Приказ и распоряжение процедура издания на предприятии

Приказы по личному составу — это какие приказы?

• Что такое приказ
• Виды приказов по личному составу и процедура их издания
• Унифицированная форма приказа: пример
• Подготовка приказа по личному составу
• Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу
• Отмена приказа, внесение изменений

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

• ПОД (приказы по основной деятельности);
• ПЛС (приказы по личному составу);
• ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

• ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
• ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
• ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Рассмотрим некоторые вопросы порядка оформления приказов, а также особенности, связанные с их внедрением и выполнением.

Прежде всего отметим, что процедура издания приказов в действующем законодательстве не расписана. Поэтому каждое предприятие, исходя из своих потребностей, возможностей и специфики деятельности, решает для себя этот вопрос самостоятельно.

Мы изложим свое видение рассматриваемого вопроса.

Общие положения

Приказ по своей сути — это распорядительный документ, который издает руководитель предприятия в пределах своей компетенции.

Путем издания приказа руководитель предприятия может доводить до сведения подчиненных свою волю, ставить определенные задачи перед ними и указывать пути решения некоторых вопросов.

В соответствии с требованиями КЗоТ приказ является обязательным для выполнения сотрудниками предприятия (всеми или теми, кого он непосредственно касается).

В приказе не должны (не могут) содержаться требования, противоречащие нормам действующего законодательства.

Все приказы условно можно разделить на две большие группы:

• приказы, связанные с обеспечением основной деятельности предприятия (например, приказы о предпраздничных скидках на реализуемый товар, о проведении инвентаризации, о назначении различного рода комиссий);
• приказы по кадровым вопросам (например, приказы о принятии на работу сотрудника, увольнении, переводе на другую должность).

Основания для издания приказа могут быть самые различные. Вот, по-нашему мнению, основные из них:

• требования действующего законодательства (например, требование об обязательном проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и обязательств);
• определенное событие (например, необходимость принятия на работу нового сотрудника).

Разработка проекта приказа

Инициатором разработки приказа может быть руководитель предприятия, обособленное подразделение или конкретное лицо — работник предприятия (например, главный бухгалтер).

Как правило, разработку проекта руководитель поручает соответствующему структурному подразделению предприятия или конкретному сотруднику.

Подготовка проекта будущего документа может включать в себя три этапа:

1. Подготовительный, который включает в себя изучение сущности вопроса и сбор необходимой информации. На данном этапе определяются цели (задачи), которые должны быть достигнуты (решены) вследствие утверждения приказа, а также изучаются требования соответствующих нормативно-правовых актов, связанных с вопросом, затрагиваемым будущим приказом. Кроме того, анализируются.
2. Основной, в процессе которого составляется проект документа. Например, текст приказа по основной деятельности предприятия, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части поясняется необходимость издания приказа (скажем, в связи с вступлением в силу нормативно-правового акта или распоряжения вышестоящего органа). Распорядительная часть приказа несет основную смысловую нагрузку. В ней даются конкретные поручения соответствующим лицам с указанием сроков их выполнения. В конце приказа обычно указывается лицо, ответственное за его выполнение.
3. Заключительный, в ходе которого осуществляется согласование текста документа с соответствующими специалистами, заинтересованными службами и подразделениями. Если требования приказа касаются нескольких подразделений предприятия, то проект согласовывается с ними (при необходимости). В некоторых случаях издание кадровых приказов (например, об увольнении сотрудника) без предварительного согласования с юристом не допускается. По результатам согласования проекта приказа в него могут быть внесены соответствующие правки.

Следует иметь в виду, что приказы по кадровым вопросам имеют определенные особенности. Обычно они не содержат констатирующей части и начинаются с глагола (например, «Принять» , «Уволить» , «Перевести» ). Далее, при необходимости, прописываются условия приема (с испытательным сроком продолжительностью 1 месяц, временно, на период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения 3-летного возраста и т. п.). В заключение указывается основание для осуществляемых действий (например, заявление о приеме на работу или об увольнении по собственному желанию).

Доведение приказа до сведения заинтересованных лиц

Приказ, после его подписания руководителем предприятия, в обязательном порядке доводится до сведения исполнителей и заинтересованных лиц. Обычно для этого в конце документа делается надпись типа: «С настоящим приказом ознакомлен» , а ниже нее соответствующий сотрудник ставит свою подпись и дату.

Обращаем внимание на то, что требования не всех приказов доводятся до сведения сотрудников предприятия. Вместе с тем есть приказы, которые обязательны для доведения до сведения всех сотрудников предприятия.

Например, приказы о премировании являются обязательными для ознакомления (выполнения) сотрудниками бухгалтерии. Кроме того, приказы подобного рода могут вывешиваться на специальных досках для всеобщего обозрения. Приказ по кадровым вопросам в обязательном порядке доводится только тому лицу, которого он непосредственно касается, т. е. увольняемому или вступающему в должность.

А вот, например, приказ о переносе рабочих (выходных) дней доводится до сведения всех без исключения сотрудников предприятия.

Ответственность за невыполнение приказов

Приказ вступает в силу со дня его подписания и, как правило, действует до его отмены.

Согласно КЗоТ все сотрудники предприятия обязаны своевременно и в точности выполнять распоряжения собственника или уполномоченного им органа (т. е. руководства предприятия).

В соответствии со ст. 147 КЗоТ неисполнение таких распоряжений может повлечь за собой привлечение нарушителей к дисциплинарной ответственности (в виде выговора или увольнения).

Вместе с тем и собственник предприятия обязан создать нормальные условия труда для сотрудников, позволяющие последним выполнять его поручения (приказы).

Процесс создания названных документов

Планирование создания приказа, распоряжения

• Варианты инициирования распорядительных документов
• по разработанному ранее плану на определённый срок деятельности (плановая основа);
• по указанию (решению) руководства организации;
• по инициативе отдельных специалистов, руководителей отделов.

Инициирующими документами могут быть служебные письма, докладные записки, справки, заключения, акты.

Подготовка информации, её анализ

Информация должна быть своевременной, актуальной, достаточной. Её источниками могут выступать: законодательные акты, научные материалы, публикации, нормативные, текущие, архивные документы. Собранная информация оценивается всесторонне, рассматриваются разные варианты решений.

Проектирование акта, его согласование

Доработка проекта по итогам замечаний, предложений

Вносятся разнообразные замечания и предложения по результатам обсуждения. При замечаниях важного характера возможно корректирование документа, его переоформление и процедура нового согласования. Документ после усовершенствования формируется на бланке, отправляется руководителю для осуществления подписи.

Процедура подписания и последующей регистрации

После подписи акт становится полноценным документом, проходит регистрацию. Она предполагает фиксацию данных о создании акта в специальном журнале. Регистрация предусмотрена для осуществления дальнейшего учёта.

Знакомство сотрудников с документом

Документ вручается непосредственно всем исполнителям. Для этого практикуется использование копий, выписок.

Руководителям субъектов в работе нельзя обойтись без формирования приказов, распоряжений. Являясь равносильными рычагами власти, они имеют массу нюансов, отличающих их друг от друга. Необходимо профессионально использовать их для совершенствования функционирования предприятий и организаций.

Автор: Ксения Михайлова

Руководитель производственного предприятия, к.э.н.