Цель командировки правила составления служебного задания

Оформление служебной командировки

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой нужно считать поездку по рабочим делам на определённое время, в какое-либо место работы, отличное от постоянного, по желанию работодателя и в его интересах.
К рабочим поездкам не относятся поездки работников, у которых сама трудовая функция носит разъездной характер. Иными словами, если в должностной инструкции торгового представителя значится обязанность по представлению интересов компании вне её местонахождения, то поездки по клиентам не будут считаться командировкой.

Любая командировка должна быть правильно документально оформлена.

План командировки – образец

Необходимость указывать в документах цели командировки регламентируется законом. Вследствие чего важность прописанной в документах формулировки нельзя недооценивать. На практике цель в кадровых документах указывается конкретно, но достаточно сжато. Более детальную информацию о поездке сотрудник получает либо в устной форме, либо посредством дополнительных указаний руководства.

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Вот так выглядит образец заполнения служебного задания для направления в командировку, по возвращению из которой наступает второй этап заполнения.

Алгоритм второго этапа

После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.

Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.

Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.

Бланк служебного задания на командировку в 2019 году (образец)

Здесь вы можете скачать бланк служебного задания форма т-10а.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ .

Примеры цели командировки

Длительность поездки зависит от задач, стоящих перед сотрудником. Примеры цели командировки:

1. Развитие бизнеса в других регионах, расширение производства.
2. Заключение договоров с другой фирмой.
3. Участие в судебном разбирательстве. В таких случаях в СК отправляют юриста компании.
4. Проверка качества работы филиалов и структурных подразделений.
5. Обмен опытом с другими организациями.
6. Поиск новых материалов и средств для выполнения профессиональной деятельности.

Цель направления в командировку и ожидаемые задачи описывают в служебном задании, кроме того, в документ можно вписать и альтернативный план.

Образец служебного задания на командировку:

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Какой документ используется теперь?

Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании. Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов. Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.

Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.

Но не стоит забывать о том, что любая модификация по инициативе организации утвержденной формы приказа должна иметь закрепление локальными актами. Как правило, одним из них на основании 22 статьи ТК является Положение о командировках.

Вместе с тем, чтобы составить:

• Служебное задание на командировку;
• Отчет по ней;
• Командировочное удостоверение;

можно использовать утвержденные Госкомстатом унифицированные формы Т10, а также Т10а.

Подводим итоги

• Цель, с которой работник направляется в командировку, должна быть значимой для финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемой работодателем. Это позволит учесть затраты на поездку в расходах при определении базы по налогу на прибыль. Формулировка цели должна быть краткой, но отражающей суть задания и те его характеристики, которые однозначно привяжут это задание к тому или иному событию.
• Для каждой категории персонала существуют свои доминирующие цели, для достижения которых сотрудников этой категории направляют в командировку. Но есть и темы, общие для всех работников.
• Указать цель поездки необходимо в единственном обязательном для оформления документе — приказе (распоряжении) о ней. Также она будет приводится во всех иных документах, оформляемых у работодателя в связи со служебной поездкой.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: