Должностная инструкция по специальности Архивариус

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

• систематизация и отбор документации;
• принятие и обработка документов на хранение;
• составление справок на документы;
• передача документов в хранилище государственных органов;
• ведение делопроизводства организации;
• хранение документов до истечения их срока;
• контроль над использованием архивных материалов;
• составление и наполнение базы данных документации;
• учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
• размещение дел;
• контроль над состоянием документации;
• восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

• участие в проведении экспертиз;
• соблюдение правил пожарной безопасности;
• выдача копий документов по поступающим запросам.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

• формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
• получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
• предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
• составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
• осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
• соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
• выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
• препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
• следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
• вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

• формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
• прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
• выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
• формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

• предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
• соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

• различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
• порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
• единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
• методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
• порядок подготовки документов к хранению и применению;
• порядок учета и формирования отчетности;
• организационная структура компании;
• навыки работы на ПК на уровне профессионала;
• методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
• навыки работы с колоссальными объемами информации;
• трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Отзывы о профессии

«Работаю в архиве 4 года. Мне кажется, всё зависит от начальства и от того, чем занимается архив. У нас классная заведующая. Творческий и интересный человек. Работать с ней не скучно. Она так работу организовывает, что нет надобности что-то искать долгими часами. Распределяет фронт работы между нами, исходя из наших особенностей.

На работе никогда не задерживаемся. У нас, когда идёт рабочий процесс, тихо и спокойно. А вот, когда приходит время перерыва на чай, мы общаемся. Работа в хорошем кабинете, с хорошей мебелью и техникой. К нам приходит народ. Всё без напряга, никто не ругается. Начальница так себя поставила, что наш архив все любят и ходят к нам, как на праздник».

Из интервью с архивариусом.

Образец резюме архивариуса

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Требования к архивариусу

При приеме на работу к соискателю предъявляются достаточно серьезные требования.
Из профессиональных качеств выделяются: умение принимать, распределять, хранить, утилизировать материалы. Обязательное знание компьютера, умение работать с программами по систематизации и хранению данных. Необходимы знания при составлении отчетов, порядок составления документов, которые направляются для архивирования.
Кроме этого, для работы архивистом необходимы личные качества:

• бдительность;
• собранность;
• внимательность;
• ответственность;
• умение работать сообща с коллегами.

Старшему специалисту, кроме перечисленных требований, необходим трудовой стаж при архиве минимум 5 лет и законченное высшее образование.

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Архивариус».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.