Службова записка – призначення і приклад написання

Як написати службову записку, зразок

У великих компаніях для узгодження і врегулювання робочих питань між керівниками або працівниками одного рівня (на горизонтальному рівні управління) використовується службова записка. Як написати службову записку, де знайти приклад написання?

Документ необхідний тільки в тих випадках, коли усного звернення до товаришів по службі мало, потрібно підтвердити своє прохання, звернення письмовою або електронним свідченням.

Як правильно написати службову записку?

Форма написання вільна. Тим не менш, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватися загальні правила складання документів, а саме вказати:

• кому призначається (Ф. В. О. у давальному відмінку і посаду);
• найменування документа, дата, номер записки;
• коротку тему записки чи заголовок;
• в «тілі» записки описується ситуація, що склалася, і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача у зв’язку з ситуацією;
• посада укладача, його підпис і Ф. В. О., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.

Бажано уникати у записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми або ситуації, по можливості зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються в спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив’язаним до краю документа).

Щоб уникнути різних варіантів на кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. При цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення та із загальними вказівками щодо написання різного роду записок (доповідної, службової, пояснювальною).

Ідеальний варіант – поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання та/або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких значною мірою комп’ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступною по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Можливо, вам так само буде цікаво дізнатися більш детально про складання анкети при прийомі на роботу. Про це можна прочитати тут.

А так само корисна інформація про довіреності на право підпису, з прикладами їх написання.

Як написати службову записку

Службова записка є документом, що має інформаційно-довідковий характер. Це означає, що відомості, викладені в ній, вважаються достовірними і можуть використовуватися при прийнятті управлінських та організаційних рішень. Як будь-який документ, службова записка має юридичну силу. Щоб забезпечити цю вимогу, оформлення службових записок проводиться в суворій відповідності до затверджених офіційно державними стандартами.

За якими правилами оформляється службова записка

Оформлення службових записок проводиться відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Але слід враховувати, що з 1 липня 2017 року цей регламент буде замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Тому до того, як написати службову записку вперше, слід ознайомитися з тими вимогами, які встановлені ГОСТами. Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:

Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:

• назва структурного підрозділу, в якому працює укладач записки;
• посада прізвище та ініціали укладача документа;
• найменування документа «Службова записка»
• короткий зміст – суть документа, воно починається з приводу «Про» або «О»;
• дата складання записки;
• підрозділ, в якому працює адресат, його посаду, прізвище ініціали;
• текстова частина; відмітка про додаток, якщо воно є;
• підпис укладача.

Перелік обов’язкових реквізитів і правила оформлення службових записок можна встановити локальним нормативним актом роботодавця. Такий регламент може передбачатися, наприклад, положенням або інструкцією з діловодства, затвердженої керівником компанії. Локальним актом можуть бути також затверджені шаблони службових записок, що значно полегшують і прискорюють складання цього виду документів.

Документальне оформлення відрядження

Одним із важливих завдань при направленні у відрядження працівників є правильне документальне оформлення. Адже бувають випадки, коли з певних причин відрядження скасовують, відтерміновують або змінюють їх тривалість. Про оформлення зазначених обставин читайте у цій статті.

Загальний «пакет» документів

Для кожного підприємства головним орієнтиром має стати Положення про службові відрядження, яке визначає базиси поїздки, зокрема питання щодо документування відряджень.

Розглянемо перелік документів, які складають для документування службової поїздки:

• наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу. У ньому зазначають:

ПІБ і посаду відрядженого працівника;

пункт призначення (місто, область);

назву підприємства, на яке відряджається працівник;

інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації (зразок 1).

• кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов’язковий винятково для бюджетників (п. 6 розділу І та п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Проте не буде зай­вим і для госпрозрахункових підприємств. У ньому мають фігурувати суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження (зразок 2).

• завдання на відрядження — необов’язковий документ, адже мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Відповідно якщо є необхідність деталізації завдання, то радимо окремо скласти завдання на відрядження (зразок 3).

Здебільшого складання такого документа покладають на керівника структурного підрозділу. Хоча цілком можливо, що його складанням займається безпосередньо директор, який і має його затвердити.

• звіт про виконану роботу у відрядженні —необов’язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану роботу у відрядженні. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної роботи у відрядженні (зразок 4).

• посвідчення про відрядження — необов’язкова форма. Проте на практиці багато підприємств її продовжують використовувати (як у разі поїздки працівників до кількох міст, так і до одного). Необхідність оформлення посвідчення про відрядження фіксують у Положенні про службові відрядження. Нагадаємо, що форму посвідчення про відрядження було затверджено наказом № 260, проте згідно з наказом № 738 вона втратила чинність;
• журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал надасть зведену інформацію про відрядження на підприємстві (хто, коли та куди їздив). Одне з головних завдань такого журналу — контроль за відрядженнями працівників підприємства (зразок 5).

• Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу.

На практиці такий документ частіше називають авансовим звітом. Його форму затверджено наказом № 841.

Звіт складає відряджений працівник, в якому заповнює всі графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти (зазвичай бухгалтером).

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Зауважимо, якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі на корпоративну картку підприємства, то у графі «Одержано» працівник зазначає тільки суму, використану шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі. Водночас якщо перерахування коштів на відрядження здійснювалося на власний рахунок працівника для використання за допомогою особистих електронних платіжних засобів, то у графі «Одержано» працівник має відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Згідно з п. 20 Положення № 148 відряджені особи, які отримували готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративної або особистої картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо)разом з невитраченим залишком готівки.

У разі неподання до Звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з поточного рахунку, посадова особа підприємства (бухгалтер) зобов’язана вжити відповідних заходів щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку.

Розглянемо приклад заповнення Звіту (зразок 6).

Приклад

Згідно з наказом № 21/в від 26.03.2018 р. Соломко В. Т. відбув у відрядження на 2 дні (28, 29 березня). Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку 1 550 грн. 2 квітня Соломко В. Т. подав до бухгалтерії Звіт разом із підтвердними документами, де вказав витрати на загальну суму 1 800 грн (у тому числі ПДВ — 214,00 грн). Сума перевитрат узгоджувалася з керівником підприємства і становить 250 грн, яка після затвердження Звіту керівником перерахована на особисту платіжну картку працівника.

Зауважимо, що у випадку якщо співробітник прибув із закордонного відрядження, Звіт складається у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Продовження відрядження

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, хвороба, відсутність квитків, необхідність продовження зустрічі тощо).

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (зразки 7, 8).

Після видання наказу про продовження відрядження добові та документально підтверджені витрати (наприклад, на проживання, на проїзд тощо) відшкодовуються працівнику на загальних підставах.

У разі продовження відрядження його загальна тривалість не повинна перевищувати максимальних строків відряджання, установлених Положенням про службові відрядження. Виключення — тимчасова непрацездатність. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

Скасування відрядження

Іноді виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості направитися у відрядження, перенесення або відміна зустрічі тощо.

Оптимальним варіантом для небюджетних підприємств є врегулювання цього моменту у Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Наприклад, можна зафіксувати у ньому таку норму: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для відрядження вже було оформлено пакет документів (наказ, службове завдання тощо), видавався аванс та купувалися квитки для поїздки, то для скасування запланованої події:

• на ім’я керівника підприємства готується службова (доповідна) записка, в якій фіксуються причини скасування відрядження. Її підготувати може як сам працівник, який направився у відрядження, так і керівник відповідного структурного підрозділу (зразок 9).

• оформлюється наказ (розпорядження) про скасування відрядження. В ньому зазначається: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування та строк, протягом якого він поверне отриманий аванс на відрядження. З його текстом обов’язково ознайомлюють працівника, який направлявся у відрядження (зразок 10).

• до журналу реєстрації наказів про відрядження вноситься запис про анулювання поїздки працівника (якщо такий журнал ведеться на підприємстві).

Зауважимо, що Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією № 59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі авансу.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ. Наказ № 260 — наказ ДПА України від 28.07.97 р. № 260 «Про затвердження форми посвідчення про відрядження». Наказ № 738 — наказ Мінфіну України від 21.06.2011 р. № 738 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260». Наказ № 841 — наказ Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядку його складання». Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59. Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Нацбанку України від 29.12.2017 р. № 148

Оспорити батьківство можна в разі, якщо батьком дитини був записаний чоловік, який не є біологічним батьком дитини (наприклад, фактичний батько дитини, який бажає оскаржити запис про іншого чоловіка в свідоцтві про народження дитини або чоловік, який не є біологічним батьком дитини і хто хоче оскаржити актового запису про себе як батька чужу дитину)

Порядок оскарження батьківства (Київ, Буча, Ірпінь, Оболонь)

Оспорити батьківство можна тільки в суді в порядку позовного провадження, навіть якщо сторони (мати і батько) не мають розбіжностей з цього питання. Для доведення відсутності біологічної зв’язку між батьком і дитиною використовуються всі допустимі законом докази — показання свідків, письмові докази, відео та фотоматеріали, інші докази. Але дає найбільш точні результати (і за фактом володіє для суду більшої доказової силою) генетична експертиза. Така експертиза призначається за клопотанням сторін. Якщо позивач або відповідач ухиляється від проведення експертизи, суд може визнати доведеними обставини, на які посилається протилежна сторона.
Державне мито
Державне мито за позовами про оскарження батьківства становить 850 грн.
Після винесення рішення суду, необхідно звернутися в органи РАЦС, щоб була змінена актовий запис.

