Lingwish.ru

Онлайн журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнеспроцессов

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед . Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения , обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с документацией — в (Лоцман:PLM, DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, , проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, ).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы (.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели , созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

  • Неправильному выбору СЭД, могут быть неучтены особенности движения документов;
  • К срыву сроков проекта необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
  • К провалу проекта не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у , что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения , является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом , который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

  • Какие еще документы используются в ;
  • Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в ;
  • Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций .

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели , содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, с . Полученное описание можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед :

  • Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение , системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения ;
  • Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
  • Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм ;
  • Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, ). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.
Читать еще:  Сокращение штата пошаговая инструкция с учетом актуальной судебной практики

Система Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы , позволяющие решать широкий круг задач: описание и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе Business Studio (businessstudio.ru) описание и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

ПроцессОтветственныйТребования к срокамПоступленияПередача
ПроцессОтветственныйПроцессОтветственный
A2.1.1.8 Поставка инструментаПоставщикСогласно условиям договораA2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиямМенеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиямМенеджер по инструментуСогласно условиям договораA2.1.1.8 Поставка инструментаПоставщикA2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструментКладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструментКладовщикВ течение 20 мин.A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиямМенеджер по инструментуБухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордераБухгалтерВ течение одного часа.A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструментКладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструментаКладовщикНе более 20 мин.A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструментКладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются , возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

Разработка и ввод в действие:

Таблица 2. Изменения в и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели , отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции , а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся . Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей , организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: получат описание документооборота компании для настройки СЭД, — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA

Работа с бизнес-процессами в системе ELMA на практике может гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или внутренние преобразования в компании. Во время работы у пользователей могут появляться рациональные предложения по улучшению операций, которые были упущены на стадии моделирования. Это стандартное действие, особенно на старте работы системы и активном включении в работу в ELMA реальных пользователей.

Для того, чтобы внести изменения в работающую задачу не потребуется специальных навыков или помощи программиста. Вся информация о той или иной задаче, которые выполняет сотрудник, хранится в виде отдельных страниц — карточке задачи. В веб-интерфейсе можно переназначать ответственных исполнителей и совершать другие настройки.

Бизнес оптимизация при должной доработке операций может принести видимые результаты и положительно сказаться на эффективности и сокращении времени на выполнение той или иной операции.

Оптимизация бизнес-процесса в BPM-системе ELMA

Узнайте, как работает ELMA BPM. Оцените возможности и интерфейс BPM-системы прямо в браузере

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
Читать еще:  Образец профстандарта педагогапсихолога в 2021 году

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Автоматизация любых бизнес-процессов предприятия за недели, а не месяцы.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс использования системы электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

Фаза 1. Анализ текущей ситуации

Фаза 1 предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и ИТ-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Диагностика текущего состояния и определение периметра проекта

Фаза 2. Дизайн и внедрение долгосрочных решений

Фаза 2 предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. требуется разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

Дизайн целевого решения

Внедрение целевого решения

Выбор ИТ-решения по электронному документообороту

Выбор оператора электронного документооборота

Качественные критерии выбора оператора электронного документооборота

Документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота: требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы по технической поддержке решения.

Инструмент позволит провести оценку предлагаемых решений операторов электронного документооборота по перечню критериев, сгруппированных по направлениям оценки:

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

Разработка необходимой нормативно-методической документации электронного взаимодействия (положения по электронному документообороту, регламенты, соглашения и др.) и внесение изменений в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота

Внесение изменений в учётную политику при переходе на электронный документооборот опциональное.

В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

Извещение контрагентов о переходе на электронный документооборот

Документ предназначен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках электронного документооборота.
Письмо оформляется на официальном бланке компании и направляется в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

Заключение с контрагентами Соглашения об использовании электронного документооборота

Соглашение заключается с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

Как современная СЭД позволяет оптимизировать бизнес в эпоху кризиса

Тренд на цифровизацию бизнеса, переход на безбумажные технологии, автоматизацию и роботизацию бизнес-процессов, их оптимизацию, устранению лишних этапов, требующих рутинных и ручных операций – все это далеко не новые явления. Тем не менее, в сложившихся условиях вынужденной удаленной работы, ослабления экономической активности и грядущего долгосрочного кризисного периода это превращается в жизненно необходимую для выживания бизнес-задачу.

Автоматизация корпоративных процессов реализуется в различных IT-системах — ERP, CRM и т.д. Оптимизация касается и этих информационных систем, но именно бизнес-процессы обработки слабоструктурированных и тем более бумажных документов являются наиболее критичными для бизнеса в сложившихся условиях. Невозможность оперативного подписания договорных документов, невозможность своевременно получения подтверждающих актов, сложности обработки бумажных первичных учетных документов и пр. могут привести к коллапсу бизнеса. Именно эти процессы должны быть максимально перестроены для обеспечения выживания бизнеса в «эру удалёнки».

Отказаться от бумаги можно в 90% внутренних процессов

Несмотря на множество различных предубеждений и мифов, абсолютное большинство бумажных документов может быть устранено уже сегодня. По сути, сегодня не могут быть переведены в исключительно электронный вид только некоторые документы кадрового учета, в отношении которых в КЗОТ прописаны явные требования о необходимости подписания их в бумажном виде, и документы длительного срока хранения (более 15 лет), которые должны передаваться на хранение в государственные архивы. Обычно это не более 10% всего документооборота компании. Все остальные документы могут быть и должны быть переведены в исключительно электронный вид. Правда, для различных типов документов это потребует различного объема предварительной подготовки.

Проще всего отказаться от бумаги во внутреннем документообороте организации – контуре ОРД (организационно-распорядительная документация), управлении служебными записками, различными заявками, некоторыми видами кадровых документов, управлении локальной нормативной документацией, документами СМК (система-менеджмента качества) и пр. В принципе отказаться от бумаги можно просто правильно оформив нормативные документы, в которых необходимо описать процедуры и ответственность сотрудников за оформление, обработку и исполнение электронных документов и в каждом конкретном бизнес-процессе продумать вариант использования Простой Электронной Подписи (ПЭП). Уже это позволит радикально сократить скорость бизнес-процессов и обеспечит их работоспособность в уделенном режиме. Правда, наличие системы электронного документооборота (СЭД) дает несомненное преимущество.

Читать еще:  Должностная инструкция директора по строительству

Во-первых, в ней реализованы механизмы простой подписи и, соответственно, унифицированы способы приданию документам юридической значимости.

Во-вторых, СЭД обеспечивает возможность контроля исполнения регламентов обработки документов, их прослеживаемости, контроля качества и исполнительской дисциплины.

В-третьих, СЭД предоставляет унифицированный интерфейс для работы пользователя с самыми разнообразными процессами и типами документов, механизмы уведомления пользователей и мобильные приложения, которые позволяют работать с документами не только удаленно, но и при отсутствии постоянного интернет-соединения. При этом стартовая цена лицензий на большинство российских СЭД не очень велика, и современные системы содержат уже в базовом комплекте поставки готовые решения для типовых бизнес-процессов и средства настройки «без программирования» (Low-Code) для создания специфичных для конкретной организации решения. (Более подробно об этом можно узнать, посмотрев запись вебинара «Как перевести на «удалёнку» документооборот и другие внутренние процессы компании: советы экспертов»)

Безбумажных договорной документооборот с контрагентами – необходимая мера сегодня

Следующим этапом может стать переход на безбумажный договорной документооборот с контрагентами. Этот шаг необходим для возможности заключать новые договоры в условиях удаленного взаимодействия, и радикальному сокращению сроков обработки. Для решения этой задачи имеются специальные сервисы Электронного Документооборота с контрагентами (операторы ЭДО). Вам просто надо заключить контракт с оператором и «уговорить» ваших контрагентов перейти на безбумажный обмен документами и подключиться к оператору. Сервис ЭДО, помимо обмена безбумажными документами, обеспечивает всё необходимое для использования Усовершенствованной Усиленной Квалифицированной Электронной (УУКЭП), обеспечивает хранение документов, может выступать в качестве доверенной третьей стороны при возникновении споров. Однако, несмотря на название, сервис ЭДО не обеспечивает полного цикла документооборота, а обеспечивает лишь обмен документами между контрагентами. Для того чтобы обеспечить полный цикл безбумажной обработки документов от инициализации до архивирования, необходимо настроить соответствующие процессы в СЭД организации, инструменты для этого есть в любой системе. Но и этого недостаточно, так как ручная «перекладка» документа из СЭД в личный кабинет оператора может сильно затормозить процесс и сделать его менее контролируемым. Для устранения этого разрыва необходимо настроить взаимодействие СЭД с сервисом ЭДО, и некоторые производители СЭД реализуют специальные модули для бесшовной интеграции с операторами ЭДО и настройки сценариев без программирования. При этом необходимо обеспечить возможность нанесения УУКЭП непосредственно в интерфейсе СЭД, эти механизмы входят в базовую поставку любой современной платформы СЭД.

