Хранение электронных документов особенности сроки организация архива

Система электронного архива (EAS)

В Е1 реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Также, Е1 обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации, что позволяет значительно экономить время как на регистрации и копировании, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Возможности использования

Зарегистрированные в СЭД Е1 документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система обеспечивает мгновенный поиск по любому виду запроса. Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и для личного использования с учетом прав доступа.

Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам ― контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», таким образом просходит контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также можно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска ― поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Преимущества для Вашего бизнеса

• Поиск в 30 раз быстрее.
• Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз.
• Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников.
• Однозначно задавайте места хранений бумажных копий.
• Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз.
• Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже.
• Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов.
• Не тратьте время на ведение учета архивных документов.
• Сократите количество потерянных документов на 95%.
• Объедините документы удаленных подразделений в общем хранилище.
• Создавайте единую базу электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации.
• Импортируйте бумажные (с помощью встроенных средств сканирования) и электронные документы, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»).
• Поддерживайте коллективную работу: версионность, назначение заданий и т.д.
• Осуществляйте оперативный доступ, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка.
• Создавайте отчеты и аналитические справки.
• Обеспечивайте информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы.

Какие задачи решает электронный архив документов

Электронный архив документов организации является специализированной системой хранения важных бумаг в цифровой форме. С ее помощью, как мы уже говорили, удается упростить большую часть бизнес-процессов, при этом затрачивая на них меньше времени.

Нередко архивом называют просто хранилище данных в цифровом формате, что неверно. Архив – не только сервер либо склад носителей. В первую очередь он представляет собой технологии, производственные процессы, которые требуются для осуществления целого цикла хранения документации, то есть описания, обеспечения сохранности, учета электронных документов в архиве, а также развития справочной системы. Отметим, что данный цикл включает в себя все этапы хранения: начиная с экспертизы ценности и заканчивая последующим применением.

Очень важно, что при помощи создания электронного архива документов достигается достоверность, целостность, подлинность всего объема сохраняемых бумаг в течение долгого срока. Такая система необходима для информационного сопровождения работы организации.

Теперь обобщим ключевые достоинства перенесения официальных документов на цифровой носитель:

• наличие единого информационного пространства (базы данных/файлового хранилища);
• возможность поиска по реквизитам либо контекстного поиска по содержимому, что занимает минимум времени;
• применение современного ПО при создании и редактировании файлов;
• сортировка, систематизация сведений по уровню актуальности; поддержка работы в разных режимах, в том числе удаленного доступа, а также экспорта, импорта;
• возможность параллельной работы с документами сразу ряда пользователей;
• защита от нелегального просмотра и использования бумаг, что достигается за счет шифрования, контроля прав доступа, протоколирования, применения электронно-цифровой подписи.

Управление архивами: проблемы и их решение

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, [email protected]

Как обеспечить юридическую значимость документа на протяжении всего срока его хранения

Для того, чтобы обеспечить юридическую значимость ЭД на протяжении всего срока хранения, нужно выполнить ряд технических и организационных мероприятий, основной целью которых является обеспечение доверия к ним. Доверие обеспечивается как за счет разработки регламентов, соглашений при создании документа, так и возможности предоставления необходимых доказательств на протяжении всего срока хранения документа.

Подтверждение действительности сертификата ЭП на момент подписания ЭД, даже после истечения срока его действия, может достигаться за счет использования международного стандарта CAdES. Он предусматривает специальный формат архивной ЭП (CAdES-A), позволяющий хранить необходимые доказательства действительности подписи на момент подписания, за счет использования штампов времени и механизма перештамповки.

Формат такой ЭП включает в себя подписанные атрибуты, хеш документа, саму ЭП, штамп времени, подтверждающий существование ЭП на момент времени, доказательства действительности сертификата ЭП (значения сертификатов и информация об отзыве), а также архивного штампа времени, подтверждающего время, когда были собраны все необходимые доказательства.

«С учетом неполноты национальной нормативной базы, при разработке своих решений, таких, как DIRECTUM «Долговременный архив», мы ориентируемся, в том числе, на существующие практики и международные стандарты. Это позволяет уже сейчас решать задачи долговременного хранения ЭД. При этом мы внимательно отслеживаем возможные изменения и рекомендации, которые появляются в России», — объясняет бизнес-аналитик компании DIRECTUM Алексей Микрюков.

Особенности хранения архивных материалов требуют размещения их в специально приспособленных помещениях, которые предварительно обследуются представителями различных технических служб.

Пожарная безопасность помещений архива определяется:

1. пределом огнестойкости строительных конструкций;
2. наличием отопительной и вентиляционной систем;
3. прочностью дверей и замков;
4. наличием охранной сигнализации и средств пожаротушения;
5. герметичностью штепсельных розеток.

Архивные помещения отделяются от остальной части здания противопожарной стеной и оборудуются запасным выходом. Внутри них не допускается установка газо- и водопропроводов, выполняется скрытая электропроводка, а общий рубильник выносится наружу.

Требования пожарной безопасности к архивам организации содержат также запрет:

• на отделку стен агрессивными материалами;
• ремонтные работы без специального допуска и применения мер защиты;
• использование нагревательных элементов или открытых источников огня;
• содержание легковоспламеняющихся веществ.

Специальные правила

С учетом ценности хранящейся в них информации установлены Специальные правила пожарной безопасности государственных архивов.

