Оптимальная численность персонала как ее определить?
Методы расчета оптимальной численности персонала
Методы расчета оптимальной численности персонала
Новый управляющий обходит служебные помещения.
– Скажите, пожалуйста, – спрашивает он своего заместителя, – сколько людей здесь работает?
– Я думаю, процентов пятьдесят.
Как бы то ни было, расходы на персонал явно коррелируют с его численностью. А следовательно, нужно уметь рассчитывать, какова будет оптимальная численность персонала. Для этого существует ряд методов, и наиболее применяемые мы рассмотрим ниже.
Общий обзор методов расчета. Прежде чем говорить о конкретных методах расчета численности персонала, стоит обозначить основные принципы, на которых будет основан любой расчет численности.
1. Численность рассчитываем с учетом оптимизации деятельности (внедрения нового оборудования, программного обеспечения, технологий деятельности, новых рабочих процедур и т. п.). Расчет численности персонала без учета оптимизации деятельности в конечном итоге приведет в лучшем случае к той же самой численности, что есть на текущий момент. Обязательно надо учитывать резервы роста производительности труда.
2. Методы расчета численности подбираем дифференцированно в зависимости от категории персонала. Все методы расчета имеют свою область применения, которая, как правило, зависит от характера деятельности сотрудников.
3. При выборе того или иного метода учитываем сложность самого метода, доступность и трудоемкость сбора исходных данных для расчета, а также требования к конечному результату. Проще говоря, из пушек не стреляем по воробьям.
Нельзя сказать, что существует некая «волшебная таблетка», единственно правильный способ расчета численности персонала. Исходя из практики, всегда приходится если не «изобретать велосипед», то его усовершенствовать в зависимости от того, какова специфика предприятия и какие исходные данные имеются для расчета. Как правило, для каждого предприятия в конечном итоге появляется своя уникальная методика расчета численности.
Среди наиболее широко применяющихся методов расчета численности можно назвать:
• метод прямого нормирования;
• метод экспертных оценок;
• метод функционального анализа;
• статистический метод с использованием нормообразующих факторов.
Краткая характеристика методов приведена в табл. 5.3.
Таблица 5.3. Краткая характеристика методов расчета численности
Ориентировочный метод. Суть метода заключается в планировании численности путем корректировки базовой величины (при изменении объемов производства). Определение численности персонала происходит на основе ожидаемого изменения объема производства и производительности труда работников.
Метод применим для предприятий с однородным производством, так как применение данного метода к предприятию, выпускающему разнородную продукцию небольшими партиями, будет некорректным.
Достоинством данного метода является то, что в нем используется относительно небольшой объем исходной информации и не требуется построения сложных математических моделей.
К недостаткам метода относятся высокие требования к качеству исходной информации и к точности оценки изменения производительности труда в плановом периоде.
Алгоритм расчета следующий:
1. Сбор исходных данных по отчетному периоду (объем производства, производительность труда, численность персонала в отчетный период).
2. Определение (прогнозирование) для планового периода объемов производства и производительности труда.
3. Расчет численности персонала для планового периода (определяется как произведение объемов производства на производительность труда).
4. Сравнение численности персонала в плановом и отчетном периоде (табл. 5.4 и 5.5).
Таблица 5.4. Пример расчета численности ориентировочным методом
Таблица 5.5. Пример расчета численности ориентировочным методом (продолжение)
Метод прямого нормирования. Суть метода прямого нормирования сводится к тому, что численность персонала определяется количеством и загрузкой обслуживаемых машин, агрегатов, либо как вариант – необходимое количество работников (нормативы численности) определяется на основе норм обслуживания. Применение данного метода требует развитой системы нормирования труда в компании.
Применение данного метода проще всего рассмотреть на примере, в данном случае – для численности рабочих ремонтностроительного участка (табл. 5.6).
Таблица 5.6. Пример расчета численности рабочих ремонтно-строительного участка
Ч норм = (Тн х Оф/Е)/Фв,
где Ч норм – нормативная численность на выполняемый объем работ, чел.; Тн – нормативные трудозатраты в чел*час на единицу измерения объема работ; Оф – планируемый объем работ (м 2 , т и т. п.); Е – единица измерения объема работ (м 2 , 100 м 2 , т, 100 т и т. п.); Фв – годовой фонд рабочего времени (час); Выражение Тн х Оф/Е представляет собой трудозатраты на весь объем работ.
Пример (изготовление арматурных сеток): Ч норм = (261 чел*час х 3800 м 2 /100 м 2 )/2001 час = 4,96 чел. 2001 час – особенности работы на Севере.
Достоинством прямого нормирования является его высокая точность, а также метод позволяет учитывать особенности производства в наиболее полной мере. Однако метод требует наличия большого массива данных. Исходные данные часто ограничены только отечественным опытом, в результате по сути определяется верхняя допустимая граница численности персонала, а не его оптимальное значение.
Метод экспертных оценок. Идея данного метода довольно проста, она заключается в сборе и обработке мнений экспертов по вопросу о численности персонала. Обычно такой способ выбирают, когда отсутствует детальная и структурированная информация, которая необходима для применения других методов. Часто используется также для корректировки ранее рассчитанных нормативов.
Достоинствами данного метода являются быстрота и невысокая трудоемкость его реализации. Однако точность данного метода невелика, в первую очередь из-за риска получения субъективных, научно необоснованных оценок.
Алгоритм использования данного метода следующий:
1. Формируется группа экспертов, которая в силу своих знаний и практического опыта способна ответить на поставленные вопросы по численности персонала.
2. Проводится сбор мнений экспертов по оценке численности персонала в подразделениях или компании в целом.
3. Проводится сбор данных о численности персонала в аналогичных предприятиях (передовых с точки зрения применяемых технологий).
4. Проводится согласование мнения экспертов различными методами (например, метод Дельфи, метод устранения крайних оценок с последующим усреднением и т. п.) с учетом сравнения данных по численности на аналогичных предприятиях.
Успех применения данного метода определяется в первую очередь правильным подбором экспертов по проблеме численности персонала, которые высказали бы независимое мнение.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Выполнение расчета численности персонала
Для расчета целевой численности персонала онлайн достаточно указать фонд рабочего времени на планируемый месяц, фактическую численность и значения драйверов численности в разделе 1 «Ввод данных для расчета». Драйвера численности – это несколько основных факторов, от которых зависит трудоёмкость работы. В нашем примере таких факторов два – количество клиентов и количество заказов в месяц. Методика определения драйверов численности будет изложена ниже.
Как применяются нормы по штатной численности?
Исходя из отмеченных норм, руководство фирмы определяет то, какими должны быть штатная численность и штатное расписание, которые позволяют хозяйствующему субъекту стабильно осуществлять основные виды деятельности. Как правило, указанные нормативы позволяют охватить все ключевые аспекты организации производственного процесса на предприятии.
Важнейший аспект вычисления соответствующих показателей — классификация рабочих позиций в штате предприятия по различным группам. Изучим его подробнее.
О среднесписочной численности
Её определяют на протяжении различных временных отрезков. В список при этом включают даже тех, кто занят не полный рабочий день. Главное – чтобы они выполняли работу на законных основаниях. Это особенно актуально для граждан, занятых на вредных производствах.
На следующем этапе расчёты будут уже более точными. Списочные количества работников за каждый месяц складываются вместе. Тогда и получаем среднесписочный результат.
Отдельно определяются часы, отработанные не в полном объёме.
Год, квартал или полугодие – периоды, на протяжении которых легко определять результаты. Результаты всегда округляются до целых чисел.
При сдаче отчётностей в адрес ИФНС среднесписочная численность сотрудников так же становится показателем, имеющим значение. Организацию просто оштрафуют при отсутствии своевременной подачи документации с соответствующими параметрами.
Пересчёт суммы ЕНВД, подача отчётов в электронном виде – все эти действия требуют определения среднесписочной численности сотрудников. Параметр позволяет понять, на какой системе стоит работать предприятию – на УСН, ЕНДВ. Форма статистического наблюдения для Росстата требует среднесписочной численности сотрудников. Численность сотрудников прописывается в уставе компании, хотя подобное требование не входит в разряд обязательных. У каждого предприятия есть право самостоятельно определять методики, которые помогают контролировать показатель. Коммерческие предприятия не уделяют ему должного внимания, что становится ошибкой.
Зачем нужно штатное расписание и структура
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.
Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.
Утверждается расписание приказом по организации.
Сокращение численности персонала в условиях кризиса: формула или модель?
Владимир Репин
Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»
Член ABPMP Russia
Руководитель отдела Анализа и методологического обеспечения ПО № 8 ГБУ «Аналитический центр» Департамента экономической политики и развития города Москвы
Консультант по управлению
Кандидат технических наук
В условиях кризиса сокращение численности персонала является одним из факторов выживания компании. Но необоснованное сокращение численности существенно увеличивает риски не выполнения процессов в срок и с нужным качеством. А это может привести к потере клиентов, сокращению выручки и, как следствие, к банкротству организации. Может ли руководитель опираться на простую формулу для расчета численности персонала? Какова вероятность принять неправильное управленческое решение? Как можно использовать процессный подход и имитационное моделирование для определения оптимальной численности персонала? В статье Владимира Репина обсуждаются эти вопросы на примере моделей процессов, разработанных в среде Business Studio 4.0.
Введение
Во время кризиса 2008 года многие компании существенно сократили численность персонала. Причем такие сокращения довольно часто проводились без детального анализа. Руководители подразделений были вынуждены в сжатые сроки принять достаточно тяжелые решения по увольнению части своих сотрудников. Естественно, что после такой процедуры эффективность многих снижалась, страдало качество, повышались сроки производства продукции/услуг
Сегодня, в 2015 году в условиях очередного кризиса ситуация такова, что задача оптимизации численности персонала является ключевой для любого бизнеса. Может ли руководитель опираться на простую формулу расчета численности, предложенную, например, нормировщиком? Каким методом можно воспользоваться, чтобы принять обоснованные решения? Давайте рассмотрим пример простого процесса и проанализируем ситуацию, которая вокруг него складывается.
«Простой» процесс
На рис. 1. показан простейший . Он заключается в том, что три сотрудника, находящиеся на различных должностях, последовательно выполняют три операции по созданию документа для внешнего заказчика: находят нужную информацию, подготавливают и передают заказчику некоторый документ. Каждая операция (согласно хронометражу) длится 10 минут. Заявки от заказчиков поступают равномерно с интервалом в 5 минут (всего около 2000 заявок в месяц). Получится ли у нас рассчитать на пальцах, сколько сотрудников нужно для подготовки документов? Основным ограничением является срок подготовки документа — «в течение 1 рабочего дня с момента подачи заявки». Давайте попробуем. Полезное время работы сотрудника — 22*8*60 минут = 10560 минут. Время, требуемое одному сотруднику для обработки заявки, составит 2000*10 минут = 20 000 минут. Очевидно, что нужно иметь двух сотрудников на должности, А, чтобы обработать все заявки.
Посмотрим теперь, что будет в реальной ситуации. Для этого опишем рассматриваемый и проведем его имитационное моделирование в среде Business Studio 4.0. Для начала, пусть на каждой должности находится по одному сотруднику.
Рис. 1. Пример имитации процесса. Февраль 2015 г. 1920 заявок, 3 сотрудника
Результаты имитации процесса показывают (см. рис. 1), что в феврале 2015 года на вход процесса поступило 1920 заявок. Из них только 958 (почти 50%) было выполнено к концу месяца. На первой операции процесса возникла очередь длинной 6 дней 16 часов. Наши расчеты «на пальцах» подтвердились. Давайте посмотрим, что будет, если увеличить численность всех сотрудников вдвое. На рис. 2. показаны результаты соответствующей имитации.
Рис. 2. Пример имитации процесса. Февраль 2015 г. 1920 заявок, 6 сотрудников
На рис. 2 видно, что практически все заявки были выполнены. Длина очереди почти нулевая. Это означает, что численность по два сотрудника на каждой должности является оптимальной численностью для получения результата данного процесса (документ выдается «в течение 1 рабочего дня с момента подачи заявки» и даже быстрее). При этом мы, конечно, не учитывали прогулы, пьянки и беременность.