Переход к безбумажной бухгалтерии, можно начинать сейчас

После этого шага совсем не сложно перейти к следующему этапу отказа от бумаги – переходу на безбумажную бухгалтерию и создание единого архива первичных документов. Этот шаг дает очень много выгод не только в объеме работы по ведению бухгалтерского документооборота, но и позволяет получить значительную экономию при обработке требований контролирующих органов, и снизить риски наложения взысканий за нарушение сроков исполнения. Для реализации этого шага можно напрямую интегрировать учетную систему с оператором, для этого у большинства операторов ЭДО имеются готовые модули. К сожалению, такой вариант решения не всегда самый оптимальный. В любой организации еще долгое время будет сохранятся и бумажный обмен бухгалтерскими документами (сегодня проникновение безбумажных технологий в этой области не более 15%). То есть в информационной системе организации будет два архива первичных документов – электронных в учетной системе, и бумажный архив.

Избежать этого можно создав единый архив финансовых документов в организации. Там могут храниться как электронные первичные документы, так и скан-копии бумажных документов. Такой способ хранения не только сокращает издержки на хранение документов, но и радикально упрощает подготовку ответов на требования контролирующих органов по предоставлению подтверждающих документов в электронном виде. Это позволит резко сократить как издержки на эти процедуры, так и возможные штрафные санкции. Однако для реализации этой задачи необходимо настроить еще один компонент системы – интеграцию учетной системы, в которой электронные первичные документы порождаются, и СЭД, в которой будут хранится все финансовые документы – договоры, доп. соглашения, акты и накладные, счета фактуры и пр., как безбумажные, так и скан-копии бумажных версий. Компоненты интеграции для наиболее распространенной учетной системы (1С, SAP) реализованы для большинства современных СЭД. Также современные СЭД включают в свой состав подсистемы организации потокового сканирования для минимизации ввода бумажных документов в архив. (Более подробно про внешний безбумажный документооборот можно узнать, посмотрев запись вебинара «Переход на тотально безбумажный документооборот с контрагентами. Сейчас или никогда!»)

При решении этих, практически необходимых для выживания в сложившихся условиях задач, в вашей организации будет создана полноценная современная инфраструктура для реализации самых разнообразных решений по переводу в безбумажный вариант процессов обработки организации и их дальнейшей оптимизации. Ведь современная СЭД является не просто приложением, которое обеспечивает решения ограниченного набора функций, описанных в данной статье. Помимо наличия базовой функциональности и перечисленных интеграционных модулей, современная СЭД содержит разнообразные механизмы кастомизации, не только посредством программирования, но и с использованием Low-Code инструментов, которые позволяют создавать различные решения без или с минимальным количеством программного кода. Что, в свою очередь, позволяет обеспечить быстрое создание приложений с использованием методик Agile, которые позволяют максимально сокращать цикл разработки и быстро и оптимально по стоимости реагировать на потребности пользователей и изменения в окружении вашего бизнеса.

Повлияла ли эпидемия на отношение клиентов к цифровым технологиям?

Безусловно. И это касается не только лизинга, но и переформатирования во многих отраслях бизнеса.

Все участники нашего опроса отметили рост количества клиентов, перешедших на ЭДО. Впрочем, отдельные игроки взяли на себя часть затрат по обмену документами.

— В период пандемии компания полностью взяла на себя расходы на экспресс-почту во взаимодействии с клиентами. А сделали мы это в поддержку аграриев, которые ни морально, ни технически не готовы пока к ЭДО, — рассказали в Росагролизинге.

. Во время пандемии мы часто слышали, что мир уже не будет прежним. По крайней мере для бизнеса, который усиленно развивал диджитализацию бизнес-процессов, этот мир не рухнул.

И, напоследок, немного аналитики от компании Газпромбанк Автолизинг:

— По нашим данным, подготовленным совместно с СКБ Контур, ЭДО используют в своей деятельности только 30 % российских предприятий. Компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных — лишь в 5% случаев. Малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения (УСН) цифровизирует передачу данных чаще — примерно в 12% случаев. В числе лидеров цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО): примерно половина из их числа активно использует системы ЭДО, а около 70 процентов имеют абонентские ящики у какого-либо оператора.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector