Особенности работы администратором в гостинице

Администратор гостиницы

Большинству из нас случалось путешествовать и останавливаться в гостиницах. Как в больших, напоминающих дворцы, так и в маленьких и скромных, где, впрочем, может оказаться ещё уютнее и теплее. Для того же, чтобы мы хорошо себя чувствовали во время пребывания в гостинице, существует совершенно особый и необходимый человек – администратор.

По-другому, его ещё называют французским термином «портье». Любопытно и слегка забавно, что данное слово переводится как «дверь». Но это легко объяснимо, ведь администратор гостиницы встречает посетителей уже в дверях, затем, чтобы уже не выпускать из-под своего покровительства до самого их отъезда.

Первые гостиницы появились очень давно и представляли собой постоялые дворы. Они возникали как в городах, так и прямо на дорогах, на крупных перекрёстках – в качестве перевалочного пункта, «места передышки» для почтовых экипажей, купцов и прочих людей, чья работа была связана с путешествиями.

Но если в древние времена гостиницы требовались, в основном, лишь на важнейших маршрутах, то во времена географических открытий, появления новых торговых путей и массовых переселений их число значительно увеличилось.

Далеко не каждый служащий, пусть и знакомый с работой в отеле, сможет быть администратором. Поэтому настоящие профессионалы – знающие и умеющие – ценятся по-настоящему высоко.

Понятие должностной инструкции администратора гостиницы

Должностная инструкция являет собой документ, который определяет права, обязанности, функции и ответственность, которую несет сотрудник организации, работая на определенной должности, в данном случае администратора гостиницы.

Не знаете как заработать? Эта статья расскажет, как без особых затрат можно начать свой бизнес.

Структура должностной инструкции.

В данном документе регламентируются полномочия и обязанности работника определенной организации. Должностная инструкция разрабатывается для того, чтобы правильным образом управлять персоналом.

Такой документ необходим для того, чтобы обозначить требования и обязанности работника, а также факторы, при которых будет оценен его труд.

Должностная инструкция необходима также, чтобы оценить результаты трудовой деятельности, направить на повышение квалификации и принять решение о дальнейшем развитии работника.

Хотите заняться реставрацией, но не имеете понятия, как это можно сделать… прочтите Получение лицензии на реставрацию объектов культурного наследия России: 11 обязательных документов и сможете воплотить свою мечту в реальность.

После того, как внесены все правки и подписи, документ утверждается руководителем гостиницы. Когда кто-то будет наниматься на должность администратора, то он должен будет ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Администратор гостиницы – плюсы и минусы профессии

Наверное, каждый человек хоть единожды в своей жизни останавливался в гостиницах. И первый человек, который встречается на пути постояльца – это администратор гостиницы. В его обязанности в первую очередь входит размещение постояльцев, а также предоставление всех услуг в области сервиса. Именно от профессионализма администратора напрямую зависит тот факт, насколько клиент будет доволен услугами гостиницы и будет ли пользоваться ими в будущем.

В современном мире администратор гостиницы имеет намного больше обязанностей, в отличие от портье, и не просто встречает посетителей, а еще выполняет другие важные задачи. Первоначально администратор встречает потенциальных клиентов, регистрирует их, а потом расселяет по номерам. Также в его обязанности входит организация доставки багажа постояльцам в номер. Объяснение правил пребывания в гостинице, о наличии дополнительных услуг, выдача и хранение ключей от номеров, доставка корреспонденции постояльцам – все это малый список обязанностей администратора.

Помимо этого администратор должен вести учет свободных и занятых номеров в отеле, а также заниматься бронированием номеров. Контроль за уборкой и сменой белья в заселенных номерах тоже возложен на администратора. Кстати организовывать слаженную работу персонала – это первоочередная задача администратора, который обладает профессиональными качествами и умеет подобрать слаженную команду, понимающую его с полуслова. Контроль над финансовой частью оказываемых в отеле услуг тоже лежит на администраторе.

В то же время, помимо координирования работы обслуживающего персонала администратор внимательно отслеживает своевременную оплату услуг отеля и при необходимости решает возникающие вопросы постояльцев. Все конфликтные ситуации, возникающие как по вине персонала, так и по вине посетителей администратор должен решать мирно и на высоком уровне.

Для того чтобы работать администратором гостиницы необходимо обладать определенными качествами:

– внимательность и сосредоточенность;
– аккуратность;
– презентабельный внешний вид;
– коммуникабельность;
– ответственность за принятые решения;
– доброжелательность;
– спокойствие и уравновешенность;
– умение находить общий язык с постояльцем;
– организаторские способности;
– умение сплотить команду подчиненных;
– тактичность.

Помимо профессиональных качеств администратор должен обладать еще и определенными знаниями, на которых базируется правильность работы всей системы отеля. Что должен знать администратор гостиницы:

– правила внутреннего распорядка;
– правила, на основании которых предоставляются гостиничные услуги;
– правила организации процессов обслуживания посетителей;
– правильность содержания различных помещений в отеле;
– основы психологии;
– основы эстетики и этического поведения;
– основы управления;
– экономические основы
– основы организации труда;
– структуру управления отелем;
– законы о труде;
– права подчиненных и их обязанности;
– основы техники безопасности;
– основы пожарной безопасности;
– санитарные правила;
– нормы охраны труда.

Так же предлагаем ознакомиться с профессиями агента по закупкам, психолога и косметолога.

Практически все время на работе администратор вынужден проводить на ногах – это совсем не сидячая работа, как многим кажется. Это довольно тяжелый труд, который забирает не только массу сил, но еще и нервов. Наверное, поэтому не многие выдерживают настолько напряженный ритм работы.

Конечно же, в этой профессии существуют негативные стороны, но чаще всего позитивные моменты сглаживают все недостатки данной профессии.

К недостаткам профессии администратора можно отнести такие факторы, как:

– возникновение конфликтных ситуаций с постояльцами;
– большая загруженность во время, когда есть большой поток посетителей;
– работа по сменному графику;
– почти все время работа на ногах;
– необходимость постоянного контроля за работой персонала.

В то же время должность администратора имеет и несомненные позитивные стороны работы:

– какая зарплата у администратора гостиницы? Оплата труда на высоком уровне;
– профессия, которая реально востребована на рынке труда;
– коммуникабельность в данной сфере развивается очень быстро;
– новые знакомства;
– расширение кругозора.

Кстати, оплата труда администратора отеля зависит не только от профессиональных навыков и умения находить компромиссные решения, выгодные для обеих сторон конфликтных ситуаций, а еще от многих факторов. И в первую очередь влияет на размер оплаты труда рейтинг гостиницы. Чем выше комфортабельность и звездность отеля, тем выше будет и размер заработной платы у администратора.

Внешний вид администратора гостиницы. Так как администратор является лицом любого отеля, то и выглядеть он должен соответственно. Презентабельный внешний вид, ухоженные руки и волосы, идеально выглаженная одежда, доброжелательный взгляд, четкая дикция и улыбка на лице сразу же подействуют успокаивающе на клиента. Такой подход поможет не только создать хорошее впечатление о гостинице, но и сделает нынешнего клиента в будущем частым постояльцем. Еще одним из требований в современном мире является знание хотя бы английского языка на разговорном уровне. А если администратор будет владеть несколькими языками, то, скорее всего, зарплата у него соответственно будет выше.

Узнать о профессии больше можно на видео:

Требования к администратору гостиницы

Эта профессия требует внимательности, стрессоустойчивости, дружелюбности, тактичности, мультизадачности и коммуникабельности. Администраторы должны знать психологию людей, уметь проявлять «мягкие навыки» и управлять коллективом. Пригодится деловая хватка и умение вести документооборот. Обязательно – знание иностранных языков, при этом, чем больше, тем лучше. Немаловажно выглядеть ухоженно, презентабельно и аккуратно.

• образование в сфере гостиничного бизнеса;
• опыт работы (стажировка);
• грамотная речь;

Сколько можно заработать за сезон, работая администратором

При должных знаниях и сноровке, а также наличии лишних 30 миллионов, можно открыть бизнес, который будет приносить вам очень хороший и стабильный доход, даже несмотря на свою сезонность. Ведь среди сезонных бизнесов в курортных странах, гостиничный является одним из самых прибыльных. А что до меня — в этом году, перед тем как пойти на постоянную работу юристом, я решил еще раз съездить туда же и поработать администратором, теперь уже дневным.

Так как дела в этом году обстояли еще лучше, и я показал себя хорошим работником, то помимо увезенных оттуда 100 тысяч рублей, мне выплатили премию в размере еще 100 тысяч, что для меня, жителя маленького городка, очень неплохо.

Когда-нибудь я разбогатею и тоже открою свою гостиницу.

Должностная инструкция администратора гостиницы

Нормативно-правовой документ в виде должностной инструкции администратора гостиницы позволяет руководителю очертить четкий круг обязанностей сотрудника, обеспечить надежное и своевременное выполнение порученной работы. Данный документ направлен также на поддержание здорового климата в коллективе, за счет четкой субординации и распределению обязанностей. Такие меры предполагают сведение к минимуму конфликтных ситуаций на работе. Бланк инструкции четко описывает права администратора гостиницы. Повышение моральной эффективности достигается с одной стороны за счет прозрачности налагаемых обязательств, а с другой стороны улучшается при материальном стимулировании. Четкое регламентирование обязанностей повышает ответственность личного порядка и коллективного, а также позволяет организовать работу равномерно.

Общие положения

В типовой форме должностной инструкции в графе общие положения указаны следующие пункты:

1. Определяет статус работника данной профессии как специалист.
2. Дано право занимать должность администратора гостиницы людям с законченным средним профессиональным образованием. Для получения данной работы не обязательно наличие специализированного образования и опыта на аналогичной должности. Однако, необходим общий опыт работы в сфере гостиничного дела не менее 2 лет.
3. Очерчивает круг знаний, которыми должен владеть специалист. Сюда входят знания НПА РФ по теме гостиничного бизнеса, владение основами этики, эстетики, психологии клиентов, основы экономики, организация труда, управление персоналом, правила ОТиПБ, знание санитарных минимумов, пожарной безопасности и основы оказания доврачебной помощи.
4. Прописывается прямое и косвенное подчинение.

Обязательно следует указать сотрудника, который может заменить специалиста в его отсутствие по временной нетрудоспособности или во время отпуска.

Должностные обязанности

Администратор гостиницы выполняет следующие обязанности:

По отношению к гостям

Занимается непосредственным культурным обслуживанием постояльцев, принимая у них документы, оформляя их и расселяя по номерам. Бесплатно информирует гостей отеля о дополнительных услугах, предоставляемых отелем, а также оказывает справочную информацию о маршрутах и достопримечательностях. Принимает заказы от постояльцев и обеспечивает их выполнение. Урегулирует конфликты и устраняет претензии.

По отношению к другим служащим отеля

Контролирует работу подчиненного персонала. Поддержание ими чистоты в номерах и других помещениях гостиницы, смене белья, соблюдение норм гигиены, правил охраны труда и правил пожарной безопасности. Контролирует трудовую дисциплину. Специалист обязан информировать непосредственного начальника – генерального директора отеля, обо всех происшествиях и недостатках.

