Должностная инструкция офисменеджера 2021 года Образец

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис – менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Должностная инструкция офис-менеджера

4421 Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены.

Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью. В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела.

Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

Составляем регламент (на примере бизнес-процесса контроля исполнения поручений)

17:29 В статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Формат и содержание должностной инструкции не закреплены в Трудовом Кодексе, поэтому данный вид документов не имеет жесткой формы, составляется на основании сложившейся деловой практики, однако, на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) — распространяются правила ГОСТ Р 6.30-2003. То есть должностная инструкция должна содержать: название учреждения, для которого разработан документ; название документа («Должностная инструкция»); дату разработки и составления; внутренний номер документа; отметку об утверждении; собственно заголовок и текст инструкции; отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации, если они проводились.

Вот базовая структура разделов должностной инструкции

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права сотрудника
5. Ответственность
6. Заключительные положения

При этом ваш документ может содержать больше разделов, которые бы расширили условия работы и требования к секретарю, не вошедшие в текст трудового договора.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

• обеспечение документооборота компании;
• подготовка совещаний, заседаний, конференций;
• оформление приказов и доведение их до сведения работников;
• координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.