Информационное письмо о смене руководителя образец

Когда организации заключают между собой договоры, то помимо полного их наименования, в тексте указывают и данные официального представителя, который собственно и подписывает документ.

Смена руководителя влечет за собой внесение изменений в определенные документы, в том числе и в долгосрочные договоры. Подробнее о смене руководителя можно посмотреть здесь.

Для того чтобы предложить деловым партнерам внести изменения в договоры, а также, чтобы в дальнейшем они указывали правильные данные представителя организации в подписываемых документах, нужно произвести уведомление контрагентов о смене директора.

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):

2. С учетом условий действующих договоров:

• контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
• банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).

• контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
• сотрудникам.

Рассмотрим каждый из случаев подробнее.

Назначение информационного письма о смене генерального директора

Конкретная информация о действующем управленце компании не фиксируется в основном тексте Устава, однако она передается в ЕГРЮЛ, чтобы при оформлении сделок и соглашений контрагенты могли ознакомиться с полномочиями конкретного управленца.

Период, на который заключается контракт с руководителем компании, определяется советом директоров. Информационное письмо о смене управленца должно быть в кратчайшие сроки предоставлено во все инстанции, с которыми компания имеет взаимосвязи.

[/attention]Законодательство не фиксирует строгой необходимости составлять рассматриваемый документ и оповещать партнеров компании о смене директора (исключение составляют случаи, когда в соглашении с контрагентом четко сказано, что компания должна оповестить вторую сторону о смене гендиректора). Фактически, рассылка подобного уведомления партнерам – это атрибут делового этикета, а не законодательной необходимости, и, тем не менее, уведомление рекомендуется рассылать, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при оформлении документов.[/attention]

Оповещать нужно следующие службы:

• ФНС РФ. Оповещение необходимо только при смене субъекта, в случае же, если одно и то же лицо было избрано на второй срок, уведомление не требуется. Важно подчеркнуть, что оповещение фискальной структуры в данном контексте обязательно. Если компания на протяжении первых трех дней с момента процедуры замены кадра не оповестила в письменном виде ФНС, то подобный проступок будет наказан в соответствии со ст. 19.7 КоАП РФ.

[/attention]Обязанности оповещения фондов (ФСС, ФОМС, ПФ РФ) для компании нет. После подачи заявления по форме Р14001 все сведения вносятся в ЕГРЮЛ, откуда в дальнейшем берут информацию представители обозначенных структур.[/attention]

• Банк. Извещать банк о подобных изменениях рекомендуется как можно быстрее. Это обуславливается тем, что сразу после принятия на должность нового директора, информация о предыдущем кадре теряет актуальность, а значит, необходимо заменить электронную подпись. В большинстве соглашений прописана обязанность компаний оповещать банк в подобных обстоятельствах. Зачастую банки запрашивают у своих клиентов такие доказательные документы: выписка из ЕГРЮЛ, выписка из протокола собрания директоров, распоряжение компании о вступлении нового управленца в должность.
• Контрагенты. Для данных целей зачастую используется уведомление в свободной форме.

Уведомление банка

Теперь, когда все формальности улажены, необходимо сообщить в банк, в котором обслуживается предприятие, о произошедших изменениях. Единого образца информационного письма о смене генерального директора нет, его можно составить в произвольной форме. Необходимо представить документы, подтверждающие правомочность проведенных изменений, то есть протокол, приказы, новую выписку из реестра и копию паспорта нового руководителя. Для предприятий, которые подключены к интернет-банкингу, потребуется пройти процедуру генерации нового ключа.

Информационное письмо о смене генерального директора, примерный образец для банка:

Согласно договору от . дата .

Настоящим уведомляем Вас, что . дата . на должность … дата . назначен … ФИО …

1. Протокол .
2. Приказы .
3. Выписка из реестра.
4. Копия паспорта .

Руководитель предприятия … подпись … ФИО.

Как составить уведомление о смене директора для налогового органа

Уведомить налоговый орган о том, что в организации поменялся руководитель необходимо в обязательном порядке. Это требование п.5 статьи 5 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Дело в том, что сведения о генеральном директоре включаются в Единый государственный реестр юридических лиц. И при внесении изменений в сведения, которые содержатся в ЕГРЮЛ необходимо представить уведомление в налоговый орган. Поэтому надо составить письмо уведомление о смене генерального директора, образец которого приведен ниже.

Уведомление надо составить на бланке по форме № Р14001 . Эта форма утверждена приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25.

Обратите внимание! Подписывает форму уведомления уже новый руководитель организации. При этом подпись руководителя должен заверить нотариус.

Образец уведомления о смене руководителя организации

Представить уведомление в налоговый орган необходимо в течение трех рабочих дней.

Требование об уведомлении налогового органа необходимо соблюдать поскольку за нарушение этого правила могут наступить следующие неблагоприятные последствия:

• налоговая инспекция может оштрафовать руководителя на сумму в 5000 рублей. Такая административная ответственность установлена ч. 3 статьи 14.25 и статьей 23.61 КоАП);
• сделки, которые заключил уже новый руководитель до того момента, когда сведения о нем еще не были внесены в ЕГРЮЛ, могут признать недействительными. Такая сделка может квалифицироваться, как заключенная неуполномоченным лицом. Соответственно, она не будет нести юридические последствия.

Также важна информация о том, как именно можно представить в налоговый орган информационное письмо о смене директора. Есть несколько вариантов:

1. Уведомление можно передать непосредственно в территориальную налоговую инспекцию.
2. Обратиться в МФЦ.
3. Направить заявление в налоговый орган по почте.
4. Подать уведомление через сайт госуслуг или через официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Выбрать наиболее удобную для себя форму уведомления организация может самостоятельно.

Оформление информационного письма

Решение о назначении нового генерального директора принимается, как правило, на собрании акционеров. Оно оформляется соответствующим протоколом, после чего издается приказ по предприятию. Затем в трехдневный срок о произошедшей перестановке необходимо сообщить в налоговую службу. Далее, новый руководитель обязан поставить в известность банки, которые занимаются обслуживанием счетов данного юридического лица. В противном случае может возникнуть конфликтная ситуация, связанная с финансовой стороной поддержания заключенных ранее сделок. Только после этого остальным контрагентам направляется информационное письмо о смене генерального директора. Образец этого уведомления составляется в соответствии с общими правилами деловой переписки:

1. Документ оформляется на фирменном бланке либо в левом верхнем углу указываются полные реквизиты компании. Их можно заменить штампом, если таковой имеется у предприятия.
2. В правом углу сверху указываются сведения об адресате.
3. Чуть ниже по центру размещается заголовок, в котором содержится основная тема данного письма.
4. Далее, в основном содержании отражается информация, которую компания желает донести до адресата.
5. Такое письмо должно иметь приложение, в котором контрагенту предоставляются копии подтверждающих документов.
6. В заключение новый руководитель ставит свою личную подпись и заверяет ее круглой печатью предприятия.

Рассылкой таких писем занимается обычно секретарь, оформляя их как заказную корреспонденцию.

Подводим итоги

• Информационное письмо о смене банковских реквизитов следует отправить в адрес партнеров, контрагентов, покупателей, заказчиков.
• Письмо должно содержать данные отправителя и получателя, сообщение о смене банковских реквизитов, новые платежные реквизиты, дата начала их применения и иная сопутствующая информация.
• Сообщать в налоговые органы, ПФР и ФСС об открытии (закрытии) счетов в банках, размещенных на территории России, не требуется.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: