Как составить рекомендательное письмо для компании?

Рекомендательное письмо: зачем оно нужно и как его правильно составить

В процессе поиска работы важно учесть много аспектов. Нужно определиться, чем на самом деле хочется заниматься. После — написать под желаемую позицию конструктивное резюме, а под вакансию — сопроводительное письмо. Нужно подготовиться к собеседованию. А еще — позаботиться о рекомендациях, ведь о них могут спросить на интервью. Зачем нужно рекомендательное письмо и как его правильно составить, рассказывает карьерная консультантка и автор канала Enjoy In Career Елена Иванчикова.

Как попросить рекомендацию

Поскольку чаще всего рекомендация требуется сотруднику, ему и следует обратиться к бывшему руководству с просьбой написать такой отзыв. По закону, работодатель не обязан, а лишь вправе давать сотрудникам документы, характеризующие их профессиональные способности. Составлять или нет отзыв, руководитель решает по своему усмотрению, поскольку он несет прямую ответственность за содержание и достоверность сведений.

Чтобы получить отзыв о профессиональных качествах, напишите заявление на имя генерального директора предприятия. В нем объясните просьбу и укажите, для чего и куда необходима референция. Допускается подать заявку и через непосредственного начальника, у которого находились в подчинении, поскольку руководитель вправе не помнить всех сотрудников, которые когда-то у него работали. Нелишне корректно указать информацию о себе и своих достижениях.

Обычно просьба рассматривается несколько дней. Но необходимо помнить, что такие документы содержат личную информацию, включая Ф.И.О., дату рождения и т. д. Следовательно, направляя письмо в другую компанию, работодатель разглашает их. Чтобы не нарушать закон «О персональных данных» (ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006), следует взять письменное согласие на их обработку. В нем следует указать фамилию, имя, отчество, паспортные данные, цель указания личной информации. Затем обязательно перечислить персональные сведения, которые подлежат обработке. В конце отметить период, в течение которого действует согласие, куда предоставлять, и подпись гражданина.

Как написать рекомендательное письмо

Не знаю, как вы, а я при упоминании слов «рекомендательное письмо» вспоминаю сценки из двух произведений. И в «Капитанской дочке» А.С.Пушкина и в «Трех мушкетерах» А.Дюма отцы, отправляя сыновей на службу, пишут им рекомендательные письма. Оба письма адресованы старым друзьям по военной службе. Ни в том, ни в другом произведении мы не можем прочитать эти письма, но отрывки из одного из них и реакция на потерю другого дают определенное представление о значении рекомендательных писем в те времена…

«Милостивый государь Андрей Карлович, надеюсь, что ваше превосходительство», – так начинает свое письмо Андрей Петрович Гринев, который отправляет своего сына Петра Андреевича Гринева к старинному товарищу и другу Андрею Карловичу Р., в Оренбург – «служить под его начальством». И хотя Андрей Карлович фыркнул на церемонии старого друга – «так ли пишут к старому камрад?», но чувствуется, что ему очень приятно, что Андрей Петрович и о ранге его не забыл, и о дружбе, укрепившейся в военном походе, еще раз напомнил: «Позволишь без чинов обнять себя и. старым товарищем и другом». Соблюдая политес, не сразу Андрей Петрович переходит к главной своей просьбе, вспоминает сначала «былые проказы». Сердце старого друга от воспоминаний размягчилось, и даже попытка Петра Гринева обмануть немца, при объяснении, что значит «держать в ежовых рукавицах», не повлияла на его участие в судьбе сына старого друга – «все будет сделано: ты будешь офицером переведен в *** полк». Любопытная деталь: к рекомендательному письму был приложен паспорт Петра Гринева.

Еще одна похожая сценка, из «Трех мушкетеров» А. Дюма. Отец, отправляя Д’Артаньяна в Париж, пишет рекомендательное письмо своему другу де Тревилю. «…господин де Тревиль получает десять тысяч экю в год. И, следовательно, он весьма большой вельможа. Начал он так же, как вы. Явитесь к нему с этим письмом, следуйте его примеру и действуйте так же, как он». Молодой гасконец рассчитывал «с помощью этого письма поступить на королевскую службу», «чтобы пробить себе путь при дворе». Но, как вы помните, письмо у Д’Артаньяна украли, и к де Тревилю он явился без рекомендательного письма. Несмотря на ностальгические воспоминания де Тревиля о старой дружбе – «Я очень любил вашего отца … Чем я могу быть полезен его сыну?», Д’Артаньян «все же почувствовал холодок, которым веяло от этого приема». Де Тревиль выразил удивление, что молодой человек пустился «в столь дальний путь без этого единственного волшебного ключа, столь необходимого нашему брату беарнцу».

