Кто такой табельщик на предприятии

Табельщик

Табельщик — это сотрудник организации осуществляющий табельный учет и использование рабочего времени персонала компании (фирмы) в соответствии с действующими нормативными документами.

Содержание:

История профессии
Особенности профессии
Обязанности
Важные качества
Навыки и знания
Перспективы и карьера
Обучение

История профессии

История профессии табельщик весьма смутна. Упоминания о появлении профессии берет начало в 18 столетии, с образованием крупных предприятий и наличием в штате большого количества сотрудников.

Особенности профессии

Табельщик выполняет все распоряжения начальника, ежедневно докладывает ему о явке персонала на работу и причинах неявок, предоставляет на подпись все планово-отчетные документы.

Кроме этого согласовывает даты очередных отпусков персонала, согласовывает даты дополнительных выходных дней персонала и их отмены в случае производственной необходимости.

Обязанности профессии

Табельщик в своей повседневной деятельности обязан руководствоваться инструкцией по ведению табельного учета.

Основные обязанности профессии включают:

Рационально и эффективно организовывать работу на своем рабочем месте.
Ежедневно получать в приемной входящую в цех документацию.
Вести учет входящей документации в специальном журнале.
Вести кадровый учет штатного состава, а также учет вновь принятых и уволенных работников.
Принимать участие в составлении проектов распоряжений по подготовке на должность вновь принятых работников, а также переводимых на другую должность.
Своевременно предоставлять оформленную документацию переводимых на другую должность и допущенных к самостоятельной работе работников.
Своевременно и достоверно предоставлять данные о списочной и среднесписочной численности рабочих и служащих по организации и причинах изменения этой численности.
Согласно табелю, обеспечивать контроль и учет явки рабочих и служащих на работу, устанавливать причины (с обязательным документальным подтверждением ) всех отсутствующих.
Контролировать нахождение дневного персонала в рабочее время на своих местах.
Вести учет фактически отработанного времени рабочими и дней неявок на работу по причинам указанным в табельном учете.
Своевременно, достоверно и качественно составлять установленные формы государственной, статистической и бухгалтерской отчетности по труду и заработной плате.
Обеспечивать контроль за своевременным предоставлением работниками больничных листов, справок, повесток и др. документов, подтверждающих причину неявок на работу.
Оформлять и передавать для дальнейшего оформления по назначению больничные листы, справки, повестки и др. документы, предоставленные работниками.
Проводить анализ заболеваемости за месяц, квартал, полугодие, год.
Ежегодно предоставлять списки работников цеха, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.
Обеспечивать контроль прохождения медицинского осмотра работниками, согласно списка.
Принимать участие в подготовке и оформлении вкладышей к пропускам для работы вахтенного персонала в праздничные дни.
Вести учет поощрений и наказаний работников.
Принимать участие в формировании и оформлении ежегодных графиков отпусков персонала.
Своевременно оформлять и подавать в отдел управления персоналом заявки на отпуска, согласно утвержденного годового графика отпусков.
Беречь имущество, закрепленное за табельщиком.
Выполнять нормативных актов по охране труда, пожарной безопасности и правил внутреннего трудового распорядка.
Знать приемы оказания первой доврачебной помощи пострадавшему при несчастном случае. Принимать участие в комиссии по расследованию случаев травматизма непроизводственного характера. Вести регистрацию актов непроизводственного травматизма в специальном журнале, и обеспечивать их сохранность.
Обеспечивать чистоту и порядок на рабочем месте а также в помещении для приема пищи.

Важные качества

Для того чтобы работать табельщиком важно иметь следующие качества:

деликатность;
хорошая память;
вежливость;
коммуникабельность.

Навыки и знания

Необходимые знания для работы табельщиком:

Основные требования к профессии табельщик предъявляются в знаниях нормативно правовой базы:
Кодекс законов о труде;
Закон «Об охране труда»;
Закон «Об отпусках»;
Положение о системе управления охраной труда на предприятии;
должностную инструкцию табельщика;
руководящие и нормативные документы по учету и оплате труда;
организацию делопроизводства на предприятии;
деловой язык в объеме занимаемой должности;
Правила внутреннего трудового распорядка для работников.

Перспектива и карьера

Карьерную лестницу профессии табельщик можно построить в направлении отдела по управлению персоналом или бухгалтерского учета.

