Оформление карточки индивидуального предпринимателя

Оформление карточки индивидуального предпринимателя

Карточка ИП выступает визиткой предприятия, куда по желанию предприниматель может внести, кроме основных реквизитов, другую важную информацию. Документ не является обязательным, но упрощает ведение коммерческой деятельности, так как уменьшает допущение ошибок при оформлении договоров, счетов и пр.

Индивидуальные предприниматели в своей деятельности стремятся минимизировать затраты на организацию контактов с будущими клиентами и контрагентами. Одним из таких инструментов является карточка ИП, которая включает ряд сведений, относящихся к первостепенным при совершении коммерческих сделок.

Зачем оформлять карточку предприятия

Хоть она и не является обязательной, но прочно вошла в деловой обиход. Ее называют картой организации, партнера, клиента. Название не случайное — документ предназначен в основном для текущих контрагентов и потенциальных партнеров. Чтобы правильно ее оформить, необходимо четко понять, что такое карта партнера — это важный элемент для презентации компании, содержащий официальные сведения о компании.

Ее еще называют своеобразной визиткой предприятия, но в полной мере она таковой не является. В визитке перечислены лишь минимальные сведения — название, профиль предприятия, Ф.И.О. директора, контакты. А карта юридического лица или ИП содержит расширенный список информации и включает все основные реквизиты, которые понадобятся контрагентам для сотрудничества.

Новым партнерам с ее помощью показывают заинтересованность и открытость к совместным проектам. Для текущих контрагентов она становится неотъемлемым атрибутом в совместной деятельности. Они берут оттуда достоверные сведения о компаниях и необходимые реквизиты. Поставщик товаров — чтобы выставить счет и накладную, покупатель — чтобы составить акты выполненных работ или контракты и т. д. В таком виде сведения удобно предоставлять налоговой, трудовой инспекции или другому контролирующему ведомству.

Компания вправе и самостоятельно запросить карту у клиентов, с которыми ведет переговоры, планирует заключить договор и т. д. В основном такими визитками партнеры обмениваются только один раз, в начале взаимодействия. Из них все сведения вносят в информационные системы и бухгалтерские программы, откуда впоследствии используют для работы.

Назначение карточки предприятия

Карточка предприятия исполняет роль своеобразной визитки, которую нужно в обязательном порядке предоставить будущим партнерам по бизнесу (контрагентам).

Такую карточку запросит любая фирма при первом контакте с незнакомой организацией, чтобы получить исчерпывающие данные, необходимые для занесения во внутреннюю базу данных или в бухгалтерскую документацию. Это же относится и к транспортным компаниям, которые будет оказывать услуги доставки учреждению.

Если речь идет о предоставлении услуг, то наличие карточки остается необходимым условием, меняется только пакет документации в соответствии со спецификой.

В целом, карточку предприятия нужно предоставить всего один раз, чтобы передать важные сведения об организации, дальнейшие изменения партнеры вносят в личные базы данных. Если происходят изменения в данных компании (смена адреса, контактного телефона или расчетного счета), желательно предупредить контрагентов, чтобы они могли своевременно выполнить правки в базе и документации.

Карточка предприятия является основанием выставленных счетов и отправленных товаров, документов, договоров, накладных и прочего на имя компании.

Помимо предоставления контрагентам, само предприятие обязано запрашивать подобные карточки у юридических лиц, которые планируют проводить с ним операции по безналичному расчету для выставления счета и оформления сопутствующих документов.

Сведения для заполнения карточки предприятия берутся из документов, подтверждающих регистрацию ИП или ООО, писем банка об открытии расчетных банковских счетов, информации из статуправления о полученных кодах.

Образец для ИП: скачать

Можете просто указать свои данные и распечатать готовый документ. При заполнении обратите особое внимание на банковские реквизиты, поскольку по ним будут составляться важные бухгалтерские документы: платежные поручения, накладные, счета-фактуры.

В образце карточки предприятия для ИП содержится меньше сведений, чем для юридических лиц. К важным реквизитам относят:

• название ИП;
• юридический адрес и фактический, если они совпадают, пишется только юридический;
• почтовый адрес;
• ИНН, ОГРНИП, ОКВЭД;
• расчетный счет;
• наименование обслуживающего банка;
• БИК банка;
• корреспондентский счет банка;
• номера телефона и факса;
• адрес электронной почты и сайта (если есть);
• ФИО директора ИП или самого ИП.

