Чем грозит уничтожение документов не по правилам

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

• Total:

Сюда входят все виды бухгалтерской, научно-исследовательской, технической деятельности. После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив. В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.

Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором.

Сроки хранения документов (скачать)

Первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации и расчеты можно составлять и хранить в электронном виде. Распечатывать не надо, но обязательно заверить электронной подписью (письмо ФНС от 19.07.17 № СД-4-3/14079). Но есть и еще один нюанс.

Запрошенные налоговиками документы, которые составлены не по формату ФНС, придется вывести на принтер, заверить бумажную копию и сделать отметку, что они подписаны электронной подписью (письма Минфина от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444 и ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048). Вы сможете передать их в налоговую в виде бумажных копий или их сканов.

Рекомендуем хранить электронные документы минимум на двух носителях. И не реже чем раз в пять лет проверять, в каком они состоянии.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

• за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
• за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

• 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
• 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
• 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации

Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании)

Журнал по медкомиссии

Приказы на отпуск

Копии документов или корешки о принятии наличных средств

Документы по учетной политике

Карточки инвентаризации по выбывшим фондам

Первичные документы и регистры

5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)

Паспорта на ККТ

Пока не истек срок действия

Журнал инструктажа по технике безопасности

Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)

50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)

Книга по движению трудовых и учету пустых бланков

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников

Инструкции по охране труда

Как хранить первичные документы?

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

• Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
• Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
• Налоговая и бухгалтерская отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
• Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж. Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов. Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д. Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам. Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск. Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

• Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
• Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
• Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

• издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
• оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
• еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
• непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Как законно убрать ветки и листья

Неправильная утилизация собранных у дома или на дачном участке листьев и срезанных веток грозит штрафом за неправильное обращение с отходами. В Госдуме считают, пора законодательно определить, что делать с мусором, оставшимся от ухода за газонами и кустами. Как можно сейчас избавиться от растительных отходов, ничего не нарушив, разбиралась «Парламентская газета».

Выбросить, но не в урну

В середине сентября в Астраханской области приняли закон, по которому за выброшенные ветви и листву вне установленных местными властями мест жителей смогут оштрафовать на 0,5-2 тысячи рублей, а организации — на 20-40 тысяч. Их руководство может поплатиться 3-10 тысячами рублей. Такое наказание назначат, если нарушение не подпадает под действие статьи федерального Кодекса об административных правонарушениях.

В общероссийском законодательстве конкретно об этих видах мусора не говорится, сказал «Парламентской газете» заместитель председателя Комитета Госдумы по жилищной политике и ЖКХ Павел Качкаев. «Наверное, нужно регулировать вопросы и таких отходов, и крупногабаритных отходов. Пока у каждого региона своя схема. Это законодательный пробел», — считает депутат.

Пока на эти вопросы дают ответы лишь разъяснения Минприроды. В 2019 году ведомство разослало письма в регионы, где сообщило: в обычные мусорные контейнеры бросать ветви, листву и части стволов нельзя. Ведь такой мусор не считается твёрдыми коммунальными отходами, так как он не образуется в домах и квартирах, как, например, остатки пищи и упаковка. Поэтому вывоз растительного мусора не включён в тариф за коммунальную услугу, и региональный оператор не обязан забирать его бесплатно. Таким образом Минприроды пыталось решить вспыхнувшие по всей стране конфликты между муниципалитетами и регоператорами из-за мусора, оставшегося после субботников.

Как же избавиться от собранных листьев и обрезанных веток? Есть несколько способов, и у каждого свои нюансы. В Минприроды настаивают на заключении договора на вывоз с организацией, у которой есть разрешительная документация. Это могут быть те же региональные операторы по обращению с твёрдыми коммунальными отходами или компании, имеющие лицензию на вывоз и утилизацию мусора, пояснил Павел Качкаев. По его словам, нельзя обращаться в сомнительные организации, так как неизвестно, куда они отвезут отходы.

Между тем листву можно отвезти на специально оборудованные полигоны или переработку. Например, в Москве часть собранных коммунальщиками листьев становится удобрением, а часть вместе со щепками и стружкой превращают в топливные брикеты, отчитались на сайте мэрии.

При этом убирать мусор с дворовых территорий, детских площадок и так далее — это ответственность коммунальных служб, и если они этого не делают, можно пожаловаться в местные органы власти. Субботники тоже часто организуют администрации поселений, и именно они должны за свой счёт утилизировать собранную жителями пожухлую растительность, отметил Качкаев.

Людям или организациям, которым надо избавиться от своего мусора, придётся заплатить, подтвердила исполнительный директор Национального центра общественного контроля в сфере ЖКХ «ЖКХ контроль» Светлана Разворотнева. Например, в садоводстве могут поставить бак для таких отходов, дождаться, пока он наполнится, а потом вызвать перевозчика.

На сайте правительства Московской области предложили также выбрасывать объёмный мусор, который остался после подрезки кустов и деревьев, в бункеры для крупногабаритных отходов. Если же они распложены слишком далеко — заключать договоры на вывоз.

«С 1 января в Московской области введён новый порядок перемещения строительных и приравненных к ним отходов. Их необходимо отправлять на специализированные пункты по переработке. Они есть в каждом округе. Сделать это можно, заключив договор с транспортной компанией, которая зарегистрирована в системе транспортировки ОССИГ — отходов сноса, строительства и грунтов», — пояснили «Парламентской газете» в пресс-службе Минэкологии региона.

На сайте подмосковного правительства напомнили об административной ответственности за нарушение природоохранных требований при обращении с мусором — это штраф для граждан до двух тысяч рублей, а для компаний — до 250 тысяч. Более суровая мера предусмотрена за повторное нарушение — до трёх и 400 тысяч соответственно. Такое наказание может ждать тех, кто, например, устроил навал хлама около дороги или в овраге.

Сжечь или превратить в удобрение

Сжигать ветки и листья на своём участке в принципе можно, но есть много ограничений. По противопожарным правилам, утверждённым Правительством в прошлом году, на территории населённого пункта сжигать мусор запрещено везде, кроме специально установленных местными властями мест. На садовом участке нельзя жечь листву и ветки, когда в регионе объявили особый противопожарный режим или если участок находится на торфянике.

Если всё нормально, можно разжечь огонь в металлической бочке или другой несгораемой ёмкости объёмом не больше кубометра. От бака до ближайших строений должно быть не меньше 25 метров, до хвойных деревьев — 50 метров, а лиственного леса — 15 метров. В радиусе пяти метров надо убрать сухую траву, валежник и другие горючие материалы. Под рукой нужно держать металлический лист, чтобы накрыть ёмкость, если огонь разгорится слишком сильно. Можно и выкопать яму не больше метра в диаметре и не менее 0,3 метра глубиной. Но тогда все перечисленные расстояния должны быть в два раза больше, а вокруг ямы необходимо сделать минерализированную полосу — опаханную зону шириной 0,4 метра. Нельзя оставлять очаг без присмотра, даже если костёр уже не горит, а только тлеет. По окончании работы надо залить его водой или засыпать землёй или песком. Кроме этого, нельзя разводить огонь, если ветер усилился до пяти метров в секунду при открытом огне, и 10 метров, если использовать бочку.

Если жечь мусор прямо на просёлочной дороге или в неподходящее время, можно поплатиться штрафом за несоблюдение противопожарных правил — для граждан это 2-3 тысячи рублей, а компаний — 150-200 тысяч. Во время противопожарного режима штраф за такой проступок вырастет до 2-4 и 200-400 тысяч соответственно.

Но власти Московской области предлагают жителям утилизировать листву и щепки с пользой — делать из них компост, сложив их в яму или специальный ящик и прикрыв сверху скошенной травой или крышкой.