Справка что сотрудник находился в командировке

Справка о командировке

Нередко работодатели отправляют своих сотрудников в служебные поездки в другие города или регионы. Это необходимо для продвижения бизнеса и открытия новых сегментов бизнеса. Но иногда сотруднику необходимо подтверждение того, что в конкретный момент времени он находился в такой поездке. Причин этому может быть множество.

Справку о командировке выдаёт работодатель. Он не имеет права отказать своему работнику в оформлении данного документа. Но необходимо подготовить письменный запрос, который в течение 3 дней должен быть удовлетворён. Нередко начальство идёт навстречу по устной просьбе.

Справка может понадобиться работнику для подтверждения различных юридических фактов, которые могли или должны были произойти в период его отсутствия. Это оправдательный документ. Например, человек должен был явиться в суд в качестве свидетеля. Но он не смог присутствовать по причине отъезда в служебную поездку. Наличие справки оправдает его.

Что это за документ?

Справка о командировке представляет собой официальное подтверждение того, что работник находился (или планируется поездка) в определенный период в другой местности по уважительной причине – выполнял свои рабочие обязанности.

Этот документ может оформляться до убытия к месту выполнения служебного долга или после него, в зависимости от конкретной ситуации и цели запроса.

Справка содержит в себе только сведения, подтверждающий факт командировки. Причины поездки не указываются и считаются производственной необходимостью без конкретизации.

Что может служить заменой справки

Следует отметить, что в обычной практике справку о командировке готовят не всегда. Факт нахождения сотрудника по месту временного пребывания подтверждается другими способами, которые могут быть не менее информативными и аргументированными.

К ним относятся:

• приказ работодателя по предприятию;
• билет на ЖД или самолет, в котором указывается место прибытия;
• копия служебного задания.

Все вышеперечисленные документы в комплексе являются свидетельствами состоявшейся командировки.

Справка о командировке — правила составления

Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.

Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:

• название данной справки;
• данные о том, кому она предоставляется;
• дата и место заполнения формы;
• информация, подтверждающая место работы сотрудника;
• подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
• подпись руководителя и обязательно печать организации.

Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.

Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.

Справка с места работы о командировке по месту требования

При оформлении подтверждения в обязательном порядке указывается, куда оно предоставляется. Это может быть учебное заведение, управляющая компания или иная организация. Однако нередко указывается и общая формулировка — по месту требования.

Такой образец может быть представлен в любую организацию. Сотрудник может получить его с работы и представить копии в разные учреждения. Однако многие требуют именно оригинал документа, на котором явно отображается личная подпись руководителя и печать с работы.

Указание о предъявлении по месту требования часто следует в тех случаях, когда возникают сложности с правильным написанием наименования адресата.

Справка в институт с места работы о командировке

Нередко возникают ситуации, когда в командирование направляется учащийся института. И если поездка выпадает на время сессии или другие важные в обучении мероприятия, справка о командировке с места работы становится востребованным подтверждением отсутствия студента.

Такой образец обычно предоставляется до самой поездки вместе с просьбой о возможности сдать экзамены ранее или позднее установленного срока. Необходимо обязательное указание на временные рамки поездки, подтверждающие, что в установленный период учащегося не будет в данном населенном пункте.

Предоставление в ЗАГС

По законодательству пара, которая подает заявление на вступление в брак, может быть расписана лишь через месяц. Однако если предполагается длительная командировка одного из заявителей на указанный период, срок может быть перенесен на более ранний.

В Семейном кодексе имеется перечень ситуаций, в которых может быть ускорена роспись молодоженов. Командирование в этом перечне не значится. Однако на практике ЗАГС может пойти навстречу и установить другую дату. Для этого справку о командировке необходимо представить вместе с заявлением на вступление в брак. Если же служебная командировка оказалась срочной и оформляется после подачи заявления, нужная документация подается в ЗАГС в отдельном порядке.

Предъявление в суд

Справка о командировке в суд может понадобиться в том случае, когда необходимо подтвердить свое отсутствие на время слушания. Составляется такой образец по общим правилам, однако для переноса заседания может потребоваться дополнительная документация:

• проездные билеты;
• свидетельства, указывающие на факт работы сотрудника по указанному месту.

Рекомендуется оповещать суд о своем отсутствии заранее. В ином случае потребуется также указать, почему такое предупреждение не было сделано своевременно.

При этом решение о переносе принимает судья. Если по его мнению дело может быть рассмотрено в отсутствии указанного лица, то переноса не последует.

Когда может потребоваться?

