Lingwish.ru

Онлайн журнал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год

Номенклатура дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

  • историческую;
  • культурную;
  • экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Читать еще:  Коды видов валютных операций 2021

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
  • дата составления;
  • утверждающая виза руководителя с датой;
  • в конце — фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

№ п/пНазваниеСодержание
1Индексделопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2Заголовокзаголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3Количество единиц храненияуказывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечняПериод обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5Примечаниеставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.
Читать еще:  Форма ИНВ19 Сличительная ведомость товарноматериальных ценностей

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

  • Устав организации.
  • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
  • Номенклатура дел подразделений.
  • Штатное расписание.
  • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
  • Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  • Номер (индекс) дела.
  • Наименование его.
  • Количество папок (единиц хранения) в деле.
  • Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • КоАП РФ (ст. 13.25)
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
  • приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
  • примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.
Читать еще:  Залоговая расписка. образец и бланк для скачивания 2021 года

Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела. Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел ( вот вам образец ).

На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.

Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.

Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector