Как организовать электронный документооборот внутри организации

Организация эффективного обмена документами внутри компании

Специалист по электронному документообороту

Грамотная организация внутреннего документооборота помогает автоматизировать обмен данными между отдельными работниками и целыми филиалами предприятия, улучшить контроль, построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.

С помощью современных сервисов можно сформировать общую базу данных и синхронизировать информационные потоки из ERP, CRM, внутренних порталов, архива, СЭД, ECM и скан-станций. При этом персонал будет работать с простым и понятным интерфейсом.

ЭДиН предлагает услуги по переводу всех бумаг в форму электронных документов, внедрению и настройке эффективного электронного документооборота внутри компании.

Документы промышленных предприятий

При организации электронного документа на промышленном предприятии в систему попадают документы, которые также используют во многих других сферах деятельности:

счета на оплату;
товарно-транспортные накладные;
счета-фактуры;
доверенности;
акты сверки взаимных расчетов;
некоторые другие.

На этом сходство промышленных и других систем ЭДО заканчивается, и начинаются отличия. Помимо перечисленных документов, в электронном документообороте промышленного предприятия фигурируют:

графики, в соответствии с которыми осуществляются поставки сырья, материалов и готовой продукции;
каталоги выпускаемых изделий, используя которые, потенциальные покупатели знакомятся с ассортиментом предприятия;
конструкторская и технологическая документация, описывающая параметры выпускаемых изделий и процессы их производства;
уведомления о приемке и отгрузке сырья, материалов, готовой продукции;
отчеты о продажах товаров, инвентаризации складских остатков;
некоторые другие.

Чтобы полноценно работать с этими специфическими документами в цифровом формате, универсальная система электронного документооборота, тем более — начального уровня, не подойдет. Нужны специализированные программные решения или инструменты глубокой кастомизации — и компания «Логика Бизнеса» предлагает их.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Читать еще: Какие бывают формы материальной помощи

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.

В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)

Какие документы перевести в цифровой формат

В соответствии с законодательством, только один документ не может существовать без бумаги — это вексель (ФЗ 48 от 11.03.1997). В электронный формат переводится практически все, обслуживающее хозяйственную жизнь организации (внутреннюю и внешнюю) и межведомственное взаимодействие:

классическое делопроизводство;
первичные учетные формы;
кадровый учет и др.

Читать еще: Ведомость выдачи материалов на нужды организации

Например, в кадровом учете полностью оцифровываются:

журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
журнал учета приказов о приеме на работу;
форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
табель учета рабочего времени и т. д.

Частично в цифру «ушла» трудовая книжка (ЭТК) и трудовой договор с дистанционным сотрудником ( ст. 312.2 ТК ). Последний придется распечатать после согласования и направить в бумажном виде дистанционному работнику.

Наиболее распространённые форматы электронных подписей

CAdES-BES соответствует усиленной неквалифицированной подписи и гарантирует неизменность документа после подписания.
CAdES-T дополнительно сохраняет информацию о времени наложения подписи.
CAdES – X Long Type 1 – соответствует усовершенствованной усиленной квалифицированной подписи, то есть содержит информацию для проверки, что подпись валидна, и сертификат, которым она подписана, был действителен в момент подписания, и время подписания. Сегодня такой вид электронной подписи позволяет хранить документы до 15 лет.
CAdES-A – это формат подписи, который используется для обеспечения долгосрочного хранения юридически значимых документов. Это формат, у которого есть ещё один атрибут. Перед тем как истечёт срок действия сертификата, использованного при подписании, сверху дополнительно накладывается информация о продлении документа, не нарушая первую подпись. Поэтому документы могут храниться больше 15 лет.

Платформа Docsvision позволяет подписывать электронные документы всеми видами электронных подписей. То есть функциональность полностью соответствует требованию ФЗ-63 «Об электронной подписи». Но есть нюансы – положительные.

Нормативные документы и стандарты [ править | править код ]

Ниже представленные нормативные документы определяют основные понятия и регулируют основные положения в сфере систем автоматизации документооборота:

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь
ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы
Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754)
Европейский стандарт документооборота MoReq, MoReq2, MoReq2010
Стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications)

Читать еще: Выписка из журнала входящей корреспонденции образец

Внедрение СЭД не всегда бывает простым процессом. Настройка всех процессов, привыкание сотрудников, решение технических вопросов может стать долгим и трудным процессом. Но результат того стоит, а кроме того, сегодня выбора фактически нет – либо ваш документооборот электронный, либо нет никакого. Я дам несколько рекомендаций, которые помогут вам пройти весь процесс максимально легко и безболезненно.

Ожидайте лучшего. Сформулируйте конкретные выгоды, которые даст вам СЭД и держите их в голове.
Не пожалейте времени на планирование. Тщательно продумайте все регламенты работы с документами, которые вступят в силу с появлением СЭД, проверьте их на полноту и непротиворечивость.
Будьте в курсе актуальных технических возможностей. Разработчики СЭД постоянно совершенствуют свои продукты и расширяют их функционал. Новых возможностей становится больше каждый день.

И, конечно, я приглашаю всех к сотрудничеству. У нас накоплен огромный опыт по внедрению СЭД, и мы готовы делиться им, чтобы ваш путь к безбумажному документообороту был максимально легким, а достигнутые результаты впечатляли.