Как рассчитать среднесписочную численность для 4 ФСС?

Как рассчитать среднесписочную численность работников

При применении некоторых режимов налогообложения предприниматели и организации сталкиваются с необходимостью учета численности работников. Очень часто для оформления некоторых документов, заполнения отдельных их полей, а также при вычислении права на льготы приходится иметь дело с показателем среднесписочной численности сотрудников. Тут у начинающих бухгалтеров или предпринимателей возникают определенные трудности, так как расчеты производятся по разным формулам для отдельных случаев. Наиболее распространенный вопрос — как рассчитать среднесписочную численность работников?

4-ФСС за 3 квартал 2021: форма

Форма 4-ФСС за 3 квартал 2021 г. сдается по форме, утвержденной в Приложении № 1 к Приказу ФСС от 26.09.2016 № 381 в редакции приказа ФСС РФ от 7 июня 2017 г. №275. Форма не изменилась по сравнению с формой, подаваемой ранее. Несмотря на то, что форма остается прежней, правила ее оформления изменились.

ФСС в своем письме от 09.03.2021 № 02-09-11/05-03-5777 указал, что при заполнении формы:

• в таблице 2 не заполняются показатели строки 15 «Расходы по обязательному социальному страхованию»;
• таблица 3 не заполняется и не представляется.

Новая Форма 4 ФСС за 3 квартал 2021. Новый бланк скачать бесплатно в Excel

Учет штата

Некоторые категории сотрудников не принимаются в расчет при определении показателя ССЧ штата. К таковым причисляют:

• работники на совмещении, нанятые извне (предусмотрен отдельный учет);
• трудящиеся по гражданско-правовому контракту;
• трудящиеся за границей (без сохранения зарплаты);
• учредительский состав, которым не начисляется зарплата;
• адвокатура;
• военнослужащие, находящиеся при исполнении;
• сотрудники, чье заявление об увольнении находится на рассмотрении;
• прекратившие трудовую деятельность без предупреждения руководителей;
• работники в декретном отпуске и по уходу за ребенком;
• ученики на стипендии, нанятые по ученическому контракту;
• учащиеся, работающие с отрывом от профессиональной деятельности.

При определении ССЧ штата предприятия учитывают трудящихся по факту и находящихся во временном отсутствии по различным причинам.

За целую рабочую единицу принимают такие категории работников:

• пришедшие на рабочее место;
• находящиеся в вынужденном простое;
• командированные, в том числе и за рубеж;
• работники на больничном;
• отсутствующие по государственной необходимости;
• сотрудники на испытательном сроке;
• удаленные сотрудники (на дому);
• работники со званиями;
• студенты и учащиеся с отрывом от трудовой деятельности (при условии сохранения зарплаты);
• практиканты (в случае занятия таковыми должности);
• сотрудники в учебном отпуске с сохранением зарплаты;
• сотрудники в отпусках (очередных, дополнительных и за свой счет);
• сотрудники на выходном;
• временные заместители отсутствующих сотрудников;
• бастующие;
• иностранцы, трудящиеся на территории РФ;
• вахтовики;
• находящиеся в прогуле;
• сотрудники под следственным разбирательством.

К категории трудящихся неполный рабочий день не относятся сотрудники, которым согласно трудовому законодательству РФ полагается сокращение рабочего графика с сохранением полной ставки заработной платы. В список входят:

• несовершеннолетние;
• работники вредных отраслей, горячих цехов и химпроизводства;
• сотрудники с установленными перерывами на кормление;
• работники женского пола, трудящиеся в сельской местности;
• инвалиды 1-й и 2-й группы.

Требуется учитывать некоторые моменты:

• работник, получающий заработную плату и находящийся на половине ставки или 2-х ставках, входит в учет как одна целая штатная единица;
• работник на внутреннем совмещении также учитывается как одна единица
• подрядчик, нанятый по гражданско-правовому контракту, а также зачисленный в штатный список этого же предприятия по основному контракту, считается за одну единицу
• если сокращенный рабочий день установлен по инициативе руководства, то сотрудник принимается за единицу.

Онлайн-калькулятор ССЧ и вывод отчета для налоговой. Новые формулы расчета с 2019 года

Среднесписочная численность работников (ССЧ) за произвольный промежуток времени (квартал, год, полугодие, несколько месяцев) высчитывается на базе месячной среднесписочной численности работников, входящий в этот промежуток.

До 21 января 2019 года организации и ИП должны подать сведения о среднесписочной численности работников. Изменились формулы, по которым определяется этот показатель за 2018 год.

Статистическая отчетность, и показатели в форме 4-ФСС считаются по одинаковым формулам, они указаны в приказе Росстата № 772 от 22.11.2017. Ранее численность считали, ориентируясь на приказ Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года.

Расчет среднесписочной численности работников, по правилам, действующим с 2019 года для отчетности за предыдущий год удобнее проводить в 4 шага.

Шаг 1. Считаем списочную численность за каждый день месяца

Учитываем только тех работников, с кем заключены трудовые договоры (Приказ Росстата № 772, п. 76 Указаний). Если сотрудник на больничном, в отпуске или в командировке то из необходимо все равно учитывать.

Сотрудников, которых не нужно учитывать, перечислили в пункте 78 Приказа Росстата № 772:

• работники, заключившие договор ГПХ;
• внешние совместители;
• учредители организации, не имеющие должности и не получающие зарплату;
• адвокаты и др.

Пример 1. Расчет списочной численности работников

В ООО «Фортуна» на 30 сентября 2018 года числятся 15 работников. Трое из них – внешние совместители, а два сотрудника работают по договору подряда.

Считаем списочную численность на 30 сентября:

15 чел. – 3 чел. – 2 чел. = 10 чел.

Шаг 2. Рассчитываем месячную численность работников с полным рабочим днем

Для получения среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем применяем формулу:

В показателе ССЧ с полным рабочим днем на каждое число месяца учитывают праздничные и выходные дни.

Не учитывают в расчете сотрудников с неполным рабочим временем, сотрудниц в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком. Еще не берутся в расчет сотрудники, взявшие отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа Росстата № 772).

Внимание: если находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудница работает неполный день, из среднесписочной численности ее исключать не нужно. Новые правила указаны в Приказе Росстата № 772 и начали действовать с 2018 года. Такое правило отсутствовало в старом порядке расчета ССЧ.

Пример 2. Расчет месячной численности сотрудников с полным рабочим днем

Вернемся к Примеру 1. Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Восемь работают полный рабочий день. Две работницы 6 и 17 сентября ушли в отпуск по уходу за ребенком.

Рассчитываем списочную численность сотрудников за все дни сентября:

(10 чел. х 5 дн.) + (9 чел. х 12 дн.) + (8 чел. х 13 дн.) = 262 чел.

Узнаем ССЧ с полным рабочим днем:

262 чел./ 30 дн. = 8.73 чел. (пока не округляем).

Шаг 3. Считаем месячную численность работников с неполным рабочим днем

Считаем сотрудников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Вычисляем численность в два этапа (Приказ Росстата № 772, п.79.3):

1. Узнаем количество человеко-дней, отработанных сотрудниками с неполным рабочим днем. Чтобы получить это число делим месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
2. Считаем месячную численность. Число человеко-дней за месяц делим на число рабочих календарных дней в месяце.

Пример 3. Вычисляем месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем

Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Трое работников работают на неполную ставку: по 2, 6 и 4 часов в день соответственно.

Считаем количество человеко-дней за сентябрь:

2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч + 4 чел.-час х 21 день / 8 ч = 5.25 + 15.75 + 10.5 = 31.5 чел.-день

Посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:

31.5 чел.-день / 21 день = 1.5 чел. (пока не округляем).

Шаг 4. Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за месяц

Чтобы узнать среднесписочную численность за месяц складываем численность рабочих с полным и неполным рабочим днем за этот период. При получении дробного числа округляем его до целого значения (Приказ Росстата № 772, п. 79.4).

Рассчитываем этот показатель за сентябрь, используя данные из предыдущих расчетов:

8.73 чел. + 1.5 чел. = 10.23 чел. (округляем до 10 человек).

Шаг 5. Рассчитываем среднесписочную численность работников за год

Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за год по следующей формуле:

Внимание! Если нужно посчитать численность рабочих за первый квартал, складываем показатели за январь, февраль и март и делим на 3. Точно также вычисляется численность за полугодие и 9 месяцев.

Пример 4. Итоговые вычисления среднесписочной численности за год

На протяжении 2018 года в ООО «Фортуна» среднесписочная численность рабочих составляла:

Рассчитываем показатель за год:

(11 чел. + 11 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 12 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 11 чел. + 11 чел.) / 12 мес. = 11.25 чел. (округляем до 11 человек)

Пример заполнения Сведений о ССЧ на основе рассчитанных данных. Для формирования документа использован онлайн-сервис в конце страницы:

С помощью данного онлайн-инструмента можно значительно упростить расчет среднесписочной численности сотрудников. Для выполнения вычислений необходимо указать период, за который подаются сведения (год и граничные месяца периода). Например при подсчете ССЧ за 2018 год указываем:

2018 год с января по декабрь включительно

При подсчете ССЧ за сентябрь 2018 ставим:

2018 год с сентября по сентябрь включительно

Затем необходимо построчно ввести данные о сотрудниках. Обязательными являются 3 значения: «Дата начала деятельности», «Дата окончания деятельности», «Ставка». Значения разделяются одним или несколькими пробелами. В четвертой колонке можно персонифицировать запись, написав фамилию или должность. Это значение не является обязательным, не участвует в расчетах, но придает строкам наглядность.

1. Дата начала деятельности . Указывается либо дата поступления на работу, либо первое число первого месяца, участвующего в расчетах. Т.е. при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь включительно данные строки будет идентичными при подсчете:

10.07.2016 31.12.2018 0.5 Бухгалтер

2. Дата окончания деятельности . Если сотрудник работает в организации, то указывается последнее число последнего месяца участвующего в расчетах. Но указав более позднюю дату, вы не ошибетесь, так как в расчет будут браться дни за указанный временной период. Например при подсчете численности за 2018 год с октября по октябрь включительно, можно записать и так и так:

10.07.2016 31.12.2018 1 Сидоров

Если сотрудник во время расчетного периода уволился, то вторым значением будет дата увольнения. Например, если подсчитывается численность за год (за 2018 год с января по декабрь), а сотрудник Григорьев уволился 19.12.2018 то запись будет следующая:

Внимание! В том случае, если сотрудник уволился перед выходным или праздничным днем, то в нерабочие дни он тоже участвует в расчетах. Поэтому если Григорьев уволился в пятницу 14.12.2018 года , то «Датой окончания деятельности» указываем воскресенье 16.12.2018 года .

3. Ставка . Это значение идет после «Даты окончания деятельности» и переставляет собой целое или дробное число, в качестве десятичного разделителя можно использовать точку или запятую. Данное значение вычисляется исходя из длительности трудовой недели. Чаще всего это 40 часов. Считаем количество рабочих часов в месяц следующим образом:

Допустим, что в декабре 22 рабочих дня. Определяем нормативы, по которым будет работать персонал. Для этого норма времени будет рассчитываться по следующей формуле: 22*8=176 часов. Именно столько в среднем должен отработать каждый сотрудник на 1 ставку. Если Васечкин работал по 4 часа в день (88 часов в месяц) то в калькуляторе указываем 0.5 ставки. Если Савельев работал 120 часов из 176, то ставка вычисляется так: 120:176≈0.682 ставки.

Если у сотрудника менялась рабочая нагрузка, то в калькуляторе будет присутствовать несколько записей по одному сотруднику. Допустим Сергеев работал весь год на 1 ставку, но в период 02.07.2018 по 17.07.2018, подменяя заболевшего сотрудника, работал на 1.5 ставки. Значит при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь на Сергеева будут 3 записи:

02.07.2018 17.07.2018 1.5 Сергеев

18.07.2018 31.12.2018 1 Сергеев

В справке о среднесписочной численности работников организация или ИП должен указать сведения о составе штата работников, принятых по трудовому договору. Данную Справку необходимо подать в налоговую инспекцию в определенные сроки. Если подаются сведения для существующей организации, то их необходимо предоставить не позднее 20-го января года, следующего за отчетным.

Если организация была открыта в течение года, в налоговую подать сведения она обязана не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации. Такое-же требование действует по отношению к реорганизованным организациям. Они подают в ИФНС сведения о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

Только что зарегистрированным ИП подавать сведения в году регистрации не нужно. Также не заполняют справку «Сведения о ССЧ» ИП без наемных работников.

При попадании любого из указанных сроков на праздники или выходные они в переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

При наведении указателя на красную звездочку можно получить подсказку, объясняющую какое значение необходимо вводить в поле.

Если установлено неполное рабочее время

Как посчитать среднесписочную численность работников за год, если имеются люди, принятые на условиях неполного рабочего времени? По такому персоналу учет численности требует отдельного расчета. При определении среднесписочного состава время учитывается пропорционально отработанному, и далее численность устанавливается исходя из продолжительности рабочей недели.

Расчет среднесписочной численности для неполного рабочего времени. Пример

В компании трудоустроено 6 человек на неполное рабочее время. Число рабочих дней месяца 20. В организации восьмичасовой рабочий день. Подсчитаем численность при следующих условиях:

Двое сотрудников трудились полный месяц по 4 часа в день. Каждый из них учитывается за любой день как 0,5 единицы (4 отработанных часа : 8- часовой рабочий день).

Двое работали весь месяц по два часа в день. Они будут учитываться по 0,25 единицы (2 ч : 8).

