Что учесть при заключении трудового договора о дистанционной работе?

Дистанционная работа 2021

• Дистанционная работа по Трудовому Кодексу.
• Трудовой договор с дистанционным сотрудником.
• Перевод на дистанционную работу.
• Возврат сотрудников в офис.

Ирина Пугачёва,

Главный бухгалтер группы компаний «Ваш Консультант»

Из-за пандемии коронавируса дистанционная работа стал нормой. Необходимости переводить своих сотрудников на удалённую работу ранее не было, теперь же сложно найти тех, кто этого не делал.

Понимая это, Государственная дума внесла в Трудовой Кодекс значительные изменения, связанные с такой формой занятости. Для начала нужно уточнить, что дистанционная и удалённая работа — это одно и то же (ст. 312.1 ТК РФ). А теперь разберёмся в остальных вопросах подробнее.

Вид дистанционной работы в трудовом договоре

Выполнение дистанционной работы на постоянной основе означает ее осуществление вне места расположения работодателя в течение всего срока действия трудового договора. Такой вид дистанционной работы не позволяет работодателю в одностороннем порядке обязать работника выйти на рабочее место в офис, поскольку это будет являться существенным изменением его условий труда. В данном случае работодатель должен соблюсти двухмесячный порядок уведомления работника. А если работник не согласится, то придется предлагать ему другие вакантные должности или расторгать трудовой договор.

В силу ст. 312.1 ТК РФ соответствующий вид дистанционной работы должен прописываться в трудовом договоре с работником. Следовательно, в договоре целесообразно указать, что «работник выполняет трудовую функцию дистанционно вне места расположения работодателя на постоянной основе».

Какую работу относят к дистанционной?

Согласно определению, данному в официальном документе, дистанционной считается работа, при которой работник и работодатель находятся на определенном расстоянии друг от друга, причем работник не имеет конкретно обозначенного рабочего места.

Другими словами, такой сотрудник может находиться в любом городе регионе или даже стране, что зависит уже только от него, а главным показателем здесь является результат труда, который он должен предоставить своему работодателю в установленный срок.

Заключая трудовой договор с дистанционным работником, нужно понимать, что на обе стороны распространяются и все остальные положения Трудового кодекса — это следует также учитывать.

Дистанционный договор с работником. Особенности заключения

Так, согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной признается работа, связанная с выполнением определенной трудовым договором функции вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть «Интернет».

Дистанционным работником признается лицо, заключившее трудовой договор о дистанционной работе.

Данный новый вид взаимоотношений с работниками позволяет компании сократить издержки, экономить время и средства и делает труд работников более комфортным в домашних условиях. Соответственно, дистанционный договор с работником имеет свои особенности, которые необходимо знать и учитывать при заключении такого договора с работодателем.

Перечень необходимых документов для заключения договора о дистанционной работе:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета;
• документы об образовании.

В случае удалённости и невозможности предоставить работодателю указанные документы закон предусматривает два варианта:

1. предоставить указанные документы в форме электронного документа, т.е. сканированные копии документов;
2. направить документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Особенности заключения трудового договора:

• Ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.
• При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работодатель в течение трех дней со дня заключения данного договора направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
• Стороны могут подписать договоры с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
• Если стороны придут к соглашению, то сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника – ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ.
• Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с правилами внутреннего трудового распорядка может осуществляться путем обмена электронными документами.

Содержание трудового договора с дистанционным работником.

Договор о дистанционной работе должен отвечать общим требованиям к содержанию трудового договора, предусмотренного ст. 57 ТК РФ. Однако дистанционный договор работником предусматривает некоторые особенности, в частности:

1. характер работы – дистанционный;
2. место работы – где выполняются трудовые обязанности;
3. информация о соответствии жилищно-бытовых условий требованиям норм техники безопасности, гигиены и охраны труда;
4. режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника, определяемый по своему усмотрению;
5. условия о предоставлении необходимых материалов, инструментов и оборудования;
6. компенсационные выплаты за износ имущества работника;
7. обеспечение работника сырьем, полуфабрикатами и прочими расходными материалами;
8. условие о возмещении понесенных расходах в связи с приобретением сырья самостоятельно;
9. условие о выплатах за произведенных работах;
10. условие о порядке взаимодействия с работником.

Условия оплаты труда

Оплата труда дистанционных работников осуществляется в соответствии с общими положениями об оплате и нормировании труда ( раздел VI ТК РФ).

В частности, дистанционному работнику выплачивается заработная плата, ежемесячная премия. Также на дистанционного работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством РФ. Дистанционный работник на ряду с другими работниками обязан соблюдать положения о дисциплине труда, предусмотренные ТК РФ и локальными актами работодателя за некоторыми исключениями. Например, работник не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за опоздание на работу или прогул и т.д.

Однако за отдельные проступки могут быть применены предусмотренные ТК РФ меры дисциплинарного взыскания в виде:

• замечания;
• выговора;
• увольнение.

При применении каждого из этих взысканий должна учитываться степень дисциплинарного проступка.

Порядок расторжения трудового договора о дистанционной работе.

Дистанционный договор с работником расторгается по общим основаниям ТК РФ о прекращении трудового договора. При расторжении данного вида договора следует учесть нормы ст.312.5 ТК РФ. Так, личное ознакомление дистанционного работника с приказом об увольнении производится в электронной форме. Кроме того, работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить копию приказа о об увольнении на бумажном носителе дистанционному работнику по почте.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

• специфика деятельности компании;
• количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
• рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
• используемые информационные системы;
• организация документооборота, в том числе ЭДО;
• организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
• необходимые средства и способы контроля сотрудников;
• необходимый уровень информационной безопасности;
• допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
• другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты. Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты. Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
6. Корпоративную (деловую) почту.
7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.

К сожалению, сегодняшняя ситуация с изоляцией и необходимостью быстро перестраивать процессы, делая их удалёнными, означает не только развитие бизнеса в части IT-решений и распределённых сервисов. Это ещё и время расцвета спекуляций и всевозможных нарушений и посягательств на личную и корпоративную информацию. При использовании систем удалённого доступа мы часто не задумываемся о том, что, помимо очевидных плюсов, от них также исходит немалая опасность. Слабый уровень защиты трафика, расположение данных для доступа к важной информации предприятия на заграничных или незащищённых серверах, а также ряд других уязвимостей — неотъемлемая часть бесплатных и максимально открытых систем групповой и удалённой работы.

Поскольку задача перехода на удалённую работу предполагает целый комплекс мер, мы в «Инфотекс Интернет Траст» предлагаем рынку большой набор решений для организации работы из дома, построения защищённых каналов связи, работы с данными и документами из любой точки без потери эффективности и существенной перестройки процессов.

Для корпоративных сетей «Инфотекс Интернет Траст» предлагает сервис защиты каналов связи на базе собственной сети ViPNet и её качественного администрирования.

Наша сеть используется для работы с данными таких организаций, как Пенсионный фонд России, крупнейшие банки страны, медицинские фонды и организации. Выстраивая экосистему защиты трафика наших абонентов на базе самых современных разработок и компетенций группы компаний ИнфоТеКС в области информационной безопасности, мы гарантируем, помимо самой возможности удалённой работы и доступа к контенту и сервисам предприятия, ещё и «государственный» уровень безопасности.

В системе развернуты комплексы мониторинга и отслеживания событий, инцидентов информационной безопасности. Над обеспечением реальной безопасности трудится команда профессионалов в области ИБ-аналитики. При взаимодействии с абонентами в ходе продажи и передачи средств информационной безопасности и оказании услуги мы выдерживаем ряд строжайших требований и рекомендаций надзорных органов, а также применяем лучшие практики в отрасли.

Для организации общего рабочего пространства мы защищаем каналы связи между домашними и рабочими станциями, серверами и сервисами компании и удалёнными сотрудниками. В настоящее время построить защищённую сеть с доступом к корпоративным ресурсам можно быстро и по выгодной цене.

Для использования сервисов и площадок разных назначений мы предоставляем гибкие услуги удостоверяющего центра с удалённой идентификацией, доставкой ключевой информации и возможностью удалённого продления сертификатов электронной подписи.

Для непрерывного функционирования предприятия любого типа и масштаба мы предлагаем сервисы электронного документооборота, доступные из любой точки мира через интернет:

• отправляйте любые документы внутри предприятия, а также контрагентам по выгодным тарифам с системой ViPNet ЭДО Документ — сервисом электронного документооборота с лёгким и быстрым веб-клиентом для работы с документами. Подключить систему можно бесплатно при помощи любой действующей электронной подписи;
• создавайте, проверяйте и отправляйте все виды отчётности в государственные органы в ViPNet ЭДО Отчет — системе электронной отчётности с удобным приложением для Windows, ролевой моделью и возможностью удалённой работы. Система поддерживает все популярные формы отчётности, а также специальные формы больничных, которые используются при карантине.

Какие причины служат основаниями для перевода на удаленную работу?

Непосредственно ТК РФ не устанавливает условий для такого перевода. Данный вопрос решается по усмотрению работодателя. Однако такие рекомендации могут быть даны уполномоченным ведомством.

С нового года россиян ожидает ряд поправок в ТК РФ на базе № 407-ФЗ, где все тонкости процесса оформления и самого удаленного режима работы будут четко регламентированы. Теперь для того чтобы перевести на удаленку преподавателя, педагога или иного сотрудника бюджетной сферы кадровикам придется обратиться сначала в профсоюзный орган, чтобы принять новый локальный акт, затем внести правки в трудовые договора и после оформить с сотрудниками допсоглашения. Все эти действия совершаются при помощи телекоммуникационных сетей за счет ресурсов как работодателя, так и самих сотрудников.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

• Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
• Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
• Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2020 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

• Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
• Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.