стандартную форму резюме.
  • Сопроводительное письмо — это возможность выделиться, выгодно подчеркнув свою заинтересованность в вакансии.
    Я, как менеджер по персоналу получаю в день сотни резюме, но многие кандидаты даже не читают текст вакансии, и не заинтересованы в том, чтобы прилагать усилия для поиска работы. Поэтому многие отсеиваются. Человек, который написал сопроводительное письмо демонстрирует, что он способен прилагать усилия для получения работы.
  • Сопроводительное письмо дает вам возможность продемонстрировать свои качества и ключевые достижения.
    Элементарный пример: вам дали стоимость выпечки торта. Достаточно ли этого, чтобы вы захотели его купить?
    А если вам еще дадут брошюру о том, из каких продуктов выпекаются торты, какие кондитеры их выпекают и в каких условиях, как происходит доставка и какие акции есть для постоянных покупателей? Правда, это усиливает ваше желание купить торт?

Как работают сопроводительные письма

Еще не прочитав резюме, работодатель смотрит сопроводительное письмо, которое может многое сказать о вас и вашем стремлении получить эту работу. Я обычно пишу сопроводительные письма на должности компаний, которые меня действительно впечатляют, с целью заинтересовать работодателя взять на эту должность именно меня.

Лучше всего сопроводительные письма работают для специалистов без опыта работы.
На такие вакансии приходит наибольшее количество откликов и кандидатам нужно выделяться среди конкурентов. Обычно, у начинающих специалистов, менеджеры по персоналу оценивают 80% мотивацию и около 20% знания (потому что их еще нет).
Сопроводительное письмо — это возможность показать вашу мотивацию и желание работать еще до собеседования.
Кроме того, в сопроводительном письме можно показать достижения и наработки кандидата.

Пример:
На карьерном консультировании кандидат рассказала мне, что выиграла несколько грантов на обучение заграницей и прошла эти обучения, получала повышенную стипендию, имеет несколько публикаций на связанную с будущей работой тематику и в совершенстве владеет английским языком. Всю эту информацию мы использовали при составлении сопроводительного письма и кандидат успешно и быстро нашла желаемую работу.

Специалисты с опытом работы тоже используют сопроводительные письма.
В сопроводительных письмах можно продемонстрировать достижения или важные для будущей работы нюансы.

Читать еще:  Какие бывают врачи и врачебные специальности

На карьерном консультировании составляли сопроводительное письмо Менеджеру по работе с ключевыми клиентами в айти компанию. В сопроводительном письме описали успешно реализованные проекты, отзывы от клиентов и мотивацию кандидата (кандидат написал, что работает на результат и основная цель его работы — успех проекта).
В перспективе кандидат использовал информацию из сопроводительного письма и для заведения полезных связей в сети Линкедин.

Как правильно составлять сопроводительное письмо

Вот очень толковое видео, по составлению грамотного сопроводительного письма.

Примеры сопроводительных писем вы можете найти в моих статьях тут и тут.

Прежде, чем писать мотивационное письмо, обратите внимание на описание вакансии.

Какие качества особо ценны для работодателя? Какие обязанности предполагает работа? Исходя из этих нюансов, отредактируйте резюме так, чтобы оно отражало именно эти аспекты.

  1. Напишите в письме, что хотите именно эту позицию. И как хотите эту позицию. Опишите, как вы стремитесь к этому. Это особенно актуально для тех, кто пока не имеет опыта работы, но очень хочет.
  2. Просмотрите информацию о компании и узнайте, на чье имя писать мотивационное письмо. Иногда это указывается в вакансии, а иногда необходимо покопаться в интернете или позвонить на предприятие. Все дело в том, что адресное письмо имеет больше шансов быть замеченным.
  3. Напишите, откуда знаете об этой позиции. (нашли на таком-то сайте, в газете, журнале и т.д.).
  4. Напишите, как хотите работать именно в этой компании. Любой работодатель хотел бы, чтобы его сотрудники были можно сказать фанатами его фирмы. Если вы хотите работать в компании, например, потому что вам импонирует ее репутация, деятельность, место расположения или что-либо другое, напишите об этом. Я, например, восхищаюсь компаниями, которые готовы развивать и обучать молодых специалистов, о чем с удовольствием пишу в моих мотивационных письмах.
  5. Напишите о себе. Высветите наиболее важное. То, что вы напишете, должно четко отвечать на вопрос «Почему вы должны взять именно меня» или «Почему я лучший сотрудник на эту должность». Не стоит перехваливать себя, будьте достаточно объективны, но уверены в своих словах. Формулировки должны быть четкими и грамотными. Не стоит переписывать информацию из резюме, но стоит упомянуть именно о тех своих качествах, которые заинтересуют именно этого работодателя.
  6. Выразите благодарность за прочтение вашего сопроводительного письма. Подпишитесь.

Теперь критерии успешного сопроводительного письма:

  • Оно должно быть достаточно коротким, примерно на пол станицы или немного больше.
  • В мотивационном письме вы должны уверенно смотреть в будущее. Писать только о хорошем (когда то я часто упоминала о том, что плохо владела английским, но упорно изучаю его, или о том, что не имею опыта работы, но стремлюсь к этому и читаю много профильной литературы).
  • Оно должно быть грамотным и без ошибок. Хорошо, когда письмо вычитано, еще лучше, когда оно вычитано профессионалами в сфере вашей деятельности или эйчарами. Найти таких людей проще простого – социальные сети Вам в помощь или обращайтесь ко мне.
  • Письмо должно быть красиво отформатировано. Красивый документ приятнее читать, к тому же, это говорит о ваших навыках оформлять документы.
  • Файл стоит сохранить именем компании (чтобы вам удобнее было его найти и перечитать перед собеседованием) в отдельную папку. Это поможет вам со временем поднять информацию — в какие компании вы отправляли резюме и что писали.

Главное, и, безусловно, самое «вкусное» я оставила напоследок. Прочитайте сопроводительно письмо с позиции эйчар менеджера. Заинтересовало ли вас то, что в нем написано? Захотелось ли увидеть этого человека? Подкорректируйте то, что посчитаете нужным. Сделайте это на следующий день, после написания, на свежую голову. И только потом отправляйте письмо работодателю.

Вот примеры мотивационных писем для специалиста без опыта и более продвинутые образцы сопроводительных писем. Выкладываю реальные письма, которые отправляла на реальные вакансии.

Если у вас есть вопросы — оставляйте свои комментарии или пишите мне.

Подписывайтесь на мою фейсбук и твиттер страницу, добавляйтесь в друзья в линкедин и читайте чем я могу быть вам полезна .

Не теряйте возможности. Работа ближе, чем вы думаете 😉

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector