Должностная инструкция по специальности Офисменеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

• делопроизводство;
• выполнение поручений руководителя;
• осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
• обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
• работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
• работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

1. Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
2. Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
3. Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
4. Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела. Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель. Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня. Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания. При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Права работника

Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

• отправление документов на доработку;
• прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

Что должна содержать должностная инструкция офис-менеджера: примеры и образцы документов

Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

• к какой из категорий относится работник;
• кому из руководителей он непосредственно подчинен;
• какое образование и опыт работы необходимы;
• кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
• какие знаниями должен обладать;
• какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

• правила техники безопасности и охраны труда;
• требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
• правила организации и ведения документооборота;
• основы управления, экономики и организации труда;
• персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
• функциональные обязанности административных сотрудников;
• основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
• правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

• обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
• учет и организацию хранения этих материалов;
• поддержание порядка и чистоты в офисе;
• ведение документооборота;
• контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
• обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
• поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
• контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
• внесение предложений по улучшению работы офиса.

При этом менеджер офиса имеет право на:

• требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
• своевременное получение вознаграждения за свой труд;
• запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
• оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
• получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

• неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
• совершение противоправных действий;
• нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
• неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.

Образцы должностной инструкции офис-менеджера

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства

Приглашение на собрание

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.

Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса. Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя. При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.