Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Где должны храниться трудовые книжки работников?

• Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
• Где и как хранить трудовые книжки
• Действия работодателя при утере трудовой книжки
• Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
• Итоги

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан. Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года. Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

После передачи всех бумаг работодателю, последний несет полную ответственность за их сохранность. Кадровая служба предприятия должна вести учет, а руководитель предприятия обеспечить соответствующие условия сбережения, в том числе безопасности места, где хранятся трудовые книжки. С целью выполнения требований законодательства по обеспечению надлежащей организации безопасности на данном участке работы, руководителю рекомендуется:

1. Назначить лицо, которое будет отвечать за ведение кадровых бумаг и сохранность документов строгой отчетности;
2. Обезопасить место, где хранятся трудовые книжки работников;
3. Предусмотреть дисциплинарную ответственность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, возложенных на него определенных должностных обязанностей;

Назначение ответственного лица

Обычно в крупных организациях функционирует отдел кадров, который занимается всеми вопросами, связанными с персоналом, а так же учетом и ведением соответствующей документации. Однако в соответствии с п. 45 Правил от 16 апреля 2003 г. № 225, приказом руководителя дополнительно должно быть оговорено лицо, которое будет нести персональную ответственность за соблюдение законодательства в данной сфере.

В случае кадровой перестановки и изменения ответственного лица, документы должны быть переданы новому сотруднику по акту приема-передачи. При этом в акте необходимо указать не только количество передаваемых бланков, но и перечислить фамилии их собственников.

Количество передаваемых экземпляров, может быть большим, чем реально работающих сотрудников, по различным причинам. Например, лишними могут оказаться:

• Невостребованные трудовые книжки (сберегается до 50 лет на предприятии).
• Документы женщин, которые пребывают в отпуске по уходу за ребенком.

Акт заверяется подписями передавшего и принявшего документы сотрудника.

Место, где хранится трудовая книжка

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Целесообразно в распорядительном документе руководителя, одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и место, где должны будут находиться все печати и бумаги.

Ответственность

В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации. За нарушение правил ведения и хранения документов строгой отчетности, дисциплинарное взыскание может быть наложено только на того сотрудника, который по приказу руководителя является ответственным за указанный участок работы. В случае применения дисциплинарного взыскания, должно иметь место неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Как и сколько следует хранить ТК работодателю

На протяжении всего периода трудоустройства сотрудника его трудовая книжка хранится у работодателя, который обеспечивает безопасность документа. При получении документов от соискателя первым делом необходимо взять у него согласие на сохранение трудовой у работодателя. Обработка и хранение данных о профессиональной деятельности и стаже без письменного согласия работника грозит штрафом работодателю по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ в размере от 30 000 до 150 000 рублей — для юридических лиц, от 20 000 до 40 000 рублей — для должностных лиц, от 6000 до 10 000 рублей — для граждан. Отдельная форма согласия на хранение ТК обычно не предусматривается, но перечень охраняемых данных содержится в заявлении (согласии) на обработку и хранение персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в ред.от 30.12.2020 «О персональных данных»). К ним относятся:

• Ф.И.О.;
• сведения о стаже;
• перечень предыдущих мест работы.

Второй шаг — сделать запись в книге учета движения ТК и вкладышей к ним. Учтите, что с 01.09.2021 вступает в силу правило, по которому работодатели самостоятельно разрабатывают такой журнал. Но рекомендуем включать в него следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата приема на работу;
• фамилия, имя, отчество владельца;
• серия, номер бланка и вкладыша при наличии;
• должность, профессия, специальность работника;
• наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
• дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника;
• расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего документ;
• сумма в рублях, полученная за бланк.

В день увольнения сотрудника, при выдаче, заполняются оставшиеся разделы:

• дата выдачи;
• подпись в получении.

Обращаем внимание, что этот образец — приложение к положению 2003 года. Если на 01.09.2021 журнал учета по такому шаблону еще не завершен, менять его не надо. Пользуйтесь тем, который имеется, а по его истечении заведите новый, с учетом правила, позволяющего разрабатывать документ самостоятельно.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

В частности, приверженцы второй позиции полагают, что если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, то констатируется невозможность выдачи документа. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте. Ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в рассматриваемом случае работодатель не несет.

С таким подходом согласны и инспекторы по труду. В частности, в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за апрель 2018 года (информационный портал Роструда
онлайнинспекция.рф) они разъяснили: поскольку ситуация, когда трудовые книжки хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе (то есть когда в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не урегулирована, целесообразно действовать по аналогии с порядком, определенным в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Описанные позиции судей представлены в ниженазванных судебных решениях.

Определение Иркутского областного суда от 22.12.2016 № 33‑16737/2016;

Определение Ярославского областного суда от 31.10.2014 № 33‑6261/2014

Определение Челябинского областного суда от 08.08.2017 № 11‑10244/2017;

Определение Белгородского областного суда от 20.12.2016 № 33‑5709/2016;

Определение Томского областного суда от 26.02.2016 № 33‑696/2016

Таким образом, если работодатель в день увольнения не выдаст работнику трудовую книжку, последний может обратиться в суд за выплатой компенсации. К какому выводу придут судьи – предсказать сложно.

Полагаем, что работодателю целесообразно заблаговременно позаботиться о том, чтобы в день увольнения трудовая книжка находилась по месту осуществления работником трудовой деятельности.