Как присваивается табельный номер сотруднику?

Как присваивается табельный номер сотруднику?

• Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
• Процедура присвоения табельного номера
• Принципы формирования табельного номера
• Особенности применения табельного номера
• Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?
• Итоги

Что такое табельный номер

Впервые о табельном номере было упомянуто в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ от 27.04.1973. В действующих НПА в трудовой сфере нет конкретного определения табельному номеру. Из самого термина понятно, что это цифровой код — специальный, индивидуальный.

Оформление работника в штат компании сопровождается присвоением ему уникального числового кода — табельного номера. По нему легко идентифицировать работника в штате.

Период действия ТН

Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.

В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.

Как присваивается табельный номер сотрудника

Как уже было упомянуто ранее, все решения о присвоении работникам табельного номера принимает непосредственно сам работодатель. Чтобы обеспечить надежное функционирование и применение этого инструмента при ведении кадрового дела на предприятии, необходимо в первую очередь принять локальные нормативные акты, которые бы регламентировали вопрос использования табельных номеров трудящихся при ведении хозяйственной деятельности.

После того, как сформирована внутренняя нормативная база для использования в деятельности рассматриваемых обозначений, работодателю следует заполнить ведомость, штатное расписание или иной документ, регулирующий взаимоотношение с сотрудниками. Обычно, табельные номера присваиваются работникам сразу после предоставления ими документов для трудоустройства.

Нумерация является последовательной и начинается обычно с единицы, продлеваясь при каждом заключении нового трудового договора. При это при увольнении работника табельный номер не «освобождается», а закрепляется на постоянной основе за этим сотрудником. Это облегчает дальнейшее ведение документации. Если же сотрудник решит восстановиться на предприятии — он будет восстановлен под своим старым табельным номером.

Где посмотреть табельный номер сотрудника 1С 8.3

Для формирования реестров кадровых документов бухгалтеру может понадобиться информация по табельным номерам сотрудников, например, для сортировки или отбора. Однако при стандартных настройках журнала, как правило, такие данные не отображаются.

Чтобы добавить дополнительную графу, откройте журнал Кадровые документы ( Зарплата и кадры – Кадры – Кадровые документы ), затем нажмите кнопку Еще – Изменить форму .

Выберите в группе Список поле Сотрудник , установив на него курсор. По кнопке Добавить поля (либо двойным щелчком мышки вызовите меню и выберите из списка Добавить поля ) откройте форму Выберите поля для размещения в форме , установите флажок Таб.номер и нажмите кнопку ОК .

Дополнительное поле Таб.номер (Сотрудник) появится в списке. Для определения места положения колонки в таблице поле можно переместить при помощи синих стрелок.

После выполнения настроек колонка Таб. Номер отобразилась в журнале с необходимыми данными.

Код в справочнике Физические лица и Таб. номер в справочнике Сотрудники — это не одно и то же.

• Табельный номер присваивается и меняется только из справочника Сотрудники . Именно он попадает во все кадровые документы.
• Код в справочнике Физические лица — это порядковый номер в списке. Он отражается в стандартных отчетах, например, в ОСВ по счету 70 можно вывести Код , но не Таб. номер .

1C:ЗУП – табельный номер. Как присвоить

1. Что такое табельные номера работающих

Табельный номер сотрудника — уникальный номер сотрудника на предприятии, организации, под которым работник фигурирует во внутренних документах: прежде всего в личном деле, табеле (именно от этого документа и происходит название) и документах на выплату заработной платы.

Табельные номера работающих являются уникальными. Они присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяются, а после увольнения работника не могут присваиваться другим работникам, поступающим на работу впоследствии.

Обычно табельные номера присваиваются начиная с единицы, далее следующий номер на единицу больше предыдущего. По максимальному табельному номеру можно определить, какое количество работников прошло через организацию за все время ее существования.

2. Как присвоить и изменить табельный номер в 1С

В программе 1С:Предприятие Зарплата и управление персоналом присвоение табельного номера происходит автоматически, чаще равняясь порядковому номеру сотрудника в информационной базе.

Контроль за уникальностью табельных номеров настраивается с помощью установки флажка: Контролируется уникальность табельных номеров.

Рисунок 1: Настройка контроля уникальности

Если флажок установлен, то программа не позволит создать двух сотрудников с одинаковым 1С табельным номером. Если флажок сброшен, то уникальность не контролируется.

По умолчанию табельный номер будет присваиваться с учетом префикса информационной базы и организации.

Рисунок 2: Формат табельного номера сотрудника

Наличие префикса в номере обеспечивает уникальность табельных номеров в рамках организации.

Изменение табельных номеров в программе 1С

Часто при ведении учета появляются ошибки и возникает необходимость изменить 1С табельные номера. Сделать это в 1С:ЗУП бух. можно двумя способами:

1. Непосредственно в элементе справочника Сотрудники

2. Групповое изменение табельных номеров

Если в программе 1С:Предприятие Зарплата и управление персоналом сбилась нумерация табельных номеров или в программе автоматически перестал назначаться табельный номер сотруднику, необходимо провести анализ возникшей проблемы и определить, достаточно ли изменить только у одного (нескольких сотрудников) или придется проводить полную перенумерацию кода справочника «Сотрудники».

1. Список справочника Сотрудники отсортировать по табельному номеру.

Рисунок 3: Сортировка по табельному номеру справочника Сотрудники.

В результате можно увидеть масштаб проблемы: по каким сотрудникам формат табельного номера отличается от остальных.

В данном примере можно решить вопрос, назначив «правильный» табельный номер одному сотруднику.

Изменение табельного номера у одного сотрудника:

1. В 1С:ЗУП перейти в форму элемента справочника «Сотрудники»

2. Найти реквизит «Табельный номер»

3. Для его изменения встать в поле курсором мышки и начинать ввод данных. Появится предупреждение:

Рисунок 4: Формы вывода предупреждения.

4. Нажимаем «Да». После этого редактируем поле и нажимаем «Записать и закрыть».

5. В результате получим «отредактированный» табельный номер сотрудника.

Рисунок 5: Результат изменения табельного номера у сотрудника.

Если при анализе проблемы выясняется, что редактированием нескольких сотрудников не получится исправить автонумерацию, можно использовать встроенный механизм 1С:Предприятие Зарплата и управление персоналом: «Групповое изменение реквизитов».

Открыть обработку можно из меню: Администрирование — Поддержка и обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов.

Групповое изменение табельных номеров в справочнике «Сотрудники»

Рисунок 6: Форма обработки «Групповое изменение реквизитов»

Реквизит «Табельный номер сотрудника» по сути является кодом справочника «Сотрудники». Поэтому он относится к разряду служебных.

Нажмите на форме обработки «Дополнительные параметры» и установите V у свойства «Показывать служебные реквизиты».

Рисунок 7: Настройка обработки «Групповое изменение реквизитов».

Далее поставьте V у нужного нам реквизита «Табельный номер» и нажмите «Изменить реквизиты».

Рисунок 8: Изменение табельного номера.

В результате мы получим обновленную нумерацию табельных номеров сотрудников организации.

Биометрические системы учета

В нынешнее время новые технологии поражают своими характеристиками. Ведь сейчас можно обойтись без табельного номера, так как придумали новую систему – биометрическую. Биометрическая система является новым методом учета рабочего времени и сбора всех персональных данных о сотруднике. Такие идентификаторы уникальны, так как их невозможно уничтожить, потерять и обмануть.

Пользование ими довольно простое и удобное. На данный момент практикуется распознавание личности по отпечатку пальца. Благодаря таким терминалам можно с легкостью зафиксировать время ухода и прихода на работу, как это делает табельный номер. Для того чтобы информация поступила в базу, стоит лишь прикоснуться пальцем к сенсору для проведения сканирования.

При этом такие системы включают в себя промежуточные события во время рабочего дня, например, обеденный перерыв, деловая поездка, командировка и многое другое, стоит лишь нажать на специальную кнопку, которая это зафиксирует. На многих терминалах установлены камеры, которые фотографируют сотрудника после идентификации. Это только усилит уровень безопасности компании.

Табельный номер является отличным помощником для ведения учета пребывания сотрудника на рабочем месте, а также для безошибочного проведения расчета заработной платы.