Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству: функции, обязанности и права, образец инструкции

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании

Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.

Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.

Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.

В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

1. внутренний трудовой распорядок,
2. структура предприятия
3. штатное расписание.

Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

• общее количество подразделений и филиалов фирмы,
• их состав,
• должности и количество специалистов, задействованных в работе.

Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В нем отражается

• приказ, на основании которого создано штатное расписание,
• период действия (как правило – год),
• структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
• количество штатных единиц, заложенных в должность,
• оклады, надбавки,
• суммарные численность и заработная плата.

Как происходит регистрация ООО?
Как оформляется трудовой договор?

На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

• цели и принципы формирования оплаты труда,
• порядок расчета,
• критерии и процедуру оценки труда.

Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

Пример: Положение о бухгалтерии.

Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

• в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
• отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

Какие должностные обязанности у отдела кадров

В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

1. Ведение документации по учету и движению персонала:
   • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
   • формирование и ведение личных дел сотрудников;
   • ведение и хранение трудовых книжек;
   • ведение табеля учета рабочего времени;
   • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
   • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
   • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2. Деятельность по обеспечению персоналом:
   • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
   • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
3. Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
   • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
   • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
4. Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
5. Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Бланк должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Прежде чем увидеть образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, соискатель должен пройти испытательный период, только после этого с ним подписывается трудовой договор.

Иногда инструкцию выдают для ознакомления до начала испытательного периода. В любом случае, лучше перед выходом на работу скачать бланк должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству.

Образец резюме начальника отдела кадров

Право на участие в конкурсе имеют граждане Российской Федерации, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие установленным законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе квалификационным требованиям к должности государственной гражданской службы главного специалиста отдела кадров и государственной службы. Для замещения должности главного специалиста требования к стажу государственной гражданской службы государственной службы иных видов или стажу работы по специальности не предъявляются. В соответствии с законодательством Российской Федерации, должностным регламентом и служебным контрактом установлена персональная ответственность за:.

Профессиональный стандарт начальника отдела кадров — это документ, который определяет требования к условиям труда, квалификации и компетенции руководителя отдела кадров. Бумага носит нормативный характер и обязательна для применения на всей территории РФ. Система профессиональных стандартов на территории РФ вступила в силу с Ознакомиться с профстандартами можно на официальном сайте Минтруда РФ в разделе Профессиональные стандарты вкладка Сервисы и автоматизированные информационные системы. Для справки: если применение профстандарта для работодателя будет обязательным, но он не воспользуется положениями документа, он может быть привлечен к административной ответственности по статье 5. Как определить, для кого профстандарт обязателен? ТК РФ установлена обязательность применения положений профстандартов при приеме на работу гражданина в следующих случаях:. В иных ситуациях положения профессионального стандарта носят рекомендательный характер. При этом важно помнить, что обязательность использования профстандартов в работе не зависит от формы собственности организации-работодателя муниципальная, частная, государственная. Положения этих документов обязательны для применения только в соответствии с требованиями ТК РФ.

Любая ДИ является внутренним документом организации. Начальник ОК осуществляет свою деятельность на основе этого документа, предусматривающего его права и обязанности.

Базовая ДИ содержит следующие должностные обязанности начальника ОК:

• комплектование кадрами в соответствии с поставленными руководством целями и задачами;
• формирование и учет состава кадров;
• оценка потребностей в кадрах;
• разработка мотивационных и стимулирующих программ;
• повышение квалификации сотрудников;
• сотрудничество со службами занятости;
• поиск требуемых специалистов методом head-hunting и executive search;
• размещение объявлений о вакансиях в СМИ, а также на своем официальном сайте организации;
• разработка политики и стратегии в отношении кадров;
• подбор и отбор успешных кадров;
• ежегодная оценка деятельности сотрудников;
• оформление приема и увольнения;
• кадровый документооборот и делопроизводство;
• организация стажировок;
• проведение аттестаций;
• подготовка документов по пенсионному страхованию и назначению пенсий;
• внедрение современного программного обеспечения по направлению своей деятельности;
• обеспечение социальных гарантий трудящихся;
• ведение табельного учета и графика отпусков;
• мониторинг трудовой дисциплины;
• разработка и соблюдение правил внутреннего регламента и коллективного договора.