Права

Значительное количество обязанностей, возложенное на администратора, компенсируется его правами, прописанными в должностной инструкции. Администратор гостиницы вправе вносить новые конструктивные решения, которые имеют отношения к его обязанностям. Его также наделяют правом не только выявлять недостатки, но и предлагать способы их устранения. Он может запросить и получить любую документацию, касающуюся его обязанностей. ДИ говорит о праве к привлечению других сотрудников отеля к решению вопросов и задач, появляющихся в процессе работы. При этом права сотрудника не претерпевают изменений независимо от категории — старший это менеджер, главный или дежурный.

Ответственность

Администратор гостиницы несет ответственность, определенную должностной инструкцией. Эта ответственность выражается в надлежащем выполнении своей работы, прописанной в должностной инструкции. Не допускается совершение правонарушений, которые предусмотрены законодательством РФ. Причинение материального ущерба в любом из возможных видов также налагает ответственность на специалиста. Не соблюдение трудовых обязанностей может повлечь за собой не только денежную компенсацию, но также выговор и/или увольнение.

Похожее

На строительном объекте электрогазосварщик входит в число ключевых профильных специалистов, к которым выдвигаются требования по…

Главный специалист экономического отдела координирует работу коллектива, которая связана с отчетностью и финансовым планированием организации.…

Юрисконсульт принимается в организацию на постоянной или временной основе. Характер и объем работы юриста зависит…

Практически в каждой торговой компании есть специалист, который носит наименование ответственного менеджера за развитие и…

Трудовые взаимоотношения между нанимателем и работником обуславливаются договоренностью о том, какие обязанности должен взять на…

Сотрудник в сфере маркетинга принимается на работу после предварительной оценки его профессиональных качеств и склонности…

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы – это сотрудник в обязанности которого помимо размещение клиентов, входит и способность показать профессионализм в области сервиса.

От него непосредственно зависит, захочет ли клиент остановиться в гостинице и пользоваться их услугами в будущем.

Содержание:

• Особенности профессии
• Обязанности администратора
• Плюсы и минусы профессии
• Важные качества
• Знания и навыки

Особенности профессии

Историческое название профессии администратора гостиницы — это Портье, что в переводе с французского (фр. portier porte дверь), так как по портье – это работник, который встречает потенциального клиента переступающего порог заведения.

На самом деле обязанности администратора гостиницы гораздо обширнее, и заключается не просто в встрече и размещение посетителей, но и включает другие, не менее важные, задачи.

Обязанности администратора

Основные обязанности администратора:

• организует или выполняет сам регистрирацию посетителей;
• расселяет клиентов;
• контролирует доставку багажа в номер;
• проводит инструктаж и разъясняет правила учереждения;
• дает информацию о дополнительных услугах;
• выдаёт и принимает ключи;
• производит выдачу корреспонденции.

Помимо основных обязанностей в задачу администратора входит контроль:

• учёт занятых и освободившихся номеров;
• бронирование;
• уборка;
• смена белья и других организаторских задач подчиненного персонала.

Главное — это обеспечить комфорт и удобство для посетителей гостиницы.

Также администратор гостиницы контролирует и финансовую часть услуг. Он следит проплату забронированных номеров, реагирует на нехватку хозяйственных принадлежностей и др.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы профессии:

• достаточно высокая оплата труда, пропорционально зависящая от рейтинга гостиницы;
• востребованная профессия;
• развивает навыки коммуникабельности.

Минусы профессии:

• конфликтные ситуации с посетителями;
• сменная работа;
• в периоды наплыва посетителей — высокий и напряженный труд.

Рабочее место:

Администраторы (портье) работают в гостиницах, отелях, базах отдыха.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать администратор:

• презентабельность;
• внимательность к мелочам;
• физическую выносливость;
• вежливость и тактичность;
• доброжелательность и другие коммуникабельные навыки.

Знания и навыки

Администратор должен обладать знаниями в области гостиничного сервиса, должен обладать знаниями делопроизводства, знать законодательство в сфере деятельности сервиса.

Для рейтинговых учреждений — должен знать разговорный английский язык.