ЗРАЗОК ЗАЯВИ В СУД ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ З ПРИВОДУ ОСПОРЮВАННЯ БАТЬКІВСТВА

Оболонський районний суд м. Києва

Позивач: ______
паспорт _______
зареєстрований за адресою: ________

Відповідач: ______
паспорт _______
зареєстрований за адресою: ________

Третя особа: Відділ реєстрації актів _____ Оболонського районного _____
Оболонський проспект, 28В, Київ, 04205

Заява
про призначення експертизи

16 вересня 2006 року Відділом державної реєстрації ______ було зареєстровано шлюб між мною, ____ та Відповідачем, ____, актовий запис № ____.

08 січня 2009 року у нас народився син _____, про що Оболонським районним у місті Києві відділом державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві було складено актовий запис № 219. Батьками дитини записаний я, ______.

Фізично зачати дитину у вказаний період, раніше чи пізніше я не міг, оскільки перебував в іншому місті у відрядженні.

Відповідно до ч. 1 ст. 103 ЦПКУ Суд призначає експертизу у справі при: 1) для з’ясування обставин, що мають значення для справи; 2) сторонами не надані відповідні висновки експертів із цих самих питань.
Оплату проведення експертизи гарантую.
На підставі вищезазначеного,
ПРОШУ:
1. Призначити проведення експертизи та доручити її проведення ____________.
2. Поставити перед експертом наступні питання:
2.1. Чи є _____ біологічним батьком дитини ______ 08 січня 2009 року народження?

Написання супровідного листа до документів

Жорстких вимог до написання супровідного листа немає. Однак правила оформлення службового листування слід враховувати. На фірмовому бланку підприємства вказується реєстраційний номер і дата. Класичний текст включає в себе пару головних блоків: повідомлення про те, що документи відправлені, і побажання щодо невідкладних дій (вивчення, узгодження, рішення).

До змісту листа пред’являються обов’язкові вимоги:

• текст не повинен допускати двоякого розуміння;
• характерними властивостями є: стислість, логічність, однозначність, переконливість;
• має бути витриманий офіційний стиль і нейтральний тон, без емоційних сплесків;
• обов’язково вказуються контактні дані адресанта на випадок виникнення питань у одержувача документів;
• абсолютно виключаються орфографічні та стилістичні помилки.

Такий лист зазвичай адресується на ім’я конкретної людини, та має наступну структуру:

1. Короткий вступ.
2. Заголовок (тема з чіткою метою).
3. Шанобливе звернення на ім’я та по батькові.
4. Стислий виклад призначення послання.
5. В основній частині викладається суть, підведення підсумків, надія на порозуміння (співробітництво), слова подяки.
6. Заключний розділ складається зі списку додатків, прохання, пропозиції і підпису.

Підпис може поставити керівник установи, його заступник, головний бухгалтер або менеджер. При цьому потрібно дотримуватись етичних норм спілкування: при зверненні до керівної особи лист повинен бути підписаний рівним за посадою суб’єктом.

Зразок №1

Шановний (ПІБ директора)!

Направляємо Вам підписаний нами і скріплений печаткою договір № ______ від _______р. з актом прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання.
Акт прийому передачі робіт просимо підписати, скріпити печаткою та один екземпляр вислати на нашу адресу протягом 14 днів.

1. договір в 2 примірниках (7аркушів);
2. акт прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання в 2 примірниках (3 аркуші).

Директор ТОВ «БудГрупп» (підпис) (ПІБ директора)

Зразок №2

Направляємо Вам звіт про проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.
Вимоги, викладені в звіті, вже передані до філіалів Київської та Черкаських областей.
Просимо Вас звернути особливу увагу на вимоги, а також терміни та рекомендації по їх виконанню. Також просимо донести вищевикладену інформацію до співробітників свого підрозділу.

Додаток: звіт проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.

Керівник підприємства _________ (підпис) (ПІБ керівника)

3. РОЗПОДІЛ ВИТРАТ МІЖ ВИДАМИ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

В розрахунках на 2020 рік розподіл загальновиробничих витрат виконано пропорційно прямих витрат, а розподіл витрат на збут та адміністративних витрат – пропорційно виробничої собівартості.

З метою аналізу елементів витрат, які вплинули на зростання тарифів проведено аналіз відхилень елементів планових тарифів від діючих та аналіз складових тарифів на централізоване водопостачання та водовідведення.

В таблиці нижче наведені розміри діючих та планових тарифів по елементах витрат та їх відхилення від діючих тарифів в абсолютних значеннях та у відсотках.

Структура тарифів на послуги з централізованого водопостачання та водовідведення комунального підприємства “Коблівський сількомунгосп”

Застосування нових економічно обґрунтованих тарифів дозволить підприємству відшкодовувати витрати на надання послуг та забезпечити стабільне водопостачання і належний рівень відведення стоків.