Как правильно оформить копия верна подпись печать

Как правильно заверить копии документов?

Копия официального документа – частая потребность организаций. Тоже самое касается любого рода выписок из таких бумаг. Одно дело, когда предназначение копии официальной бумаги – внутрифирменное использование. Однако, когда речь идет о связях с прочими контрагентами – возникает ряд вопросов. Первый из них — как сделать так, чтоб копия документа имела права идентичные подлиннику?

• ГЛАВНАЯ
• ВОПРОС/ОТВЕТ
• СЛОВАРИК
• ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
• НОРМАТИВКА
• ТЕСТ
• КАРТА САЙТА
• О СЕБЕ

Как заверить правильно копию документа

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
3. подпись лица, заверяющего копию;
4. расшифровка подписи должностного лица;
5. дата заверения подлинности копии;
6. печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Начальник кадровой службы Личная подпись

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле № 02–15 за 2014 год.

Начальник кадровой службы Личная подпись

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА» , что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

1. листы нумеруются;
2. после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
5. ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения — напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов, предназначенные для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :

• указывать запись «Верно»;
• Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
• указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Экземпляр протокола, с которого делается копия [  ]

Для изготовления копий необходимо использовать первый экземпляр протокола. Пункт 30 статьи 68 содержит фразу: «Первый экземпляр протокола участковой комиссии об итогах голосования после подписания его всеми присутствующими членами участковой комиссии с правом решающего голоса и выдачи его заверенных копий лицам, имеющим право на получение этих копий. », в которой слова «его заверенных копий» могут относиться как к экземпляру, так и к протоколу. Из соображений осторожности предпочтительно исходить из более узкой трактовки. Исполнение копий именно с первого экземпляра вытекает и из того, что работа со вторым экземпляром рассматривается лишь в следующем пункте статьи, позже нормы о выдаче копий.

К моменту изготовления копии протокол должен быть полностью оформлен: в нем должны присутствовать все положенные расшифровки чисел прописью, должно быть указано число жалоб (в том числе и нулевое), поставлены все подписи (или отметки об отсутствии отдельных членов комиссии) и оттиск печати, проставлен номер экземпляра.

Изготовление копии [  ]

Как правило, копии изготавливаются путем ксерокопирования. Однако иногда из-за отсутствия оборудования (а иногда — из-за рекомендаций вышестоящих комиссий) копии протокола изготавливаются вручную.

За соответствие копии протокола оригиналу несет ответственность лицо, заверившее копию [1] ; однако для этого необходимо тщательно проверить корректность заверяющей надписи (при рукописных копиях необходимо еще и особо проверить их заголовочную часть, поскольку именно она определяет, является ли выданная копия копией нужного итогового протокола).

Обязанность изготовления копии лежит на комиссии. Предложения «напишите копию сами, а мы заверим» лучше отвергать, ссылаясь на нормы закона.

В случае использования КОИБ копии могут быть распечатаны самим КОИБ Комплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени . Однако при наличии копировального устройства лучше не пользоваться этой функцией, так как дозаполнение выданных КОИБ Комплекс обработки избирательных бюллетеней — аппарат, заменяющий урну, который сканирует и автоматически распознает бюллетени копий требует дополнительной ручной работы (внесение фамилий, адреса помещения для голосования и проч.), которая часто сопровождается ошибками.

Подписи и печати оригинала на копии [  ]

С марта 2016 года возможны три варианта оформления копий с точки зрения воспроизведения подписей и печати оригинала:

• копия изготовлена с использованием копировальной техники:
  • полная ксерокопия всего протокола, включая подписи и печать — этого достаточно;
  • ксерокопия выполнена ДО простановки подписей и/или печати на оригинале [2] — вместо каждой собственноручной подписи следует написать слово «(подпись)», а на месте оттиска печати — слово «(печать)»;
• копия изготовлена без использования копировальной техники [3] — на копии могут отсутствовать и подписи, и печати, и даже расшифровки подписей (конечно, это всё не относится к заверительной надписи)

Обозначение копии [  ]

С точки зрения обычаев делопроизводства наиболее правильным оформлением будет наличие слов «Копия № ___» в правом верхнем углу лицевой стороны (первой страницы) копии протокола. В качестве номера копии указывается номер по реестру выданных копий [4]

В то же время следует учитывать, что буква закона таких требований не содержит, и этот текст может быть указан где угодно, в том числе и рядом с заверительной надписью.

Заверительная надпись [  ]

Заверение копий протоколов и иных документов комиссий производится председателем, или заместителем председателя, или секретарем соответствующей комиссии. При этом лицо, заверяющее копию документа, на указанной копии делает запись: «Верно» или «Копия верна», расписывается, указывает свои фамилию и инициалы, дату и время заверения копии и проставляет печать соответствующей комиссии.

Необходимо учитывать, что некоторые законы о конкретных выборах предусматривают только один из вариантов записи (либо «Верно», либо «Копия верна»).

Обычно заверительная надпись располагается ниже подписей и даты-времени составления протокола и выглядит примерно так:

Как заверять документы в суд?

Как правильно заверять документы для суда?

ДОВОЛЬНО ЧАСТО суды отклоняют любые процессуальные документы по причине их неправильного оформления и делают это вполне законно. Требования к правильному оформлению документов предусмотрены всеми процессуальными кодексами (ГПК, АПК, УПК) и существующей судебной практикой (для специалистов: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02).

Однако такое понятие как «Правильность заверения» в кодексах не раскрывается. Законодатель ограничился сухой формулировкой «в установленном порядке». А что это за установленный порядок, гражданам остается только догадываться, подавая документы в суд и получая отказ за отказом.

