Должностная инструкция по специальности Секретарь руководителя

Наличие должностной инструкции не является непременным условием, так как обязанности работника обычно прописываются в трудовом договоре, но там, как правило, они прописаны в общем виде, а для более эффективной работы в данном случае необходима конкретика, которой можно наполнить инструкцию.

Данный видеоролик расскажет, как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы:

Суть и цель

В рабочей инструкции должно присутствовать то, чего нельзя указать в трудовом договоре, а именно:

• Полное и подробное описание обязанностей сотрудника, привязанных к его конкретному месту работы.
• Профессиональные навыки, которые необходимы на данном месте работы.
• Уровень компетенции сотрудника и перечень документы, знание которых обязательны на этом рабочем месте.

• Для сотрудника – ознакомление со своими функциональными обязанностями и правами.
• Для руководителя – возможность оценки уровня профессионализма секретаря, и возможность точечного управления его действиями.
• Кроме того, ДИ может определить правую сторону при возникновении трудового конфликта.

Какими нормативными актами регулируется

Законодательно правила составления инструкции не регулируются, но это не значит, что авторы ДИ ни чем не ограничены. При разработке документа должны учитываться нормы:

• Трудового кодекса.
• Квалификационного должностного справочника.
• Трудового договора.

Секретарь – это общее название целой группы профессий, которые в зависимости от специализации могут отличаться малозначительными нюансами, но все-таки их стоит рассмотреть.

Референт

Задачами для секретаря на этой должности являются обеспечение руководства компанией как документально, так и организационно. Отсюда и особенности в обязанностях. Он должен:

• Владеть способностью видения перспективы развития компании.
• И основами в знаниях финансово-хозяйственных вопросов.
• Анализировать содержание справок и иных документов, поступающих руководителю и предоставлять их краткий обзор.
• По поручению руководителя получать и обрабатывать в нужном аспекте информацию.
• Организовывать личные и телефонные переговоры руководителя.
• Создавать условия для эффективной работы руководства фирмы.

Пресс-секретарь

Должность пресс-секретаря несколько отличается от предыдущей. И это влечет определенное изменение его должностных обязанностей, которые дополнительно включают:

• Работу по формированию привлекательного имиджа компании.
• Организацию рекламно-информационных мероприятий, таких как брифинги и пресс-конференции.
• Работа со средствами массовой информации. Подготовка пресс-релизов, официальных сообщений.
• Комментарии для прессы по различным событиям, связанным с деятельностью компании.
• Подготовка выступлений, интервью и прямых эфиров руководителей фирмы.
• Создание информационных материалов для СМИ.
• Подготовка обзоров прессы и других источников.
• Работу на официальном сайте организации.

Кто составляет и где используется

Во всех компаниях и организациях где в штате имеется должность секретаря, желательно должностная инструкция для этой профессии, которую может разработать:

• Один из сотрудников отдела кадров.
• Юрист компании.
• Кто-то из обладающих необходимой квалификацией сотрудников компании по указанию директора.

О проблемах, поджидающих на должности секретаря, расскажет девушка в видео ниже:

В школе

На этой должности необходимо вести делопроизводство и обеспечивать работу директора школы в техническом плане. Поэтому в ее обязанности входит:

• Предоставление необходимой информации в вышестоящие образовательные инстанции в указанные сроки.
• Контроль над списочным составом учащихся и своевременное внесение изменений. Оформление данных изменений приказами.
• Ведение личных дел учащихся.
• Подготовка приказов по школе, доведение их до сведения коллектива и контроль исполнения.
• Прием заявлений от учащихся или их родителей к директору школы.
• Подготовка собраний и заседаний педсовета.

Делопроизводитель

Делопроизводитель — это секретарь, его главной задачей является контроль над документацией, появление которой сопутствует деятельности компании. Он обязан:

• Вести учет всей поступающей корреспонденции. Регистрировать ее.
• Контролировать передачу данных документов адресату, в том числе и руководителю.
• Перенаправлять документы исполнителям в соответствии с резолюцией директора.
• Контролировать движение документов внутри компании.
• Следить за своевременностью ответов на запросы вышестоящих и контролирующих организаций.
• Готовить документы к хранению и следить за работой архива документов.

Машинистка

• Обеспечение работы руководителя.
• Организация приема посетителей у руководителя.
• Делопроизводство.

Поэтому ее особенности ее функций следующие:

• Обеспечивать телефонную связь руководителю.
• Принимать телефонограммы и записывать телефонные сообщения в его отсутствие.
• Печатать различные материалы по указанию директора.
• Их рассылка электронной почтой.
• Ксерокопирование.
• Подготовка документов к тиражированию.

Структура инструкции

В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.

Общие положения

В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.

Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.

Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:

• быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
• иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
• знать структурную классификацию компании по подразделениям;
• владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
• иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
• обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
• проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
• уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
• знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
• иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
• владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.

Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.

Функции и должностные права

Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:

• вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
• принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
• принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
• готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
• проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
• обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
• по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
• проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
• ведет регистрационную деятельность;
• контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
• создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
• формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
• выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.

• выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
• не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
• требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
• иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
• выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
• ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
• требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.

Ответственность

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

• осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
• собственные решения и поступки;
• несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
• несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
• некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
• причинение материальных убытков организации;
• несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
• пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Условия работы

Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

Право подписи

В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.

Прочее

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.