Lingwish.ru

Онлайн журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кто организует хранение бухгалтерских отчетов Организация хранения бухгалтерских документов

Архивное хранение бухгалтерских документов

Предприятия России активно переходят на электронный документооборот. Несмотря на это, еще широко применяются накладные, счета-фактуры, доверенности, кассовые ордера и иные документы на бумажных носителях. Очень важно их правильно хранить, в течение сроков, определенных на законодательном уровне. Это связано с возможностью проверки деятельности юридического лица за предыдущие годы. Если первичные документы, регистры бухучета, отчетность правильно систематизировать и учитывать, можно предотвратить риск их утраты и повреждения.

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

  • приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
  • штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
  • соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
  • документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
  • документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
  • документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
  • документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
  • дела по архивному хранению документов — постоянно;
  • годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
  • документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
  • отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
  • сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
  • декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Читать еще:  Материальная ответственность главного бухгалтера образец договора с главным бухгалтером

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

  • Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
  • Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
  • Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как организовать хранение

Наиболее простой и эффективный способ организовать хранение документов бухгалтерского учета — передавать ведение бухучета на аутсорсинг. В этом случае организовывать архив и следить за соблюдением требований законодательства будет компания-исполнитель. И ответственность за нарушение возлагается на нее.

Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета. Поручив эту работу нам, вам не нужно организовывать хранение документов, нужная первичка предоставляется по требованию. В том числе и по запросу налоговой службы.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector