Образец Журнала регистрации приказов по основной деятельности

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения; прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения; оплата труда, доплаты и премирование; отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми; длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением; кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные; дисциплинарные взыскания.

изменения правил, регулирующих внутренний распорядок; утверждения обновления штатного расписания; назначения работников на руководящие посты; сокращение численности.

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации. Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:

Титульный лист. На нем расположены:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения;
• дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:

• Ф.И.О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
• их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

• порядковый номер приказа;
• номер, название и дату регистрируемого документа;
• количество листов в документе;
• Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Как заполняется и ведётся журнал приказов по основной деятельности

Наряду с отсутствием обязанности вести данный вид документа, законодатель не предусмотрел и унифицированной формы. Прерогатива по распоряжению журналом отдана руководству компаний. Так, оно может включить в положение о делопроизводстве образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Сейчас в управленческой среде наблюдается тенденция по переходу на электронную форму ведения учёта. Конечно, это подразумевает наличие материально-технических средств. Но к преимуществам этой формы можно отнести повышенную скорость поиска, удобство, компактность.

К слову, последний фактор может сыграть на руку злоумышленнику, пожелавшему скопировать нужные данные на флешку. Поэтому, при организации учёта приказов рекомендуется интегрировать ввод данных без возможности копирования, ограничить доступ полномочных лиц, а также не забывать про бумажную версию.

Кстати, обязанность вести журнал лежит на сотруднике компании, который по должностной инструкции или по отдельному распоряжению должен выполнять такую функцию. Это может быть и директор компании лично, если фирма небольшая. В большинстве случаев этим занимается делопроизводитель, архивариус или кадровый инспектор.

Если речь идёт о физическом носителе, то журнал может выглядит как амбарная книга. При необходимости можно нанести титульный лист, чтобы визуально отличать от других похожих документов.

Ведение начинается с подсчёта и нумерации листов. Исполнитель прошивает журнал капроновой нитью, делает бумажную склейку на обороте, перед обложкой. Прошивать журнал нужно таким образом, чтобы случайное или преднамеренное удаление страниц не осталось незамеченным. На склейке пишется число пронумерованных и прошитых листов, а сам журнал следует подписать у директора и поставить печать.

Обычно журнал содержит:

• Порядковый номер приказа.
• Дату принятия.
• Регистрационный номер.
• Краткую фабулу, о чём документ.
• Должность, фамилию и инициалы работников, ответственных за выполнение.

На одном из первых листов можно сделать отдельную таблицу, в которой указать ответственных за ведение журнала. Так как текучка кадров может быть высокой, возникнет потребность узнать, кто вёл учёт в интересующий период.

Правила заполнения журналов и оформление документов

Любая книга с приказами предназначается для хранения в архиве. Её назначение заключается в фиксации распоряжений, а также в предоставлении возможности в любой момент проверить постановления об основной деятельности.

Требуется учитывать следующие правила заполнения:

• на титульном листе заглавными буквами пишется название компании;
• обязательно указывается дата начала нового журнала;
• в первых графах проставляется порядковые номера записей;
• во второй графе пишутся персональные данные ответственного кадрового работника;
• номера самих приказов выставляются в третьей графе;
• четвёртая графа предназначена для даты;
• в пятой графе записываются данные о сотрудниках или отделе, на который распространяется приказ;
• в шестой графе записывается само содержание в краткой форме.

Все бумаги в конечном итоге попадают в специальный журнал. Соответственно нужно ознакомиться с образцами и установить шаблоны. Сотрудники в дальнейшем будут подчиняться этим правилам.Указания, касающиеся организации делопроизводства, уже утверждены федеральными органами. В частности имеются распоряжения Росархива, касающиеся в первую очередь требуется нумеровать и проставлять даты. Обычно срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности соответствует сроку самих приказов, а они в свою очередь должны храниться постоянно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

• Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
• Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
• Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

• Документы о назначении руководителя на свою должность.
• Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
• Документы относительно формирования штатного расписания.
• Документы о трудовом распорядке.
• Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

• Хозяйственной деятельности компании.
• Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
• Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

• Порядковые номера регистрируемых документов.
• Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
• Номера приказов по основной деятельности.
• Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
• Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.

Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение

На титульном листе журнала указываются:

• его название;
• название организации;
• крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
• ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Интересные статьи:

Бланкер.ру Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы…

Журнал для бюджетников и коммерсантов одинаковый? Для отражения итогов ВФК в коммерческих структурах может использоваться…

Элементы журнала Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она…

Массовые адреса 2019, адреса массовой регистрации юридических лиц, как проверить массовый адрес, как выбрать юридический…

Составные части журнала Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой…