Новые сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Где хранить документы по охране труда

Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.

Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.

Помещения предстоит обеспечить:

• средствами пожаротушения;
• охранной и противопожарной сигнализацией;
• специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.

Сколько лет нужно хранить документы по ОТ

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать .

Пример:

Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

• если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
• если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Труд-Эксперт.Управление

• Сервисы
• Пресс-центр
• Кабинет

/

Управление аттестацией рабочих мест

Просмотр, проверка и анализ результатов аттестации рабочих мест.

Управление здоровьем

Обследования состояния здоровья работников с использованием дистанционных технологий.

Управление обучением

Прохождение обучения по охране труда без отрыва от производства.

Управление документами

Сервис находится в разработке.

Наши проекты

Новости

8 октября 2021 г.

Публикации

7 октября 2021 г.

Статистика

8 октября 2021 г.

Специальная оценка условий труда

8 октября 2021 г.

Росархив установил сроки хранения документов по охране труда

19 февраля 2020 г.

В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.

Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:

1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):

― по месту проведения ― 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
― в других организациях ― 5 лет;

2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) ― в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;

3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда ― 5 лет;

4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:

― 50 лет ― если документы закончены после 1 января 2003 года;
― 75 лет ― если документы закончены до 1 января 2003 года;

5) наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ ― в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве ― 45 лет;

6) журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ ― в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве ― 45 лет;

7) документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников ― 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);

8) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:

― 50 лет ― если документы закончены после 1 января 2003 года;
― 75 лет ― если документы закончены до 1 января 2003 года;

9) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда ― 5 лет;

10) протоколы результатов обучения по охране труда ― 5 лет;

11) журналы и книги учета:

― инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) ― 45 лет;
― профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда ― 5 лет;

12) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий ― 45 лет;

13) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств ― 5 лет ЭПК;

14) переписка по вопросам охраны труда ― 5 лет.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 20 декабря 2019 г. № 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239),

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее ― Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, 2018, № 1, ст. 19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее ― документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее ― организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков их хранения

Медосмотры выявят группы риска по развитию профзаболеваний

С 5 января 2020 года вступил в силу приказ Минздрава России от 13.12.2019 № 1032н (за исключением подпункта 21 пункта 3 приложения к приказу, вступающего в силу с 1 июля 2020 года). Он внес новые поправки в приказ Минздравсоцразвития от 12.04.2011 г. № 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда».

Основные изменения были внесены в Положение 3 к Приказу 302 н, в котором описывается порядок проведения медицинских осмотров с целью формирования групп риска по развитию профзаболеваний.

Так, при проведении медицинских осмотров могут учитываться результаты обследований, проведенных в течение года, предшествующего дате осмотра. Медицинские учреждения получили право запрашивать данные из медицинских организаций по месту жительства. Обязательным стало оформление медицинской карты, в которой содержится информация обо всех пройденных обследованиях и выданных заключениях.

Итоги медосмотра теперь дополняются перечнем выявленных противопоказаний, указанием на группу здоровья, а при необходимости направлением на экспертизу профпригодности. Заключение оформляется в 4 экземплярах (при периодическом осмотре – в пяти), которые в течение 5 дней выдаются лицу, поступающему на работу, высылаются работодателю и приобщаются к картам мед­учреждений.

Приказом предусмотрена также обязанность направлять работников, имеющих заключения о предварительном диагнозе профзаболевания, в центры профпатологии в течение месяца с момента подозрения на связь заболевания с профессией.

Что делать, если пришел положительный результат анализа COVID-19

Если вы сдавали анализ в сторонней медицинской организации Вам необходимо позвонить по телефону квартирной помощи в поликлинику по месту проживания. Если вы сдвавли анализ в поликлинике вам обязательно позвонит ответственный сотрудник, чтобы согласовать порядок дальнейших действий.

Самое главное не надо паниковать и не заниматься самолечением!

Если проводилась ПЦР-диагностика, то человек болен на сегодняшний день или является бессимптомным носителем. В последнем случае он может заражать окружающих, поэтому должен придерживаться двухнедельной самоизоляции. Положительный тест в сочетании с выраженными симптомами коронавируса (сухой непродуктивный кашель, потеря вкуса и обоняния, проблемы с дыханием) нередко становится серьезным поводом для госпитализации в инфекционное отделение. Будет проведено лечение и повторное тестирование.

Что делать после получения положительных результатов, человек самостоятельно не решает. Более того, у него не получится скрыть данные тестирования. Оно выполняется в лабораториях, аккредитованных Минздравом и Роспотребнадзором. В эти инстанции незамедлительно отправляются сведения о выявленных на данный момент инфицированных. Бригада медиков в специальной экипировке выезжает на дом к больному, где и определяется последующий алгоритм действий.

Что должен делать человек дальше, если при внешнем осмотре не обнаружено выраженных признаков коронавируса:

• изолироваться на 14 дней и позвонить по телефону горячей линии 8-800-2000-112;
• измерять температуру дважды в сутки;
• проветривать помещение несколько раз в день;
• при контакте с проживающими на одной территории членами семьи использовать маску;
• контактировать с коллегами, друзьями исключительно по телефону или через интернет;
• при возможности не пользоваться вентиляторами, кондиционерами или очистителями воздуха.
• ежедневно менять полотенце, нательное и постельное белье.

Первичный положительный тест становится причиной для обследования всех членов семьи, контактировавших с инфицированным человеком. Им в обязанность не вменяется соблюдение самоизоляции. Но при малейшем ухудшении самочувствия они должны сообщить об этом по телефону в лечебное учреждение.

ПЦР-диагностика

ПЦР-тестирование — ведущее лабораторное обследование на наличие коронавируса. В период пандемии именно оно было рекомендовано ВОЗ, как самое чувствительное и информативное. Для его проведения берут мазок из полости носа или ротоглотки, так как именно верхние дыхательные пути являются входными воротами для коронавирусов. Положительный результат выглядит как светящиеся полоски оранжевого цвета. Это разделенные нуклеиновые кислоты, подвергшиеся воздействию электрического тока. А непосредственно обследованный видит положительные данные в бланке, который выдается после их интерпретации. В большинстве лабораторий такой результат отмечается знаком плюс.

Не всегда положительный тест означает, что в дыхательных путях происходит репликация (размножение) коронавирусов. Даже самые современные тест-системы способны ошибаться.

Ложноположительные реакции могут провоцировать различные факторы:

• попадание в биоматериал (мазок из носовых ходов или ротоглотки) примесей крови, эпителиальных клеток, большого количества слизи;
• нарушение стерильности, загрязнение мазка, в результате чего обнаруживается несуществующая инфекция;
• непригодность реагентов;
• нарушение транспортировки биоматериала или его хранения.

При отсутствии симптомов, характерных для коронавируса, результат может быть признан сомнительным. Врач назначает повторное тестирование для подтверждения или опровержения результатов первичного.

Врачи постоянно контролируют состояние пациента, находящегося на самоизоляции, и его контактных лиц по телефону или приезжают на очередной осмотр.

ИФА-тестирование

Иммуноферментный анализ позволяет с высокой точностью обнаружить в крови пациента специфические иммуноглобулины. Антитела всегда вырабатываются иммунной системой в ответ на вторжение в организм человека инфекционных возбудителей. Все они специфичны, то есть для уничтожения коронавирусов синтезируются иммуноглобулины (igg), не способные разрушать клетки других патогенов. Поэтому обнаружение в кровеносном русле специфического антигена прямо указывает на развивающуюся коронавирусную инфекцию.

Во время ИФА-тестирования обнаруживаются антитела к коронавирусам, их количественное содержание, стадия воспалительной патологии. Положительный результат вовсе не означает, что человек болен. Ведь в ответ на вторжение патогенов вырабатываются различные антитела. В этом и заключается положительная сторона тестирования методом ИФА. Вполне вероятно, что человек уже давно переболел и приобрел довольно устойчивый иммунитет.

Самые распространенные результаты ИФА-анализа:

Человеку, далекому от медицины, расшифровать данные ИФА вряд ли удастся. Если у него возникли сомнения в достоверности положительного результата, то это не служит основанием для незамедлительного повторного тестирования. Оно будет обязательно проведено в установленные законодательством сроки.

У кого должны храниться такие документы

Итак, документ по расследованию инцидента и возникновения профзаболевания оформляется актом и хранится в архиве предприятия, страховщика и санэпиднадзора. Медицинские заключения и данные по обследованиям работника хранятся в архиве медицинского учреждения, с которым предприятие связано договором и где, собственно, работник и должен проходить обследование. Все остальные материалы хранятся в архиве работодателя. В случае затребования документов страховщиками, прокуратурой или службами по надзору и охране труда работодатель предоставляет только копии.

Главный документ, который получает работодатель по окончанию проверки НС или возникновения профзаболевания — это акт. Он оформляется в трех экземплярах. Один остается у предприятия, второй положен работнику, а третий передается в санэпиднадзор. Все остальные материалы, кроме медицинских заключений, хранятся в архиве работодателя сроком от 45 до 75 лет. Медицинские заключения хранятся в архиве медучреждения. При ликвидации предприятия дела сдаются в архив санэпиднадзора или передаются преемственному предприятию.