Архивирование документов в организации

1. Обеспечение сохранности и режима хранения документов.
2. Комплектование архива документами.
3. Создание научно-справочного и учетного аппарата к документам архива.
4. Создание условий, обеспечивающих оперативное использование документов архива.

Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве.

Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов. Она составляет пять тысяч дел.

Раздел 2 Положения об архиве – «Состав документов архива». Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет.

Нормативы по архивированию документов в организации

Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

1. Каждое дело должно поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом.
2. Каждое дело должно соответствовать требованиям основных нормативно-методических документов.
3. Каждое структурное подразделение обязано передавать в архив документы, определяемые номенклатурой дел на данный год.
4. В случае не передачи, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

Архивирования документов, которые содержится на электронных носителях

Данный вид архивирования сведений предусматривает проведение процесса перевода информации с бумаги; книг, каких-либо старых документов, фотографий и прочих носителей сведений на электронные носители. Иными словами происходит создание электронного вида хранения информации.

Какая цель всегда у архивирования документов?

Цель у архивирования всегда одна, оптимизировать организацию хранение документов. Самый лучший вариант это сделать обратиться к специалистам в этом деле.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Подробности

Требования к архивированию документов

Нюансы оформления документов в архив является одинаковыми для всех фирм, однако каждая компания может вносить туда собственные корректировки. Обычно процедура архивирования состоит из следующих этапов:

1. Сначала обозначаются особенности бумаг, предназначенных для передачи в архив.
2. Если это необходимо, то проводятся дополнительные действия, к которым относятся сшивание бумаг или внесение различных дополнений.
3. Документы корректируются, если это необходимо, чтобы в дальнейшем необходимые бумаги можно было легко найти.
4. Уничтожение ненужных документов происходит законным способом, потому что они не несут для работы предприятия никакой ценности.
5. Документы систематизируются и сшиваются на основании своего типа.
6. Разделение документов происходит по типу кадровых, бухгалтерских или управленческих.
7. В случае невозможности отнесения бумаг к вышеуказанным типам, их объединяют и вносят в отдельное дело.
8. Каждый сшив должен быть скреплен печатью предприятия и подписью уполномоченного сотрудника.
9. Для каждого дела составляется опись, которая содержит сведения о том, какие конкретно бумаги находятся в папке.
10. Формируются каталоги дел, разделенные по типам.
11. Все дела, которые были правильно подготовлены, передаются в архив для хранения.

Архив обычно является отдельным помещением, в котором находится большое количество удобных и вместительных стеллажей.

СПРАВКА! Архивирование осуществляется на предприятии специально уполномоченным для этого лицом. В случае каких-либо нарушений или потери документации, именно этот работник будет нести за это ответственность.

Нюансы составления номенклатуры

При наличии на предприятии большого количества документов, то при их архивирования должна обязательно составляться номенклатура дел. В дальнейшем с ее помощью можно будет легко отыскать необходимое дело среди большого количества папок.

При формировании номенклатуры дел должны указываться такие сведения, как:

1. Индекс определенного дела, который присваивается условным номером. Первая часть этого номера является кодом отдела, из которого получены бумаги.
2. Название дела.
3. Количество документов в папке.
4. Срок хранения данных бумаг согласно требованиям закона об архивировании документов.
5. Различные примечания, оставляемые ответственным лицом. К примеру, тут можно указать, что этого дела есть ещё и электронная версия.

СПРАВКА! Если фирма маленькая, передающая в архив небольшое количество документов, то номенклатура дел может не формироваться.

Правила создания «Положения об архиве»

В больших фирмах архив представляет собой отдельное помещение, в котором довольно долго хранится большое количество дел и бумаг. В таких компаниях есть сотрудник, который занимается исключительно архивирование документов. Для того, чтобы четко регламентировать работу этого сотрудника, руководство обычно издает и закрепляет специальное «Положение об архиве». Там содержится следующая информация:

— описание конкретных работ, которые должны выполняться ответственным лицом;

— правила передачи бумаг из разных отделов в архив;

— правила оформления номенклатуры и описи дел;

— правила подготовки бумаг перед переносом их в архив;

— указание о том, что определенный сотрудник должен проводить сверку состава бумаг и их оформлением.

При определении сотрудником архива каких-либо нарушений в документации, он отправляет их на доработку тому, от кого они поступили. При отсутствии в документах ошибок и недочётов, они принимаются к сшиву. При возникновении сложностей с чтением документов, делается их копия.

Требования к архиву

Существуют основные требования к правильности архивирования документов, которые должны соблюдаться на каждом предприятии. Делопроизводство должно производится согласно законодательству. Крупные предприятия должны иметь отдельное помещение под архив, которое защищено от посторонних лиц и работников компании.

При создании этого подразделения, должны приниматься к сведению следующие требования:

— изоляция помещения от других офисов и отделов;

— установка в этом помещении пожарной и охранной сигнализации;

— по размеру помещение должно соответствовать тому, какое количество бумаг будет ежегодно поступать в архив для хранения;

— в помещении архива устанавливаются длинные стеллажи, которые лучше всего делать их металла;

— расстояние между стеллажами должно составлять не менее 75 см;

— в длину стеллажи могут быть разными — это зависит от высоты потолков;

— помимо стеллажей, в архиве ставят сейфы для хранения в них наиболее важных и ценных бумаг.

СПРАВКА! Площадь помещения под архив может быть абсолютно разной для разных компаний.

Правильная подготовка дел

Передача бумаг в архив происходит только после их правильной предварительной подготовки. По этой причине перед отправкой документации в архив, нужно сделать следующее:

— для начала ответственный сотрудник должен убедиться в том, что передаваемая в архив документация точно не пригодится для ведения текущей документации;

— документ и само дело описывается;

— проведение экспертизы, с помощью которой можно доказать, что их действительно нужно хранить в архиве предприятия в течение конкретного срока;

— если это необходимо, то бумаги подшиваются, корректируются или копируются. Только после этого они подлежат передаче в архив.

СПРАВКА! Приказы относительно наемных сотрудников имеют разные сроки хранения и должны определяться в разные дела, потому что при их смешивании может произойти путаница во время уничтожения каких-то документов.

Работа с запросами

В каждой компании за архивирование документов отвечает специально назначенный для этого сотрудник, который получает за свою работу деньги. Если у руководства или сотрудников появляется необходимость в получении какого-то документа из архива, то они должны отправить назначенному лицу запрос.

Данные из архива выдаются в форме архивной справки, выписки или копии. Справка представляет собой документ, содержащий информацию из архива по запрашиваемому предмету.

Архивная копия представляет собой воспроизведение рисунка или текста с какого-то документа, который хранится в архиве. Также на нем приводятся данные поиска.

Выписка представляет собой воспроизведение только некоторой части документации. Для этого работник, формирующий запрос, указывает, по какому конкретно вопросу нужно получить данные.

Аутсорсинг при архивировании

Так как процесс архивации документов достаточно трудоемкий и состоит из нескольких этапов, а собственные сотрудники могут даже толком не ознакомиться с положениями закона об архивном деле и действующими правилами, привлечение внешних архивных компаний является рациональным решением. Такие организации оперативно и в полном объеме выполнят все необходимые работы и предоставят гарантированный по качеству и срокам результат. Вы можете быть уверены в том, что подготовленные дела и описи без проблем будут приняты любым государственным архивом. Вы сэкономите свое время и деньги, ведь цена на архивирование документов у профильной организации будет соизмерима, а зачастую меньше расходов на оплату труда собственных сотрудников.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

• помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
• не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
• не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
• комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
• обязательно оборудуется вентиляционная система;
• в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Нормы архивирования кадровой документации для организаций

Архивация кадровых документов регламентируется на федеральном уровне, и основополагающий нормативный акт в этом вопросе — закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем прописана процедура подготовки дел к архивированию, указаны требования и правила, требующие строгого соблюдения. Неправильная процедура подразумевает начисление штрафа и даже уголовную ответственность.

Хотите расширить перечень нормативно-правовых актов, касающихся архивирования кадровых документов? Попросите помощи у профессионального архивариуса. Если коротко, то кадровой политики компании касаются: Трудовой кодекс РФ, ряд постановлений Правительства РФ, федеральные законы «О персональных данных», «О коммерческой тайне», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Да, архивировать кадровые документы нужно со знанием закона.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.