О необходимости внедрения ДИ на предприятии расскажет видео ниже:

Суть и цель

ДИ нужна для того чтобы:

• создать рамки для трудовой деятельности специалиста;
• предусмотреть его обязательства;
• предоставить права;
• регулировать взаимоотношения по горизонтали и вертикали с другими сотрудниками.

Какими нормативными актами регулируется

В качестве правовых источников необходимо упомянуть два постановления Минтруда, которые касаются должностных инструкций для сотрудников:

• №37 от 1998 г. – внедрившее квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• №9 от 2004 г. – установившее правила пользования им.

Что касается ТК РФ, он не содержит прямых требований и указаний в отношении ДИ.

Начальники отдела кадров есть практически во всех крупных организациях вне зависимости от направления их деятельности. Рассмотрим специфику функциональных обязанностей предусмотренных в некоторых инструкциях начальников отдела кадров в различных учреждениях, например:

• стандартизации:
  • содействие руководителю в разработке структуры, а также штатного расписания организации;
  • определение полномочий между начальниками подразделений;
  • организация повышения квалификации сотрудников;
  • организация аттестации госинспекторов по надзору за госстандартами и обеспечением единства измерений;
  • организация приема и увольнений сотрудников;
  • применение мер поощрения и дисциплинарных взысканий.
• здравоохранения (больницы) — содействие главврачу в вопросах:
  • организации работы коллектива;
  • осуществление оценки показателей врачей;
  • разработка штатного расписания;
  • контроль выполнения обязательств по коллективному договору;
  • совершенствование организационно-управленческой структуры;
  • подбор кадров, расстановка и использование в соответствии с квалификацией;
  • направление врачей на повешение квалификации и переподготовку;
  • мониторинг выполнения сотрудниками должностных обязанностей;
  • контроль выполнения правил внутреннего трудового регламента;
  • представление организации в органах занятости и инспекциях по труду;
  • направление сотрудников на конференции и семинары по здравоохранению.

• администрации района – содействие главе администрации в следующих направлениях:
  • организация, планирование и контроль над деятельностью отдела;
  • выполнение целей и задач;
  • распределение фронта работы между сотрудниками отдела;
  • разработка проектов найма сотрудников, заключение трудовых договоров, освобождение от должности;
  • оформление выхода на пенсию сотрудников;
  • разработка положений о службе в администрации;
  • формирование кадрового состава;
  • подготовка документации для назначения страховой пенсии;
  • сотрудничество с органами соцобеспечения;
  • разработка организационной структуры, а также штатного расписания;
  • разработка кадрового делопроизводства;
  • подготовка кадрового резерва;
  • ведение учета служащих;
  • выдача служебных удостоверений;
  • проверка достоверности персональных сведений служащих при поступлении на службу;
  • оформление допуска к конфиденциальной информации;
  • профилактика коррупционных правонарушений в соответствии с законодательством территориальной единицы;
  • пропаганда этического служебного поведения;
  • анализ сведений о доходах служащих;
  • размещение на сайте администрации объявлений о трудоустройстве, зарплате и доходах служащих;
  • прием граждан и служащих;
  • организация дополнительного образования для служащих;
  • организация аттестации;
  • проведение отбора на вакантные должности;
  • разработка ежегодного графика отпусков;
  • материальное стимулирование служащих;
  • охрана труда.

• высшего учебного заведения – помощь ректору в следующих направлениях:
  • организация работы и взаимодействия структурных подразделений;
  • рациональное использование трудовых ресурсов;
  • повышение квалификации профессорско-преподавательского состава;
  • обмен опытом с коллегами из национальных и зарубежных ВУЗов;
  • создание комфортных условий труда;
  • обеспечение квалифицированными кадрами;
  • соблюдение правил по охране труда;
  • разработка материальных и моральных стимулов для повышения эффективности деятельности сотрудников;
  • разработка внутренних регламентов: коллективного договора, правил распорядка;
  • повышение дисциплины;
  • распределение обязанностей между руководителями подразделений;
  • способствование развитию мотивации и инициативы;
  • прием, перевод и увольнение сотрудников.

Кто составляет и где используется

ДИ разрабатывается, как правило, предшествующим сотрудником, занимавшим эту должность. В случае отсутствия — действующим сотрудником, его подчиненными или юридической службой организации.