Рассмотрим на примере, как и какие сведения вносить в личную карточку индивидуальному предпринимателю, перечислив их в таблице:

Данный документ используется ИП, как и компаниями, для обмена необходимой информацией в рамках должной осмотрительности при проверке контрагента. Также это некий «хороший тон» во взаимоотношениях в бизнесе — чтобы другой стороне было проще проверить данные, им их сразу присылают в лаконичном и удобном виде.

Обязательные сведения, как мы уже указали, должны в себя включать:

• Полностью ФИО индивидуального предпринимателя.
• Его ОГРНИП, ИНН, ОКПО (последнее, впрочем, необязательно).
• Банковские реквизиты — номер счета, в каком банке открыт, корр. счет, БИК.
• Адрес ИП (места нахождения и почтовый), его контакты (телефон, лучше несколько, адрес электронной почты, возможно, дополнительные контакты).

Заполнение карточки партнера

Для удобства взаимодействия можно самостоятельно создавать карточки, которые будут содержать все важные сведения о партнерах. В одном бланке будет перечислена вся нужная информация — это позволяет систематизировать данные и облегчить их поиск.

Чем больше предприятие, тем чаще ему приходится взаимодействовать с новыми фирмами

Карта партнера ИП заполняется человеком самостоятельно. Для этого можно воспользоваться стандартным шаблоном текстового редактора. Строки добавляются или удаляются по личному усмотрению.

В вверху бланка записывается полное наименование организации. В первом блоке лучше сконцентрировать все юридические сведения — ИНН, ОГРН, для организации актуально КПП.

Важно! Не стоит пренебрегать пунктами, так как от этого зависит полезность сведений.

Нужно отдельно зафиксировать коды деятельности — это позволяет сразу выделить особенности деятельности партнера. Документ можно будет распечатать и эти строки лучше выделить цветом.

Желательно добавить информацию о применяемой системе налогообложения. Некоторые фирмы совмещают разные варианты и лучше все их указать. Для будущего партнерства это может быть очень важно.

Не менее ценен и блок с личной информацией. В нем указывают либо фамилию, имя и отчество руководителя либо бизнесмена, владельца организации. Все это нужно для дальнейшего личного общения. Сведения лучше вносить в полной форме.

При большом количество контактов может быть сложно вспомнить как расшифровываются инициалы.

Как и в случае с личной карточкой ИП, добавляют информацию о юридическом и фактическом адресе. Даже если человек не планирует обмениваться корреспонденцией нужно все зафиксировать.

Самый ценный блок — это личные контакты. Для особых случаев предприниматели могут выдавать не только общие номера для связи, но и личные. Все сведения вносятся в соответствующие строки бланка.

Общение посредством мессенджеров становится все популярнее. Поэтому нужно указывать не только номера телефонов, но и логины скайпа или других программ.

Обязательно нужно предоставлять сведения в соответствии с мессенджером. Например, если логин от «Телеграмм», то сначала его вносят в один столбец и рядом название учетной записи.

Важно! Тоже самое относится и к другим программам для общения.

Банковские реквизиты заполняются в последнюю очередь. Для начала четко указывают полное наименование финансовой организации и место ее нахождения. Это нужно для того, чтобы сразу и без проблем проводить оплату по продаже или покупке товаров.

Далее вписывается корреспондентский счет и БИК банка. После записи нужно внимательно сверить данные, так как любая ошибка вызовет массу проблем. Для работников бюджетной сферы добавляют лицевой счет.

Заполнение карточки может занять время, но оно того стоит

Основная цель заполнения бланка с информацией о партнере — это систематизация и структуризация информации о его предприятии. Подобную бумагу можно хранить в папке, и она не будет занимать много места.

При необходимости можно быстро найти нужные сведения — будь то контакты или номер расчетного счета. Все это экономит время на оформление бумаг и делает процесс очень удобным. Можно хранить бланки в электронном виде и тогда их можно распечатать в любой удобный момент.

Заполненный образец

Заполнение образца карточки предприятия для ИП в 2021 году также возможно в произвольной форме. При этом можно ориентироваться на такой пример:

*Информация, находящаяся в правой колонке карточки, вымышлена.

Если предприятие занимается несколькими видами деятельности, указывать их все не обязательно. Все интересующиеся потенциальные партнеры могут получить на сайте ФНС бесплатную выпиcкy из EГPИП, в которой будет находиться вся нужная информация о субъекте.

Удобный способ передать будущему партнеру или контрагенту свои данные — составить специальную учетную карточку. В ней будут отражены все необходимые данные для связи и осуществления финансовых расчетов. Этот документ поможет сторонам упростить документооборот и проверить надежность друг друга.