Обучение

На должность табельщика назначаются лица, имеющие полное среднее образование и подготовку непосредственно на предприятии, без требований к стажу работы.

Кто такой табельщик на предприятии

Главная
Каталог программ
Логистика

Кол-во часов: 144

*Цены указаны без НДС на основании гл. 26.2 Налогового Кодекса РФ. Ст.346.12 и 346.13
Действует система лояльности для клиентов, подробную информацию уточняйте по телефону.

Цель(и) обучения

Формирование знаний и практических навыков табельщика.

Программа будет полезна для

Лиц, желающих получить профессию «Табельщик».

Основные вопросы, рассматриваемые в программе

I.Теоретическое обучение

1. Блок общеобразовательных дисциплин:

Модуль 1. Основы охраны труда.
Модуль 2. Специальные вопросы обеспечения требований охраны труда.

2. Блок специальных дисциплин:

Модуль 3. Графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии.
Модуль 4. Модуль 4. Организация делопроизводства на предприятии.

II. Производственное обучение: проводится на предприятии и силами Заказчика.

Освоение программы завершается квалификационным экзаменом.

Планируемые результаты обучения

по окончании обучения слушатель должен овладеть знаниями и навыками в объеме квалификационных характеристик:

Должностные обязанности:

Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.
Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих.
Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.
Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.
В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Должен знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета;
графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и в его подразделениях;
организацию делопроизводства на предприятии; основы организации труда;
основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда

Требования к уровню подготовленности слушателей

К освоению основных программ профессионального обучения по программам профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих допускаются лица различного возраста, имеющие основное общее или среднее общее образование

Формы проведения занятий

•корпоративная; •в составе сборных групп; •индивидуальная.

График обучения

каждую неделю, начиная с понедельника

Оставить заявку на обучение

Выдаваемые документы

Свидетельство о профессии, протокол и удостоверение о проверке знаний.

Программа разработана в соответствии (в целях)

Программа разработана в соответствии с:

Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Приказом Минобрнауки России от 18.04.2013 N 292 (ред. от 27.10.2015) «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения» (Зарегистрировано в Минюсте России 15.05.2013 N 28395);
Приказом Минобрнауки России от 02.07.2013 г. №513 «Об утверждении Перечня профессий рабочих, должностей служащих, по которым осуществляется профессиональное обучение».

Дополнительная информация

Если работодатель допустил к работе сотрудника, не прошедшего соответствующего обучения для выполнения работ, вследствие чего произошел несчастный случай, работодателя могут привлечь к уголовной ответственности.

Глава 19. Статья 143 УК РФ. Нарушение требований охраны труда

1. Нарушение требований охраны труда, совершенное лицом, на которое возложены обязанности по их соблюдению, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека, — наказывается штрафом в размере до четырехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо лишением свободы на тот же срок с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года или без такового.

2. Деяние, предусмотренное частью первой настоящей статьи, повлекшее по неосторожности смерть человека, — наказывается принудительными работами на срок до четырех лет либо лишением свободы на тот же срок с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

3. Деяние, предусмотренное частью первой настоящей статьи, повлекшее по неосторожности смерть двух или более лиц, — наказывается принудительными работами на срок до пяти лет либо лишением свободы на тот же срок с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Работодатель обязан обеспечивать безопасность рабочего мест:

Трудовой кодекс РФ. Глава 2. Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров; предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором; обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда; обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; …

По сути, если у работника нет необходимого образования, то работодатель должен направить сотрудника на обучение.

Документальное оформление

Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

Правила трудового распорядка.
Коллективное соглашение.
Контракт о выполнении работ (оказании услуг).

Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

сверхурочного труда;
нахождения в командировке;
болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
выхода в ночь;
выходных, праздничных, нерабочих дней.

На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

Главные темы месяца

Законодательно, кажется, не закреплено. Но по логике конечно табели должны вести непосредственные начальники на местах.
И уж во всяком случае она точно не должна сама обзванивать начальников каждое утро

Щас покопаю, может были какие-то рекомендации по ведению табеля, в которые можно было бы кого следует носом тыкнуть, вам ведь это нужно?

во нашла в консультанте, можете за отделами закрепить или по предприятию ввести положение.

____________________________________
(наименование должности руководителя
предприятия)

____________________________________
(Ф.И.О., подпись)

«___»______________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о табельном учете рабочего времени

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работниками предприятия.
1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом руководителя предприятия назначаются ответственные лица из числа работников этих подразделений.
1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени # Удалено # работников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени работников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. Ведет учет штатного состава работников подразделения.
1.4.2. На основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.
1.4.3. Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.
1.4.4. Контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем подразделения увольнительных и других.
1.4.5. Готовит списки работников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным работником руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность департамент по управлению персоналом и режиму.
1.6. Все работники, в обязанности которым вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2.1. Работники категории А — работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается руководителем предприятия).
2.2. Работники категории Б — работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, заявление и т.п.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями структурных подразделений предприятия.
2.3. Журнал учета отсутствующих работников — документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к предприятию, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые сверяют данные из журнала с имеющимися документами и при необходимости выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание — в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не представлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах в унифицированных формах Т-12, Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
3.2. Указанные формы составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
— в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
— в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 18 — 34.
Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
— при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
— при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

4. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ

4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени.
4.2. При выходе работников за пределы территории предприятия в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.
4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше, уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.
4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работников и ходатайству непосредственного руководителя может смещаться время начала рабочей смены. При этом завизированное руководителем соответствующего структурного подразделения (департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия — в службу охраны.
4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее ___ числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до __ числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих подразделений.
4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет, в электронную базу 1С до ___ часов ___ числа месяца, следующего за отчетным.
4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до ___ часов ____ числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, распечатывают ее и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.

Начальник департамента по управлению персоналом,
режиму и внутреннему контролю: ________________/__________/

С настоящим Положением ознакомлен(а) __________/__________/

Описание решения (развернуть)

Решение разработано для всех сотрудников предприятия с целью оперативного отслеживания своего рабочего времени, для руководителей — с целью оперативного мониторинга ситуации в подразделении, для табельщиков — с целью автоматического расчета рабочего времени сотрудников по данных СКУД и 1С, автоматизированного согласования периодов отсутствия, автоматизированного формирования форм документов и уведомлений.

Для реализации данного проекта с системе ДИРЕКТУМ были созданы следующие объекты:

Справочники

Разработан справочник «Графики работы» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных по графикам работы из 1С ЗУП 3.1.;
Разработан справочник «Штатное расписание» в СЭД DIRECTUM и настроена синхронизация данных штатного расписания из 1С ЗУП 3.1.
Разработан справочник «Отсутствия сотрудников» и типовой маршрут «Причины отсутствия» для согласования периодов и причины отсутствия и принятия решения о том, включается ли данный период в рабочее время или нет;
Разработан справочник «Табель учета рабочего времени» и сценарий расчета плановых и фактических данных по сотрудникам;
Разработаны вспомогательные справочники модуля: «Перерывы подразделений», «Сотрудники с гибким графиком работы», «Руководители сотрудников».

Виды документов

Создан документ «Уведомление сотрудника», который формируется автоматически на основе расчета, визируется, регистрируется и отправляется на ознакомление сотруднику и руководителю.

Документ формируется автоматически на основе утверждённого макета с подстановкой полей и формированием штампа простой ЭП.

Сценарии СЭД DIRECTUM

Сценарий «Синхронизация данных по графикам работы». Сценарий предназначен для первоначальной загрузки и обновления данных в справочнике «Графики работы».

Сценарий «Загрузка данных по перерывам в подразделениях». Для корректной работы расчетов, необходимо внести информацию по перерывам подразделений, для которых есть отличия от графиков работы;

Сценарий «Расчет фактически отработанного времени сотрудниками» — Сценарий предназначен для выполнения расчетов планового, фактического времени работы и отсутствий сотрудников на рабочем месте. Период запуска сценария – 4 часа. Сценарий проходит по списку действующих записей справочника «Работники». Если смена сотрудника по графику завершена, выполняется расчет отсутствий и табеля за отработанный день.

Мастер действий «Реестр отсутствий»

Для автоматизированных сотрудников — создание записи в реестре о планируемом отсутствии на рабочем месте и отправки задачи по маршруту «Причина отсутствия» для согласования с руководителем.

Для не автоматизированных сотрудников – создание записи в реестре о планируемом отсутствии сотрудника руководителем с уведомлением табельщика.

