Кто организует хранение бухгалтерских отчетов Организация хранения бухгалтерских документов

Архивное хранение бухгалтерских документов

Предприятия России активно переходят на электронный документооборот. Несмотря на это, еще широко применяются накладные, счета-фактуры, доверенности, кассовые ордера и иные документы на бумажных носителях. Очень важно их правильно хранить, в течение сроков, определенных на законодательном уровне. Это связано с возможностью проверки деятельности юридического лица за предыдущие годы. Если первичные документы, регистры бухучета, отчетность правильно систематизировать и учитывать, можно предотвратить риск их утраты и повреждения.

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

• приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
• штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
• соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
• документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
• документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
• документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
• документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
• дела по архивному хранению документов — постоянно;
• годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
• документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
• отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
• сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
• декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

• Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
• Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
• Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как организовать хранение

Наиболее простой и эффективный способ организовать хранение документов бухгалтерского учета — передавать ведение бухучета на аутсорсинг. В этом случае организовывать архив и следить за соблюдением требований законодательства будет компания-исполнитель. И ответственность за нарушение возлагается на нее.

Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета. Поручив эту работу нам, вам не нужно организовывать хранение документов, нужная первичка предоставляется по требованию. В том числе и по запросу налоговой службы.