Все существующие регламенты и национальные стандарты написаны на языке, не доступном для простого гражданина, даже умеющего обращаться с документами. Кому интересно, посмотрите ГОСТ Р 6.30-2003 — самый простой из всех документов, регламентирующих правильность оформления.

Сегодня наш юрист по спорам с недвижимостью Дмитрий решил поделиться собственным опытом подготовки документов для суда и расскажет, как правильно заверять документы, чтобы при подаче в суд не получить отказ в принятии иска или определение об оставлении без движения.

Надеемся, эта информация поможет Вам сохранить время и нервы в поисках правосудия.

Исковое заявление

ПОМИМО ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ, предъявляемых законом (арбитражным, гражданским или уголовным процессуальными кодексами) к содержанию иска, а так же к приложениям к нему, следует обращать внимание на правильность их подписания. Каждая страница иска должна быть подписана заявителем либо все страницы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены на сшивке подателем документа.

Дата, подпись, расшифровка подписи, печать, если документ удостоверяется юридическим лицом (напоминаем, что последние изменения в законодательстве допускают деятельность компаний без печати)

Подпись на каждой странице иска, пример:

Подпись на прошитом иске, пример:

Доверенность

ДОВЕРЕННОСТЬ ОТ ОРГАНИЗАЦИИ удостоверяется подписью руководителя, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ. Суд внимательно проверят такую информацию, поэтому иногда «заворачивает» полномочия, выданные исполняющим обязанности или заместителем руководителя. Подпись «и.о.» может заверить нотариус, тогда при подаче документов в суд проблем не возникнет.

Данный случай как раз из тех, когда наличие печати организации является обязательным. В том случае, если юридическое лицо не использует печать, в обязательном порядке потребуется нотариальное удостоверение документа. Юридическое лицо по своему усмотрению сразу может выдать представителю нотариальную доверенность, чтобы снять возникновение излишних вопросов.

В суд необходимо подавать либо ОРИГИНАЛ доверенности, либо копию, заверенную организацией, выдавшей такую доверенность (случались прецеденты, когда суды не брали копию, заверенную юр.лицом, поэтому мы советуем делать сразу две доверенности и направлять в суд подлинник) или нотариальную, если полномочия удостоверялись нотариусом.

Нотариальную копию можно снять сразу при оформлении документа, попросив об этом нотариуса.

Сделать нотариальную копию сможет так же доверенное лицо самостоятельно в любое время у любого нотариуса.

ДОВЕРЕННОСТЬ ОТ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА требует ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ формы. Выдача доверенностей или заверение копий за простой подписью физического лица является незаконной. В редких случаях такой документ может использоваться, разве что, в качестве косвенного доказательства при рассмотрении дел судами. Чтобы не отдавать суду оригинал, сразу делайте две нотариальных копии — одна прилагается к иску, другая понадобится при предъявлении исполнительного листа в случае успешного исхода дела либо при устранении недостатков, выявленных судом.

Приложения к исковому заявлению

ВСЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ СУДА заверяются подателем в следующем порядке: «Копия верна, дата, ФИО, подпись», если документы подает юридическое лицо, на подписи доверителя следует поставить печать. Хотя, де-юре, если в доверенности указаны полномочия на подпись и заверение всех необходимых документов, печать ставить нет необходимости. Но не сочтите за труд и ПЕРЕСТРАХУЙТЕСЬ, поставив печать. Лишней она точно не будет!

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Кто вправе заверить копию документа?

Из примера с нотариусом в предыдущем разделе вы, наверное, уже догадались. Всё зависит от того, что за документ и для каких целей вы заверяете.

Если ситуация нестандартная, то в законе, как правило, указано, кто должен заверять копию документа. Однако в большинстве случаев это делает нотариус или та конкретная организация, которая изготавливает и выдаёт данный документ.

То есть если некое юридическое лицо (ООО, государственное предприятие или некоммерческая организация или индивидуальный предприниматель) выдаёт документ, заверить копию такого документа может именно это юридическое лицо.

Конечно, юридическое лицо – вещь абстрактная. Оно лично ничего заверить не может. Но это могут сделать конкретные люди, которые имеют непосредственное отношение к данному юридическому лицу, а именно:

• руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности;
• иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности;
• иное лицо, которому такое право предоставлено локальным актом организации.

Таким образом, если вдруг вам нужна заверенная копия, например, выписки по счёту в банке, её может заверить сотрудник банка, у которого есть соответствующая доверенность. Если требуется заверенная копия доверенности от ООО для суда, заверить эту копию может тот, кто представляет ООО в силу устава (генеральный директор, как правило) или другое лицо, у которого есть полномочия в силу доверенности или соответствующего внутреннего приказа.

Если вы не уверены, что сотрудник, который подписывает вам копию, действительно вправе это делать, лучше попросите у него подтверждающий полномочия документ. А если всё это для суда – даже сделайте копию такого документа. Перестраховка не бывает лишней.

Вывод. Чтобы понять, кто именно должен заверить копию документа в вашем случае, следуйте следующим правилам:

1. Выясните, требуется ли в вашем случае заверять копию у нотариуса по закону или нет.
2. Если да – всё ясно. Идём к нотариусу.Если нет – стоит разобраться, какая организация изготовила и выдала вам оригинал документа (например, компания, в которой вы работаете; банк; налоговая) и пойти туда.

Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.

Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.

Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.

Обратите внимание, что с 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения трудовой книжки. Их вы найдете здесь.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.