Для фиксации присутствия на рабочем месте если сотрудник забыл пропуск. Информация вводится сотрудником охраны по окончании рабочего дня.

Есть дополнительная проверка о данных в реестре отсутствий за период указанный сотрудником. Если сотрудник забыл пропуск, то в таком случае охрана фиксирует время входа и/или выхода. Факт входа/выхода сотрудника на предприятие для расчета отработанного времени в таком случае берется из журнала охраны. Рабочее место охраны было автоматизировано в рамках данного проекта. До реализации данного проекта охрана вела бумажный журнал учета.

Если сотрудник или охрана не сделали запись в реестре отсутствий, то система на следующий день сама произведен расчет, найдет несоответствие и пришлет запрос на причину отсутствия.Аналогичное поведение при обнаружении опозданий или ранних уходов с места работы.

Если отсутствие больше 2 часов, по анализу графиков на предприятии, это может быть неправильное указание смены в 1С, например, если сотрудника перевели в другую смену, или он вышел на замещение другого сотрудника, или ушел на больничный и т.д. – в таком случае уведомление сразу приходит табельщику и он связывается с руководителем, для выяснения причины отсутствия. Такое решение позволило выявлять максимально быстро болеющих сотрудников, которые не проинформировали о своем отсутствии или информация не дошла до табельщиков. Также исключили ряд ошибок, которые могли привести к подобной ситуации.

Рисунок 1. Карточка отсутствия, рассчитанная системой

Маршрут «Причина отсутствия»

Используется для согласования отсутствия сотрудника на рабочем месте, либо ввода комментариев по нарушениям. Если сотрудник не автоматизирован, его блок пропускается, и задача на ввод комментариев направляется руководителю. Последним задание получает табельщик для принятия решения об исключении периода отсутствия из фактически отработанного времени из табеля.

Функции СЭД DIRECTUM

Функция «ПолучитьДанныеИз1С» — функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из 1С ЗУП.
Функция «ПолучитьДанныеИзAPACS» — функция предназначена для получения данных по сотруднику на дату из СКУД APACS.
Функция «РасчетОтсутствийСотрудника» — функция предназначена для расчета отсутствий сотрудника за период и создания записей в справочнике «Реестр отсутствий сотрудников» .
Функция «РасчетТабеляСотрудника» — функция предназначена для расчета фактически отработанного времени на дату, создания записей и заполнение табличной части в справочнике «Табеля учета рабочего времени сотрудников».

Отчеты СЭД DIRECTUM

Разработаны отчеты специалиста отдела кадров, с возможностью доступа руководителей и сотрудников в соответствии с иерархией.

Отчет «Реестр нарушений»
Отчет «Уведомление о балансе рабочего времени и нарушениях»
Отчет «Отчет о балансе рабочего времени»

Обложки

Для работы сотрудников создана обложка, с которой запускается мастер создания рабочей поездки и отправка на согласование данного отсутствия руководителю. Реестр поездок содержит в себе все поездки сотрудников. В зависимости от роли могут быть доступны поездки только лично сотрудника или всего подразделения (для руководителей).

Рисунок 2. обложка журнала учета отсутствия.

Рисунок 3. Модуль табельщика с переходом ко всем настройкам и справочникам.

Рисунок 4. Карточка табеля сотрудника за месяц

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Бланк документа

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

– организацию делопроизводства в Организации; – основы организации труда; – основы законодательства о труде; – правила внутреннего трудового распорядка; – нормы и правила по охране труда. 1.6. В своей деятельности табельщик руководствуется: – нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; – правилами внутреннего трудового распорядка; – приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя; – настоящей должностной инструкцией;

– правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите. 1.7. В период временного отсутствия табельщика его обязанности возлагаются на _____________________. 2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Табельщик исполняет следующие обязанности: Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников Организации на работе, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих. Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д. Табельщик имеет право:

3.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей. 3.2. Повышать свою квалификацию. 3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности. 3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности. 3.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности. Табельщик несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством. 4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством. 4.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством. 5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы табельщика определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации. 5.2. В связи с производственной необходимостью табельщик обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения). 6. ПРАВО ПОДПИСИ 6.1. Табельщику для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных материалов и документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

голоса

Рейтинг статьи

Читать еще: Должностные обязанности электромонтажника в строительстве