Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Протокол заседания экспертной комиссии

В любом учреждении ежедневно составляются разнообразные документы, регламентирующие производственные, административные, социальные вопросы. Со временем их накапливается очень много, поэтому периодически часть документов подлежит сдаче в архив. Другая часть может запрашиваться сторонними организациями и необходимо оценить ее ценность, а также возможность передачи. Это делается только после проведения соответствующей экспертизы специально созванной комиссии и составления протокола.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Подлинность и копийность документов

При осуществлении отбора дел на хранение в архив предпочтение отдается подлинникам. Копии в обязательном порядке заверяются, они должны иметь дату и номер. Для будущего использования дубликат необходимо своевременно оформлять, особенно в случае постоянного хранения.

Юридической силой обладают только грамотно оформленные оригиналы. Если он содержит надлежащие реквизиты, то копии также обладают юридической силой. В отдельных случаях используется физическое состояние образца. Если он имеет особую ценность, но сильно поврежден, его реставрируют. Экземпляр-копию реставрируемого документа присоединяют к подлиннику.

Способы утилизации документов

Меры, направленные на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.

Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:

• Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами.

Компания «Делис Архив» предоставляет услугу уничтожение документов с истекшим сроком хранения при помощи мобильного шредера с выездом к клиенту.

• Сжигание. Второй по спросу метод. Его применение гарантирует полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.
• Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в скомканную массу. Это самый дорогостоящий способ.
• Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса отправляется на вторичную переработку.

Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и различной стоимостью. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из стоимости услуги.

В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и не нарушают законодательство.

Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению.

Ответственность за ненадлежащее уничтожение документов

В общем виде ответственность за нарушения, связанные с процедурой уничтожения бумажных или электронных документов, прописана в ФЗ «Об архивном деле».

К случаям нарушения, в связи с которыми наступает ответственность, относятся:

1. Неправомерная процедура ликвидации (например, сроки хранения еще не истекли).
2. Потеря бумаг, срок действия которых не истек.
3. Нарушение требований по комплектованию, классификации и т.п.
4. Нарушение условий хранения.

Конкретные меры ответственности регулируются НК, КоАП и УК.

Общие рекомендации по составлению актов

При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

• Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
• Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
• Заверение печатью не требуется.
• В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

Совет 1: Как писать протокол совещания

25 июля 2011 Автор КакПросто!

По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др.

Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний.