Сдача документов в архив при ликвидации организации

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Все документы, где отражены сведения по заработной плате и найму сотрудников, расчетам с ними, должны быть сданы в государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Сюда относятся различные приказы, карточки лицевых счетов, ведомости, учетные карточки. При приеме документов в архив составляется акт, второй экземпляр которого предоставляется в регистрирующий орган. Длительность хранения бумаг о стаже и выданной заработной плате, других отчислениях, оформленных до 2003, составляет 75 лет. Немногим меньше хранятся документы, составленные после 2003 года. Срок их хранения равняется 50 годам. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было получить точные сведения о стаже или доходе бывшего сотрудника.

Часто государственные или муниципальные структуры отказывают в хранении официальных актов банкротов или ликвидируемых компаний. Что делать, если документация еще подлежит хранению, но организация уже прекратила свое существование и не работает? Существует два варианта развития событий:

Самостоятельно искать место для хранения документов до момента прекращения их юридической силы. Минимальный срок при этом составляет от 5 лет.

Отдать документы на обработку с последующей систематизацией и описью. Далее их можно отправить на депозитарное хранение за дополнительную плату, обратившись в архивы, оказывающие подобные услуги.

Подготовка документов

Подготовка документов для передачи в архив включает в себя следующие основные операции:

• экспертиза ценности бумаг;
• оформление дел, их систематизация, переплет и подшивка с проставлением нумерации и составлением внутренней описи и листа-заверителя;
• подготовка описей всех документов.

Передачу бумаг на архивное хранение осуществляет специальная ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Однако все хлопоты по подготовке документов ложатся на ваши плечи. Процедура эта достаточно сложная и трудоемкая. А потому будет лучше, если упорядочением бумаг займется специальная архивная компания. Все, что нужно для этого, – заключить с соответствующим исполнителем договор от лица председателя ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего.

Как оформляются документы для архива при ликвидации

Документы на хранение принимаются в виде определенным образом сформированных дел. Т.е. существует определенная процедура, по которой оформляются папки с документами для сдачи в архив, которая регулируется Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций. Если документы будут оформлены неправильно, то архив отказывает в их принятии до полного устранения нарушений.

Дела подшиваются в картонную папку прочными нитками в четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и дат. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из папок и документов удаляются.

Листы в деле нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов.

В конце каждого дела помещается лист-заверитель. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются только количество пронумерованных листов. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления.

Для дел оформляются обложки. На обложке дела указывается следующая информация:

— название юридического лица (полное и сокращенное согласно свидетельства о регистрации), если были переименования – указать все (вначале пишется последнее название, то которое закрывается, затем по хронологии предыдущие)

— дата самого раннего документа и дата самого позднего документа, включенных в дело

— количество листов дела

Реквизиты обложки оформляются на компьютере на отдельном чистом листе с последующей наклейкой его на папку с документами.

Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел (до 15 дел), передаваемых на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.

К описи составляется историко-архивная справка. В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности следующая информация:

— дата создания и регистрации организации

— указываются задачи и функции организации

— виды деятельности организации

— состав участников компании

— дата перерегистрации фирмы, регистрация изменений и дополнений, а также их причины

— причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации)

Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах, текст опись предоставляется только в печатной форме. Каждый экземпляр описи прошивается нитками в отдельную картонную папку в четыре прокола. В опись дел входит: историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель. На обложку папки каждого экземпляра описи дел наклеивается оформленная на компьютере обложка описи дел.

Оформленные дела передаются в архив в картонных архивных коробках.

Государственная пошлина за передачу дел в архив отсутствует.

Передача документов на хранение при ликвидации юридического лица

Что делать с документами организации, когда она будет ликвидирована? Нужно ли куда-либо передавать на хранение документацию по личному составу, налоговую, бухгалтерскую и другую документацию? Или ее можно уничтожить?

Чем установлены сроки хранения документов?

Существует утвержденный Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень предусматривает различные сроки хранения для разных документов. При этом указанный в перечне срок хранения некоторых документов может превышать срок деятельности ликвидированной организации.

Для отдельных видов документов сроки могут быть установлены другими нормативными правовыми актами. Например, пунктом 4 статьи 59 Налогового кодекса Республики Казахстан установлено, что учетная документация должна храниться до истечения срока исковой давности (5 лет) для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация. Согласно пункту 1 статьи 62 Налогового кодекса налоговые формы хранятся у налогоплательщика (налогового агента) в течение срока исковой давности, установленного статьей 46 Кодекса (то есть — 5 лет).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Передача документов по личному составу в государственный архив

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» при ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или банкротным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.

Согласно пункту 176 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях в случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Что делать при ликвидации с остальными документами, срок хранения которых не истек?

Как было указано, законодательством предусмотрено, что обязательной передаче в государственный архив подлежат только документы по личному составу и документы, которые входят в Национальный архивный фонд. Законом не урегулировано, как поступать с другими документами ликвидируемой организации, срок хранения которых не истек.

Среди возможных вариантов — передача на хранение:

• вышестоящей организации;
• участникам (учредителям);
• в частный архив.

При этом законом не установлена какая-либо ответственность за то, что ликвидированная организация не передаст на хранение свои документы, срок хранения которых не истек. К тому же невозможно привлечение к такой ответственности организации после ее ликвидации. Возможность предъявления претензий по данному вопросу к руководству, сотрудникам или учредителям ликвидированной организации также отсутствует.

Таким образом, документы, не относящиеся к личному составу, должны храниться в течение установленных сроков, но в каком месте — законом не урегулировано, следовательно по усмотрению ликвидируемой организации или ее участников, учредителей.

Ответственность

Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О банкротстве» определяет круг лиц, ответственных за сбор документации, и ее передачу в архивные учреждения, а в случае банкротства предприятия, в специализированные структуры. Неисполнение возложенных обязанностей является поводом для привлечения виновных лиц к ответственности.

Как правильно вывести активы при разделении ООО, подскажут юристы. Читайте в статье по ссылке.

Подробно о порядке ликвидации муниципального унитарного предприятия — тут.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения

Документы, переданные в архив после ликвидации предприятия, могут иметь разный срок сбережения: от 3 лет до вечного хранения. В «Перечне…» утвержденном Приказом Федерального Архивного Агентства № 236 от 20.12.2019 г. представлен списочный состав для разных типов документов, появляющихся в ходе деятельности организации.

Согласно законодательству, все виды бумаг по периоду хранения разделены на 3 группы:

1. Постоянного (вечного).
2. Длительного.
3. Временного.

Вечное

Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:

• приказы;
• расписание работы;
• структура юрлица;
• учредительные документы, Устав;
• коммерческие договоры;
• акты приема-передачи недвижимого имущества;
• реестры акционеров, выписки из них;
• годовые отчеты акционерного общества;
• и др.

Длительное

Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:

• личные дела персонала по форме Т2;
• приказы по кадровым изменениям;
• трудовые договоры;
• журналы регистрации трудовых книжек;
• табели учета рабочего времени;
• лицевые счета по заработной плате;
• и т.п.

Временное

Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:

• доверенности, выданные сотрудникам;
• таможенные декларации;
• бухгалтерские отчеты;
• аудиторские заключения;
• иные бумаги, не содержащие важную информацию.

Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.

Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.

Сдача в архив

Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.

Документы для архива

Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.

При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:

• входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
• по личному составу компании;
• сроки содержания которых еще не истекли.

Подготовка к сдаче

Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:

1. Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
2. Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
3. После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
4. Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.

Оформление исторической справки

После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:

• полное название организации, юридический адрес;
• дата создания с перечнем причин;
• пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
• описание структуры предприятия;
• перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
• номер расчетного счета;
• ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.

К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.