Любой скажет, что такие расчеты легко сделать безо всякого описания и имитационного моделирования процесса. Безусловно, это можно сделать ( учесть % неявки персонала на работу, беременность и другие факторы при помощи коэффициентов, как это делают опытные нормировщики). Но давайте посмотрим, можно ли будет так просто выполнить расчет в более реальной практической ситуации.
«Сложный» процесс
Усложним процесс следующим образом:
- Заявки поступают неравномерно в течение дня;
- Операции процесса выполняются не точно 10 минут, а их длительность имеет некоторое распределение (минимум — 6, максимум — 14 минут);
- Существует определенный уровень «брака» при подготовке документов — 5% (выявляется потребителями при получении документов).
На рисунках 3, 4 и 5 показаны распределения соответствующих параметров, используемых при имитации.
Рис. 3. Распределение событий, запускающих процесс, по времени в течение дня
На рис. 3. видно, что пиковая нагрузка приходится на три часа дня.
Рис. 4. Распределение количества событий, запускающих процесс
В целом, распределения на рис. 3 и 4 подобраны так, чтобы общее количество заявок в месяц составляло около 2000, как и в предыдущем случае.
Рис. 5. Распределение времени выполнения операций (кроме проверки руководителем и клиентом)
На рис. 5. показано распределение времени выполнения операций процессов. Видно, что матожидание времени выполнения составляет 10 минут.
Вопрос. может рассчитать «на пальцах» по простой формуле, сколько сотрудников потребуется для результативного выполнения такого процесса? Вряд ли… скажет, что можно сделать расчет «по среднему», но он не будет учитывать пиковые нагрузки, которые для реального бизнеса и представляют наибольший интерес… И это только один простейший процесс. А сколько в организации сложных процессов? Обосновывая численность персонала по формуле, мы можем допустить ошибку, которая приведет либо:
- Потерям избыточного количество сотрудников;
- Снижению результативности , недовольству клиентов
Как видим, ни одна из указанных альтернатив нас не устраивает. Посмотрим, что покажет имитация процесса.
На рис. 6. показан пример имитационного моделирования с учетом указанных обстоятельств.
Рис. 6. Пример имитации процесса после усложнения ситуации. Февраль 2015 г. 2011 заявок, 6 сотрудников
На рис. 6 видно, что к сотруднику, выполняющему операцию «Находит нужную информацию» стоит очередь из заявок, длинна которой на конец месяца составляет немногим более 2 дней. мы не выполняем требования «В течение 1 рабочего дня с момента подачи заявки». Попытаемся увеличить численность сотрудников до 9 человек.
На рис. 7. показаны результаты соответствующей имитации.
Рис. 7. Пример имитации процесса после усложнения ситуации. Февраль 2015 г. 1971 заявка, 9 сотрудников
На рис. 7 видно, что при численности 9 человек (3 человека на каждой должности), очереди заявок практически нет.
Давайте предположим, что нам удалось провести работы по улучшению процесса, которые обеспечили:
- Сокращение среднего времени выполнения каждой операции процесса на 30%;
- Сокращению уровня брака до 1%.
Результаты имитации оптимизированного процесса показаны на рис. 8.
Рис. 8. Пример имитации процесса после оптимизации. Февраль 2015 г. 1953 заявки, 9 сотрудников
На рис. 8. мы видим, что очереди вообще нет. В связи с этим возникает подозрение, что сотрудники недостаточно загружены работой. Действительно, если посмотреть график работы сотрудника, занимающего должность С (рис. 9) видно, что он недостаточно загружен в первой половине дня, до пиковой нагрузки. Возникают мысли, как организовать работу так, чтобы в первой половине дня выводить меньше сотрудников и устранить соответствующие потери. Но это уже совсем другая история…
Рис. 9. График загрузки сотрудника, занимающего Должность С
Выводы
В данной статье мне хотелось обратить внимание читателя на следующие моменты:
- Определение численности персонала «на пальцах» (по формуле с коэффициентами) может приводить к ошибкам и, как следствие, к росту потерь. Необоснованное сокращение численности персонала может нанести вред организации;
- Описание и анализ процессов ( имитационное моделирование) дают возможность обосновать меры по их оптимизации;
- Методы и инструменты описания и анализа процессов должны использоваться в организации единой командой, состоящей из:
- Руководителей подразделений (постановка задачи, обеспечение информацией, организация работ, анализ процессов и принятие решений по оптимизации, организация и контроль реализации решений);
- (описание процессов, имитационное моделирование, анализ процессов, разработка мероприятий по оптимизации);
- Специалистов по нормированию труда (сбор данных для формирования имитационной модели, анализ результатов имитации процесса, участие в разработке мер по оптимизации).
Показатели, применимые к понятию «численность работников»
Сотрудников на предприятие могут принимать на временной или постоянной основе. Показателями количества людей в штате служат общая и списочная численность. Под первым вариантом следует понимать всех физических лиц, которые с работодателем находятся в трудовых отношениях. В списочную численность входят все работники предприятия за определенный период. При этом учитывается время работы каждого человека. Так определяется потребность в дополнительном найме людей. Он используется, если нужно заменить заболевшего сотрудника.
Явочная численность – число сотрудников с учетом количества рабочих мест с нормами времени относительно к их работе. Этот расчет численности работников предприятия производится по специальной формуле. Для определения явочной численности количество рабочих мест на предприятии следует умножить на время работы за определенный период и разделить на норму работы для одного рабочего в течение конкретного периода времени. Это касается дней и часов.
Выполнив простые арифметические действия, можно определить списочную численность. Показатель явочной численности умножают на количество рабочих дней. Сюда не следует включать праздники и выходные. Полученное значение следует разделить на количество рабочих дней. К рабочим дням не относится отпуск. Следует минусовать и те дни, когда сотрудник не явился на работу по уважительной причине.
В составе списка должны отображаться данные всех рабочих и служащих, принятых на постоянной основе. В него также входят лица, выполняющие временную работу. Показатель должен рассчитываться с учетом сезонных рабочих, если таковые имеются. В списке видны все работники сразу:
- фактические;
- отсутствующие;
- совместители;
- лица, работающие по гражданско-правовым договорам.
Общее и списочное определение численности работников осуществляется как на конкретную дату, так и за определенный временной период. При необходимости можно легко рассчитать среднесписочную численность, используя показатели времени работы: фактического или нормативного, которые выражаются в часах.
Выполнение необходимых расчетов
Под нормой численности следует понимать установленную численность штатных сотрудников, которые работают в определенных организационно-технических условиях. Простые методы расчета численности персонала основаны на применении 3-х подходов:
- Маржиналистского. Его использование позволяет определить количество работников, необходимое для получения максимальной прибыли. Расчет оптимальной численности персонала связан с анализом самой высокой продуктивности факторов производства.
- Экспертно-статистического. Подход позволяет проследить, в какой зависимости находится численность персонала относительно тех факторов, которые оказывают на нее влияние. Здесь пригодятся отчеты о работе как самого предприятия, так и его подразделений. Статистические зависимости могут быть установлены с помощью методов регрессивного анализа. Полученные результаты могут корректироваться с учетом экспертных оценок профессиональных специалистов.
- Аналитически-нормативного. При использовании этого подхода проводится анализ трудового процесса. Необходимо, чтобы организация труда проектировалась рационально. Важно нормировать трудоемкость работ. Подход может быть использован на действующем предприятии и на этапе проектирования его подразделения. Нельзя ставить перед людьми невыполнимые задачи. Важно добиваться оптимизации взаимодействия всех работающих.
Для служащих нормирование труда означает установление меры трудовых затрат при выполнении назначенного объема работ за конкретный период времени.
Нормы труда должны устанавливаться грамотно. При этом нужно учитывать уровень технического оснащения предприятия и другие немаловажные факторы.
В понятие нормы труда входят следующие нормы:
- времени;
- выработки;
- обслуживания;
- численности.
Если работы выполняются по одной и той же технологии, то разрабатываются единые нормы труда. Когда применяется типовая технология, требуется разработка типовых норм труда.
При проведении расчетов численности, с целью уточнения сколько людей находится в подразделениях компании, не забывайте о различиях в явочном, списочном и среднесписочном составах. Планирование персонала может быть краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным.
Среднесписочная численность работников
Среднесписочную численность сотрудников можно определить за различные периоды. Чтобы выполнить определение численности персонала, следуйте следующему плану.
Рассчитайте списочную численность. Когда работники заняты на производстве неполный рабочий день на законном основании, они должны быть включены в список. К примеру, это касается рабочих, занятых на вредных производствах.
На следующем этапе производятся необходимые расчеты. Чтобы в результате получить среднесписочную численность занятых в течение месяца работников, следует сложить вместе списочные численности работников за каждый календарный день.
Определите количество часов, которые были отработаны работниками в неполном объеме.
Узнайте среднесписочную численность работников, которые были на производстве заняты не полностью. Для этого количество часов, которые отработали сотрудники из вышеуказанной категории, делится на произведение обычной длительности рабочего дня, измеряемой в часах, на количество рабочих дней месяца.
Чтобы получить окончательный результат, прибавьте к среднесписочной численности полностью занятых сотрудников на производстве число работников, которые были заняты не полностью по различным уважительным причинам.
После этого можно подсчитать среднесписочное количество всех работников, занятых на предприятии, для определенных периодов. Например: на год, квартал, или полугодие. При выполнении расчетов вам потребуется округлить результат до целого числа. Если полученный показатель меньше 0,5, тогда он просто отбрасывается. Когда он равен 0,5 или превышает это значение, то его следует округлить до единицы.
Среднюю численность сотрудников необходимо знать при сдаче отчета за прошлый год в ИФНС. При несвоевременной подаче необходимых сведений организация будет оштрафована. Показатель вам понадобится при сдаче отчетов в электронном виде или при пересчете суммы ЕНДВ. При помощи него легко можно определить, может ли организация применять УСН и ЕНДВ. Средняя численность работников требуется при представлении формы статистического наблюдения в Росстат. На основании анализа этого показателя вы сможете узнать, есть ли у вашей компании права на льготы при уплате налогов. Так, компанию могут освободить от НДС, когда среди ее работников 50% составляют инвалиды.
Как определить численность отдельных категорий работников?
При планировании развития и дальнейшей деятельности предприятия руководитель намечает, какие ему в будущем потребуются ресурсы.
Сначала потребуется сделать оценку тех трудовых ресурсов, которые уже имеются. Проводится инвентаризация рабочих мест. Определяется, кто за какую операцию отвечает. Анализ должен проводиться по категориям сотрудников. В составе организации могут быть разнорабочие, клерки, узкие специалисты. Необходимо проанализировать каждую категорию работников.
Расчет численности персонала по категориям представляет собой не простую количественную оценку трудовых ресурсов. Значение этого показателя шире. Важно учитывать перспективы использования трудовых ресурсов в полной мере. Это невозможно сделать без проведения тщательного анализа факторов: социально-экономических; организационных и технических.
Нужно учитывать, что для каждого предприятия расчеты будут разными. Трудно точно определять численность персонала на предприятии, на котором производство ориентировано на сезонную работу. Возникают сложности и тогда, когда производственный процесс развивается скачкообразно. Если в течение года постоянно наблюдаются то увеличение и нарастание темпов производства, то спад, это означает, что число наемных работников тоже не является стабильным.
Когда создается новое предприятие, используются типовые структуры. Могут применяться соответствующие модели. Кроме внутренних условий значение имеют факторы внешней среды, включая рыночную конъюнктуру, цикличность экономического развития, особенности рынка трудовых ресурсов, госпрограммы или контракты.
Принципиальные схемы определения численности персонала влияют на установление количества необходимого персонала. Дополнительная потребность в работниках может быть заявлена после получение результатов анализа его наличия и потребности. При этом рассматривают отдельные категории по профессии или квалификации.
Младший персонал, занятый в сфере обслуживания, рассчитывается на основе норм обслуживания. Например, количество уборщиков рассчитывают, исходя из площади, которую они должны убирать. Окончательное решение принимает работодатель. Ему следует определить, насколько целесообразным является выполнение заявленных при планировании работ. Он оценивает возможности бюджета предприятия. Главное, чтобы задачи, поставленные перед работниками, были посильными. Тогда ему удастся добиться оптимизации производственного процесса.