Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов — применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

• О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
• О направлении работника (работников) на учебу/семинары
• О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
• О привлечении к сверхурочным работам
• О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
• О снятии с работника дисциплинарной ответственности
• Об отстранении от работы
• О прекращении отстранения и допуске к работе
• О вынесении взыскания работнику за прогул
• Об объявлении выговора
• и т.д.

Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся различные виды приказов на отпуск:

• О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
• О предоставлении учебного отпуска
• и т.д.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Как организовать нумерацию документов

Делопроизводственные индексы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от структуры организации. Основные принципы разработки нумерации приказов следующие:

• приказы по основной и административной деятельности должны регистрироваться отдельно от приказов по личному составу;
• приказы разных авторов должны регистрироваться под отдельными индексами;
• индекс должен однозначно указывать на вид распорядительного документа (приказ, распоряжение);
• индекс должен содержать информацию о годе создания документа.

Примеры индексов: «П-12/23» — приказ №12, издан в 2023 году, «РА-25/23» — распоряжение директора по административной работе №25, издано в 2023 году, «16-д/23» — приказ по дисциплине №16, издан в 2023 году.

Делопроизводственные индексы разрабатываются на основе оргструктуры и номенклатурных номеров подразделений и утверждаются, как правило, единожды. В случае, если изменяется штатное расписание или организационная структура допустимо индексы изменять.

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что входит в понятие «присвоить номер приказу»

Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:

• отнесение документа к одному из видов;
• определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
• определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
• составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
• регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.

Нужно ли нумеровать первый лист при прошивке приказов? Смотрите видео:

При отнесении приказа к тому или иному виду необходимо пользоваться п.19 раздела 1 Перечня типовых управленческих документов, в котором выделены три вида приказов.

Нумерация в каждой группе будет своей. Вид приказа может отражаться в буквенной составляющей номера. Если приказ касается основной деятельности, то логично использовать обозначение «ОД».

При нумерации документов, касающихся отдела кадров, используются обозначения «ЛС» или «К», административно-хозяйственной деятельности — «АХ» или «АХЧ».

Для крупных организаций с большим объемом документооборота удобнее формировать приказы о командировках, например, и приказы о переводе на другую работу. Это может также отражаться буквенными кодами: прием – «ЛС-п», увольнение — «ЛС-у», отпуск — «ЛС-о», командировка — «ЛС-к» и т.д.

Начать сначала или продолжить

Традиционно нумерация приказов осуществляется в пределах одного календарного года. Это правило вытекает, в том числе, из требований Основных правил работы архивов организаций (п. 3.4.6), касающихся составления номенклатуры дел, которая ежегодно переоформляется заново.

Особенности нумерации приказов по личному составу. Фото: myshared.ru

Каждый документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой (это залог того, что не будет путаницы с хранением в течение различного времени), нумерация документов в каждой папке начинается с 1.

Как формируется кадровое делопроизводство? Смотрите по ссылке.

Кто разрабатывает кадровые приказы, их виды

Приказ (он же имеет аналогичное название – распоряжение) – это юридический, организационно-правовой, имеющий императивную значимость с точки зрения закона кадровый документ, необходимый для решения различных кадровых вопросов для любого работодателя.

Он включает в себя необходимую письменную форму для обеспечения трудовыми правоотношениями обеих участников трудового права.

Составляется данный вид документа преимущественно сотрудниками кадровых служб или иными сотрудниками, совмещающими с основными обязанностями дополнительно и кадровое делопроизводство. Визируется приказ руководящими должностными лицами, с целью обязательного выполнения действующими работниками поставленных задач и указаний для нормализации рабочего процесса.

Формально, кадровые приказы делят на два основных вида:

1. по личному составу (включают в себя персональные сведения работников);
2. по основной деятельности предприятия (организации).

Должностные лица, на которых возлагают обязанности кадрового работника, чаще всего занимаются составлением и тех, и других форм приказов (распоряжений).

Делопроизводители и секретари нередко отвечают за составление и тех видов документов, которые регулируют не только трудовую, но и бухгалтерскую, общую и производственную деятельность на предприятии.

Приказы по личному составу представляют собой такой вид распорядительных документов, который письменно заверяется обеими сторонами, и тем самым закрепляет трудовые правоотношения между работодателем и работником. Они имеют юридическую силу для обеих сторон, поэтому составлять такие приказы нужно внимательно, с соблюдением всех установленных и допустимых Трудовым законодательством сроков и правил.

В основном, данный вид приказов относят к той категории документов, в которых фиксируют значимые с юридической точки зрения права и обязанности обеих сторон трудовых правоотношений.

В таких приказах закрепляется функциональная деятельность работника в организации. В зависимости от цели распоряжения, такие приказы создаются для приема на работу нового сотрудника, кадрового перемещения (перевод на новую должность) и увольнения, выплаты премий или иных видов поощрения, длительных командировок, и т.д.

В приказах по личному составу в обязательном порядке должны отображаться наименование организации (работодателя), преамбула приказа, Ф.И.О. работника, даты (дата составления приказа и дата, фиксирующая начало трудовых изменений или дополнений), подразделение, должность, оклад, характер работы, наличие испытательного срока и места для подписей ознакомления с приказом обеих сторон.

То есть указывается вся кадровая информация, связанная с профессиональной деятельностью работника и его трудовыми обязанностям (изменениям).

Хранение вышеуказанных документов составляет 75 лет с момента их архивации. При сшивании, на них под конец старого или на начало нового года составляется общая опись, включающая в себя перечень названий перечисленных документов, наименование сотрудников и занимаемых ими должностей, а также даты самих приказов.

Как правило, в одну общую пачку сшиваются одинаковые по своему значению документы за прошедший год.

Виды приказов, относящиеся ко второй категории трудовых распоряжений, по своей структуре также имеют кадровое значение и включают в себя обозначение и регулирование организационных процессов трудовой деятельности работника.

Например, к таким видам кадровых документов относят:

1. Приказы на отпуска разного характера (ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3-х лет, учебный отпуск и т.д.);
2. Приказы о дисциплинарном взыскании;
3. Производственные приказы (о работе свыше нормы рабочего дня, то есть сверхурочно и о не запланированной заранее работе в выходные и праздничные дни);
4. Приказы на обучение или повышение квалификации;
5. Приказы о закреплении транспортных средств или иного имущества работодателя, на праве временного пользования работником;
6. Приказы о выполнении дополнительных поручении и назначении ответственных лиц.
7. Приказы по общей деятельности предприятия (например, запрет о курении табака в неположенном месте, или приказ о запрете аудио и видео записи на территории предприятия и т.д.).
8. Приказ о назначении ответственного лица за воинский учет (создается в случае, если в штате числится не более 500 сотрудников), за предоставление сведений по сотрудникам в ПФР РФ или Статистику. Как правило – эти обязанности возлагаются на работника кадровой службы, реже – секретаря или бухгалтера по зарплате.
9. Другие виды кадровых приказов наименьшей кадровой важности.

В качестве готового, можно сказать, идеального шаблона приказа, многие кадровые работники для составления документов по личному составу используют бланки унифицированных форм (по Госкомстату).

Ранее, они считались обязательными в кадровом делопроизводстве и применялись повсеместно во всех регионах России.

Однако, с 01.01.2013г., на основании ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», императивность норм в использовании унифицированных видов приказа была отменена.

С того момента работодатель в праве сам разрабатывать наиболее подходящие для него образцы приказов по личному составу. Но это не отменяет правила трудового законодательства вносить в документы все необходимые личные сведения работника. Они также должны быть указаны в обязательном порядке в приказе.

Удобство в применении самостоятельно разработанных бланков распорядительных документов заключается и в том, что работодатель может убрать из них все лишнее, или же дополнить текст приказа собственными необходимыми реквизитами или сведениями.

Например, если в организации нет профсоюза, то и отпадает необходимость вписывать в приказ об увольнении предложение о мотивированном мнении выборного профсоюзного органа (форма Т-8).

В отличие от приказов по личному составу в виде унифицированных форм, обязательным соблюдением которых кадровые работники ранее вынуждены были придерживаться, приказы (распоряжения) по основной деятельности всегда при их составлении носили произвольный, творческий способ оформления.

Обычно, его структура состоит из двух частей:

• вводная часть (включает в себя основою суть приказа);
• указательная (распорядительная часть) – она назначает ответственных лиц за исполнение и соблюдение настоящего приказа, и иногда включает в себя сроки его выполнения.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Приказ о нумерации приказов — важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации. Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно — срок их хранения.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для приказов с разными сроками хранения используются разные буквенные обозначения. При сложности и большом разнообразии приказов на практике вынужденно вводятся сложносоставные порядковые номера приказов. Вместе с тем, единственный объединяющий признак нумерации приказов в кадровом делопроизводстве — это требование ежегодного обновления порядка их исчисления. Другими словами, с первого рабочего дня наступившего нового календарного года нумерацию приказов допускается начинать с «1». Компании с малочисленным штатом вполне могут использовать простейшую нумерацию, состоящую из некоторого цифрового кода и буквенного шифра через разделительный знак. Расшифровывается номер приказа в соответствии с общими правилами следующим образом:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Активировать демодоступ. Подскажите, пожалуйста, как правильно вести нумерацию приказов? Секретарь отдела, г. Великий Новгород.

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться. Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Как правильно вести нумерацию приказов?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить — Елена А. Пономарева