В них прописаны еще более высокие требования к специализированным сооружениям:

1. обеспечение свободного проезда ко всем его запасным выходам и лестницам;
2. доступность подземных гидрантов пожарного водоснабжения в любое время;
3. техническая исправность всех установленных средств противопожарной защиты;
4. организация круглосуточного дежурства на пожарном посту, где находятся системы сигнализации и средства пожаротушения.

Кроме того, нормы пожарной безопасности архива требуют:

• чтобы все деревянные конструкции в здании имели пропитку огнезащитным составом, которая регулярно обновляется;
• обработанные элементы проверялись дважды в год;
• щели или проемы в перегородках, в местах прокладки коммуникаций были заделаны огнезащитными материалами.

Правила хранения документов в архивах

Пожарная безопасность в архиве обеспечивается комплексом мер, включающих:

1. их рациональное размещение;
2. поддержание оптимального светового режима;
3. контроль показателей уровня освещенности, температуры и влажности;
4. оборудование охранной сигнализацией.

Требования пожарной безопасности к архивам регламентируют правила установки стеллажей:

• они должны располагаться под прямым углом к тем стенам, где расположены оконные проемы, и не ближе, чем на 0,75 м;
• находиться на расстоянии минимум 0,5 м — от лампочек и 0,6 м — от пожарных извещателей;
• не касаться наружных стен и радиаторов отопления;
• между стеллажами допускается стандартный проход, равный 0,75 м;
• между рядами должен оставаться главный проход шириной 1,2 м;
• поперечные проходы – иметь ширину не меньше 0,8 м;
• стеллажи должны изготавливаться из металла;
• допускается временное использование деревянных конструкций при условии обработки их огнестойкими составами;
• разрешается установка вспомогательного оборудования в виде металлических шкафов или боксов с перегородками.

Согласно инструкции о мерах пожарной безопасности в архивах, на входе в помещение вывешивается табличка, на которой указаны фамилия ответственного за соблюдение пожарной безопасности сотрудника, а также номер телефона соответствующей службы.

Работники архива должны:

1. пройти противопожарный инструктаж;
2. уметь применять огнетушитель;
3. пользоваться пожарным краном;
4. разбираться в пожарных знаках;
5. знать о месте расположения установок для тушения возгораний.

Системы пожаротушения в архивах

Основная часть хранящихся в архиве материалов выполнена на бумажном или полимерном носителе. Поэтому пожарная безопасность в архиве особенно важна.

Для выбора средств пожаротушения руководствуются критериями:

• эффективности действия;
• безопасности для людей и архивных материалов;
• экологической безопасности;
• стоимости средства.

Все архивные помещения, независимо от их площади, должны быть оснащены автоматическими установками пожаротушения (АУП). Огнетушащее вещество (ОТВ), которое в них используется, должно обладать нейтральным действием по отношению к бумаге и полимерным пленкам, но эффективно справляться с тушением плотных бумажных пачек и пленок.

Эти требования делают неприменимыми:

1. водяные установки, вызывающие набухание бумаги, растворение краски, проникновение процессов разрушения далеко внутрь;
2. порошковые системы, которые, будучи химически активными веществами, вызывают разрушение материалов;
3. аэрозольные – могут стать источником дополнительного очага возгорания, так как на выходе дают высокую температуру.

Оптимальным выбором считаются установки газового пожаротушения. В них используются углекислый газ, аргон, азот, которые безвредны в течение первых минут. Поэтому газовые установки могут использоваться еще до начала эвакуации людей из помещения.

Их отличают и другие преимущества:

• они эффективно справляются даже с тлеющими очагами;
• не наносят вред хранящимся материалам;
• экологически безопасны;
• компактны и доступны по стоимости;
• просты в применении.

Действия сотрудников при пожаре

С сотрудниками архивных служб дважды в год должны проводиться учебные занятия по эвакуации в экстренной ситуации. При возникновении возгорания в здании они должны действовать согласно инструкции по пожарной безопасности в помещении архива, не поддаваясь панике.

После сигнала автоматических звуковых извещателей сотрудники должны выполнить определенный алгоритм действий:

1. отключить электроснабжение в помещениях;
2. сразу же начать эвакуацию.

Сотрудник, обнаруживший признаки возгорания, обязан:

• сразу же сообщить о нем в пожарную службу;
• позвонить сотрудникам охраны; до их прибытия приступить к тушению возгорания, используя имеющиеся средства;
• при сильном воспламенении следует срочно покинуть помещение, используя эвакуационные пути.

Определен и порядок действий должностного лица после прибытия на место пожара:

1. он организует немедленную эвакуацию людей, согласно утвержденному плану;
2. обеспечивает помощь для беспрепятственного подъезда пожарных установок к зданию;
3. руководит действиями по ликвидации пожара до приезда специализированной службы;
4. проводит проверку систем пожаротушения и дымоудаления;
5. организует меры по обеспечению эвакуации и сохранности ценных материалов;
6. проверяет соблюдение мер безопасности в отношении работников, оказывающих помощь в пожаротушении;
7. после прибытия специализированного подразделения должен оказывать помощь в выполнении указаний их руководителя.

Заключение

Несомненно, пожарная безопасность в архиве может быть обеспечена только комплексными мерами. Анализ факторов, повышающих вероятность возникновения пожаров, свидетельствует о недостаточной защищенности архивных помещений и необходимости дальнейших научно-экспериментальных разработок в этой области.

Видео: Пожарные учения в государственном архиве кинофотодокументов