Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

• 1 Зачем нужна нумерация
• 2 Принципы нумерации распоряжений
• 3 Регистрация распорядительных документов

Для систематизации распорядительной документации применяют нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве. Она позволяет обособить приказы от заявительных бланков, справок и других форм кадрового учета. Процесс внедрения системы классификации и присвоения уникальных номеров приказам и распоряжениям должен быть прописан во внутренних нормативных актах компании.

Обычно нумерация приказов начинается заново каждый год. В отдельных случаях, когда приказов в деле совсем мало, можно вести нумерацию в книге приказов на протяжении нескольких лет, главное, чтобы потом эти приказы были сшиты в одно дело.

Для чего нужна нумерация

Основное назначение номера на приказе – это гарантия того, что приказы не будут издаваться задним числом, поскольку все они после подписания должны быть зарегистрированы в специальном журнале. На практике такое не всегда возможно и очень часто приходится отменять уже подписанные приказы или издавать новые с датой, которая отличается от текущей. Поэтому многие организации нумеруют свои приказы не при их печатании, а позже, проставляя номер от руки в специально оставленной ячейке, либо заполняя журнал регистрации не день в день, а с небольшим «отставанием».

Как нумеровать приказы в зависимости от срока их хранения

Для удобства ведения кадрового делопроизводства рекомендуется делить все кадровые приказы на две части:

• приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и т.д.);
• приказы по кадровому делу (отпуска, командировки, выговора и т.д.).

Первая группа приказов должна храниться на предприятии 75 лет (для документов, завершенных делопроизводством до 01.01.2003 г.), или 50 лет (если делопроизводство по ним завершено после 01.01.2003 г.), в то время как сроки хранения другой группы варьируются от 3 до 5 лет (ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Каждую группу приказов подшивают в отдельную папку и нумеруют сквозной нумерацией, не зависящей друг от друга. Для удобства также к номеру можно проставить буквенную литеру, отражающую вид приказа, они могут отделяться от цифры (номера приказа) знаком «–» или «/», либо ставится рядом с ней.

Например, для приказов по личному составу можно использовать обозначения «Л» или «ЛС» (приказ № 18-Л, № 25/ЛС, № 148лс и т.д.) Для приказов по кадрам часто используют литеру «К» – кадры, либо буквы, которые отражают суть приказа, например, «О» или «От» – отпуска, «Пр» – премия, «К» – командировка.

Порядок нумерации приказов необходимо установить локально –нормативным документом, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Все номера ставятся арабскими цифрами, начина с «1».

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве производится в обязательном порядке, что значительно облегчает ведение учета и движения кадров. Как правило, номер обозначается одной цифрой, либо цифрой с буквенным кодом, который отражает суть приказа.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Используется ли новая нумерация с каждого нового года

Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку.

Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.

Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение.

Как нумеровать и регистрировать

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:

• основная;
• по личному составу;
• административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

• о создании компании;
• об утверждении расписания штата;
• об утверждении графика отпусков либо командировок;
• о создании отдельных структурных подразделений организации;
• о слиянии с другими предприятиями;
• о реорганизации либо ликвидации;
• прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

• о приёме на должность;
• о переводе сотрудника;
• о премировании сотрудника;
• о повышении;
• об увольнении;
• о дисциплинарном взыскании;
• о командировке;
• об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
• в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Порядок нумерации

Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:

1. Упорядочение всей документации.
2. Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
3. Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.

Обратите внимание! Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.

Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций

Наибольшую сложность представляет собой систематизация кадровых документов в компаниях со штатной численностью в несколько тысяч человек. В таких корпорациях множество подразделений, удаленных филиалов. Нумерация приказов здесь может зависеть от степени централизации функций. При наличии в удаленных подразделениях собственных кадровых служб, нумерация приказов может быть аналогична принятой на предприятиях средних размеров.

Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:

• самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
• отдел, служба или департамент, где числится работник;
• фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.

Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.

Если других критериев для деления нумерации приказов по кадрам не используют, то по аналогии с предыдущим примером нумерация будет выглядеть так:

№ 1-2021/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.

То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2021-1.

При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.

Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2021-1.

В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.

Номер приказа будет следующим:

№ 4.3ф2/бс/2021-1о или №4.3/2021-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.

Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.

Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.