Еще 2 человека выходили на работу по 1,6 часа в день, но отработали всего 11 и 15 дней соответственно. Каждый учитывается как 0,2 единицы (1,6 отработанных часа : 8).

Общая среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим временем в компании составит:

(0,5 х 20 + 0,5 х 20 + 0,25 х 20 + 0,25 х 20 + 0,2 х 11 + 0,2 х 15) : 20 дн. = 1,76 чел.

То есть, рассчитывается отработанное количество человеко-часов по каждому сотруднику, данные суммируются и затем делятся на рабочие дни.

Исключения для неполной рабочей смены

Законодательством определены отдельные категории работников, которым устанавливается сокращенное рабочее время, например:

трудящиеся во вредных и опасных условиях;

женщины, трудоустроенные в организациях Крайнего Севера или сельской местности;

Такие сотрудники учитываются в среднесписочной численности за полную единицу каждый, несмотря на сокращенное время их работы.

Правила калькуляции

Итоговый показатель за истекший год понадобится предоставить всем юридическим лицам и ИП, у которых на протяжении предыдущих 12 месяцев имелись в штате оформленные сотрудники.

Расчет среднесписочной численности работников за годовой период проводится следующим образом:

(СРЧ1 + СРЧ2 +…+ СРЧ12) / 12

Здесь СРЧ1, СРЧ2 и т.д. представляет собой показатель за соответствующий месяц (январь, февраль, …, декабрь).

Важно учитывать, что в том случае, если фирма работала не весь отчетный год, делить понадобится также на 12 месяцев.

Пример 1

Компания функционирует в следующем режиме: 40 часов в 5-дневной рабочей неделе. СРЧ сотрудников на протяжении периода с января по июль 2019 г. составила 35 человек, в августе-декабре 2019 г. – 40 человек.

Рассчитаем СРЧ за 2019 г. по формуле:

(35 × 7 + 40 × 5) / 12 = 37,1 = 37 чел.

Если нужно получить этот параметр за месячный период, достаточно просуммировать списочную численность сотрудников предприятия за каждый из дней. Учитываются также праздники и выходные. Цифру следует разделить на количество календарных дней конкретного месяца. Результат не требуется округлять. Значение за нерабочие праздники и выходные берется как показатель предшествовавшего дате рабочего дня.

Если увольнение сотрудника пришлось на пятницу, его надлежит отразить в проводимых расчетах за ближайшие субботу и воскресенье. Численность сотрудников списочного состава за каждый из дней берется из сведений табеля учета рабочего времени. В соответствии с этим документом определяется, сколько человек явилось или не пришло на работу.

Пример 2

По состоянию на 1.07.2019 г. в штате предприятия 20 занятых на полную ставку сотрудников. 8.07.2019 г. одна из них ушла в декрет.

СРЧ на период 1-7 июля – 20 чел., на 8-31 июля – 19 чел.

(20 × 7 + 19 × 24) / 31 = 19,2 чел.

Виды отчётности и её особенности

При оформлении списков состава потребуется специальный табель учёта количества рабочего времени. В нём отмечаются те, кто явился на работу, а также те, кто отсутствуют по уважительным причинам или без них. Это поможет понять, как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц. Пример расчёта готовы предложить сотрудники ФНС или консалтинговых организаций.

Табель оформляется по двум основным стандартам:

• T-13 — универсальная форма, подходящая для любых малых и крупных организаций;
• T-14 — специализированная форма для предприятий, где используются турникета контроля явки.

В табеле выделяется графа каждому сотруднику, где указываются проработанные часы в дневное и ночное время, сверхурочные, командировочные, основные отпуска и декреты, больничные и пропуски по тем или иным причинам.

Основная методика расчёта среднесписочной численности работников предполагает сложение этих показателей за каждый месяц отчётного года. Чтобы получить именно среднее значение, необходимо итоговую цифру поделить на 12.

Таким образом, если нужно разобраться, как найти среднесписочную численность работников, формула будет следующей:

1. Необходимо сложить показатели из табеля за каждый день месяца и разделить на общее количество дней в этом месяце.
2. Имеющиеся показатели за все календарные месяцы сплюсовать, и разделить на 12.

Аналогичным образом происходит расчёт ССЧ за квартал — только берётся общий показатель за 3 месяца и делится также на 3. Нужно помнить о том, что для выходных и нерабочих праздников берётся показатель, аналогичный предыдущему дню.

Такая простая схема поможет разобраться, как определить среднесписочную численность работников за год, чтобы правильно оформить все документы и не получить штрафы за несоблюдение требований.