Подобный документ необходим для использования не у работодателя – он нужен, чтобы предъявить его в сторонние организации. Он может понадобиться как до поездки, так и после возвращения, в частности, в следующих ситуациях:

• Для предъявления в вуз (суз), чтобы перенести экзамены или обосновать причину своего отсутствия на сессии или на занятиях.
• Для предоставления в органы ЗАГСа с целью ускорения процедуры регистрации брака. Также вескими факторами могут стать перевод в другой округ для прохождения службы, отбытие жениха в армию, выезд за границу (органы ЗАГС вправе затребовать копии авиабилетов).
• Для передачи в судебные органы, чтобы обосновать причины не присутствия на судебном заседании. По сложившейся практике судьи более лояльно относятся к неявке в зал суда, если он заранее обозначен и подтвержден документально, наряду с независящими от человека основаниями погодного, транспортного, техногенного характера, в отличие, например, от таких расплывчатых формулировок, как «по семейным обстоятельствам».
• Для отправления в управляющую компанию, чтобы осуществить перерасчет платежей за коммунальные услуги.

Оформляется по тем же правилам, как и любая другая исходящая документация. Строгого шаблона для нее не существует. Содержание составляется в зависимости от места предъявления, но есть обязательные сведения, которые должны присутствовать всегда:

• Название учреждения, в которое будет предоставляться бумага. Может использоваться общее понятие «по месту требования».
• Номер, под которым зарегистрировали бумагу, дата выдачи.
• Текст с изложением исчерпывающих фактов о рабочем отъезде.
• Имя и должность сотрудника фирмы.
• Подпись и печать директора предприятия.

Кроме того, обязательно должна содержаться информация о сроках отъезда из города, дате выезда и времени прибытия. В отдельных случаях может потребоваться указание заработка, описание расходов, например, на гостиницу, покупку топлива, парковку, оплату еды в кафе, ресторанах, столовых, или некоторые другие пункты, которые зависят от конкретного случая.

Для чего может понадобиться справка о командировке

Документ предназначается только для предоставления сторонним организациям. Его цель – подтвердить, что человек отсутствовал в конкретном населенном месте в определенное время. Составляется для какого-либо учреждения или по месту требования.

В загс

Заявление на вступление в брак подается за один месяц до предполагаемого события. Если в этот период человеку предстоит продолжительная или срочная поездка, сотрудники загса могут пойти на уступки и назначить дату регистрации на более ранний срок.

В судебные и правоохранительные органы

Во время служебной поездки гражданину может быть назначено судебное слушание по месту постоянного проживания. Неявка на него зачастую рассматривается как уклонение от гражданских обязанностей. Поэтому выписка из приказа позволяет пропустить судебное заседание по уважительной причине. Предоставлять документ лучше заранее, чтобы на его основании судья вынес решение о переносе слушания на дату, следующую после возвращения человека, или о его проведении без отсутствующего участника.

ВАЖНО! При рассмотрении гражданских дел устанавливаются сроки для подачи исков. Если в отведенный для этого период человек находился в служебной поездке, для него регламентированное время восстановят.

Для других госучреждений также может потребоваться предоставить выписку из приказа. Если гражданина вызвали в полицию как свидетеля, то справка станет официальным подтверждением его отсутствия и невозможности прибыть в правоохранительный отдел.

В учебное заведение

Командированный работник может являться студентом. Если служебная поездка по срокам совпадает с прохождением сессии, то при подтверждении причины отсутствия зачеты или экзамены перенесут на более раннее или позднее время.

ВНИМАНИЕ! В учебное заведение документ о нахождении в командировке требуется подавать заранее.

Справка с работы о командировке – образец составления

Заполняется форма в произвольном виде, обязательно письменно. Унифицированного бланка не существует, можно заполнить на фирменном. Срок оформления составляет 3 дня (рабочих), как установлено по нормам стат. 62 ТК для выдачи сотруднику документации, связанной с его занятостью. Чтобы быть точно уверенным в том, что работодатель не забудет о просьбе физлица составить документ, рекомендуется подать соответствующее заявление на имя руководителя компании.

Какие данные следует отразить в справке? В первую очередь приводится наименование работодателя, его юрадрес и основные коды, а также название документа, его дата выдачи и №. Затем указывается ФИО и должность командированного сотрудника, даты пребывания в поездке, наименование органа, куда подается документ. Заверяет форму руководитель предприятия или уполномоченное должностное лицо.

Командировочная справка – образец

Общество с ограниченной ответственностью «Ростов-электрик»

ИНН 6164075025 КПП 616401001

г. Ростов-на-Дону ул. Социалистическая, 24 оф. 63

Справка № 3/05 от 15.05.18 г.

«О пребывании в командировке»

Настоящий документ выдан менеджеру Петрову Олегу Леонидовичу в том, что он действительно находился в командировочной поездке по делам организации в период с 07.05.18 г. по 11.05.18 г. Направление в командировку было оформлено по распоряжению директора ООО «Ростов-электрик» в соответствии с условиями трудового договора № 44 от 12.02.18 г., который заключен с Петровым О.Л.

Справка выдана для предоставления в суд по Октябрьскому району г. Ростова-на-Дону.

Генеральный директор ООО «Ростов-электрик»____________________/Имедашвили А.И./

Вывод – в этой статье мы разобрались, как заполняется справка о направлении в командировку, образец приведен в произвольном виде. Отдельно указано, кто именно выдает форму и для чего она может понадобиться.