А что значит рекомендательное письмо в наше время? Вам приходилось когда-нибудь такое письмо писать?

А в России сегодня мы наблюдаем следующую картину. Многие руководители предлагают работнику самому написать рекомендательное письмо, по принципу «спасение утопающих – дело рук самих утопающих». Руководитель подготовленное от его имени письмо читает, иногда что-то поправляет, а чаще подписывает без изменений. Кстати, менеджеры по персоналу знают, что в большинстве случаев рекомендательное письмо пишет сам кандидат. Поэтому не только то, что написано в письме, но и его стиль, грамотность, оформление могут составить впечатление о человеке, который предоставляет рекомендательное письмо.

Всегда ли, переходя на другое место работы, мы берем рекомендательное письмо у своего бывшего руководителя? Пожалуй, что нет. Почему так происходит? Возможно, потому что чаще мы ищем работу через знакомых. Когда я помогаю студентам, проходившим у нас практику и закончившим вуз, устроиться на работу, я обычно либо использую электронную почту, либо даю устную рекомендацию по телефону.

Не секрет, что с работы лучше увольняться, получив предварительное согласие о приеме на новое место работы. В этом случае рекомендательное письмо от бывшего босса чаще всего уже ничего не решает, либо становится простой формальностью. Например, при приеме на работу от вас не требуют предоставить рекомендательное письмо, но просят указать лицо /лица, которые смогут дать вам рекомендацию, и их контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты).

Просить рекомендательное письмо у босса, только начав искать работу, я уверена, решится не каждый. Неизвестно еще, чем дело кончится и как быстро будет найдено новое место, а обратившись с просьбой дать рекомендательное письмо, фактически ставишь босса в известность о своем намерении уволиться.

С необходимостью представить рекомендательное письмо сталкиваются обычно те, кто претендует на работу в иностранной компании, а также соискатели на место няни, гувернантки, охранника. Но и в объявлениях российских компаний о вакансиях все чаще встречаются фразы «рекомендации приветствуются» или «рекомендации обязательны».

Другим поводом для представления рекомендательного письма может стать, например, вступление в какой-нибудь клуб, поступление в бизнес-школу, магистерскую программу в иностранном университете или на программу МВА. Кстати, требуя от вас рекомендательное письмо, вам могут предложить формат его представления и вопросы, на которые должен ответить человек, дающий вам рекомендацию.

Как же написать рекомендательное письмо?

Если рекомендацию дает компания, рекомендательное письмо лучше написать на фирменном бланке. В случае, когда рекомендацию дает частное лицо или руководитель, который не имеет права выступать от имени компании (например, начальник отдела), письмо пишут на чистом листе бумаги формата А4. Лучше, если рекомендательное письмо будет написано на одной странице.

Обращение к адресату пишут только в том случае, если заранее известно, кому оно будет передано. Но чаще всего обращение в рекомендательном письме отсутствует, чтобы его можно было предъявить любому потенциальному работодателю.

Принято, чтобы рекомендательное письмо содержало следующие пункты:

1. Заголовок. Рекомендательное письмо.

2. Подтверждение факта, сроков и должности (должностей) работы в компании.

Если вы даете рекомендацию своему сотруднику, укажите продолжительность его работы в вашей организации, обязанности, которые он фактически выполнял, отметьте уровень квалификации работника.

Если пишете рекомендательное письмо как частное лицо, укажите, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию.

3. Краткая характеристика деловых качеств и успехов работника за время работы или учебы.

Опишите профессиональные качества работника, перечислите все его достижения. Если работника повышали в должности или награждали – отметьте, что стало поводом для этого решения. Подчеркните достоинства рекомендуемого лица, опишите, как он себя проявил при общении и взаимодействии с другими сотрудниками. Перечислите значимые проекты, в которых работник принимал участие, выполнял самостоятельно или руководил группой сотрудников

В рекомендательном письме студенту для поступления в вуз напишите об академических успехах студента и дайте оценку его способностей, приведите конкретные факты.

Если вы даете рекомендации человеку, который работал в вашем доме, например, няней, подробно опишите, сколько времени няня проводила с ребенком, как занималась его развитием, куда водила, как относилась к своим обязанностям и как быстро нашла контакт с ребенком.

4. Причины ухода из компании.

По возможности, укажите причины, которые помогут работнику «сохранить лицо» и покажут, что увольнение было вынужденной мерой. Это может быть реструктуризация или ликвидация компании, сокращение конкретной должности и передача выполняемых работником функций на аутсорсинг, переезд на другое место жительства и т.п.

Дайте краткую характеристику человека с точки зрения его личностных и деловых качеств. Укажите уровень должности, на которую вы можете рекомендовать человека.

6. Контактные координаты лица, подписывающего письмо.

Укажите телефон, по которому потенциальный работодатель может позвонить и убедиться, что лицо, написавшее рекомендацию, действительно существует и может подтвердить лично то, что было написано в рекомендательном письме.

7. Должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо.

Понятно, что чем выше по должности и более известен и влиятелен человек, который подписывает рекомендательное письмо, тем более значимым становится сама рекомендация.

8. Подпись, заверенная печатью организации.

Формально печать на письме, написанном на фирменном бланке, не обязательна, но документ с печатью выглядит солиднее и вызывает больше доверия.

Образец рекомендательного письма организации

Данное рекомендательное письмо выдано Фомичеву Евгению Сергеевичу.

Настоящим подтверждается, что Фомичев Евгений Сергеевич с 01.09.2008 г. по 31.08.2010 г. работал в компании «Медицинские информационные системы» в должности выпускающего редактора Интернет-портала «Страна врачей». За период работы Фомичев Е.С. закончил курсы Учебного центра «Бейсик», о чем свидетельствует полученный сертификат разработчика сайта.

Как выпускающий редактор портала, Фомичев Е.С. профессионально справлялся со всеми возложенными на него обязанностями, включающими:

— проверку информации, размещаемой на портале «Страна Врачей» (статьи, новости, объявления и т.д.), на предмет соответствия требованиям ресурса;

— литературную обработку, редактирование размещенной информации соответственно требованиям портала «Страна Врачей»;

— взаимодействие с авторами и техническим отделом Интернет-портала «Страна Врачей»;

— коммуникация с партнерами ресурса «Страна Врачей», мониторинг графика выполнения взаимных обязательств.

Считаю необходимым отметить огромную роль Фомичева Е.С. в разработке концепции портала «Страна Врачей» — внесенные им предложения помогли наладить работу редакции и завоевать аудиторию. Он сумел привлечь к сотрудничеству отличных специалистов и сыграл заметную роль в сплочении команды, занимающейся развитием Портала. Кроме того, высокий уровень владения английским языком сделал Фомичева Е.С. незаменимым участником переговоров с зарубежными специалистами.

Ввиду сложившихся семейных обстоятельств, Фомичев Е.С. вынужден изменить место жительства и покинуть прежнее место работы, в связи с чем принял решение выступить соискателем на должность главного редактора Интернет-портала «Мир здоровья» (ЗАО «Мир здоровья»).

Со своей стороны, могу рекомендовать руководству ЗАО «Мир здоровья» доверить Фомичеву Е.С. исполнение обязанностей главного редактора Интернет-портала «Мир здоровья» как высококвалифицированному специалисту с прекрасными организаторскими способностями и высокими нравственными качествами, знающему все особенности организации работы электронных СМИ и способному проконтролировать ее на любом этапе.

Дополнительную информацию Вы можете получить, позвонив по телефону: (044) 232-25-65.

Главный редактор Интернет-портала «Страна Врачей»

ООО «Медицинские информационные системы»

Образец рекомендательного письма от частного лица

Данное рекомендательное письмо выдано Петренко Людмиле Ивановне, работавшей менеджером по распространению печатной продукции с 01.01.2008 г. по 31.07.2010 г.

За время работы Петренко Л.И. проявила себя инициативным, добросовестным, легко обучаемым сотрудником, преданным своему делу. Петренко Л.И. обладает несомненным талантом интересно и доступно донести потребителю информацию о распространяемой продукции, порекомендовать необходимую в ассортименте литературу, рассказать о поступивших новинках.

Кроме того, Петренко Л.И. были внесены предложения о различных схемах скидок и бонусов при приобретении продукции, благодаря чему у нас расширился круг постоянных оптовых покупателей. В итоге за время работы Петренко Л.И. в издательском доме «М&Ж» значительно увеличился уровень реализации продукции.

При достигнутом профессионализме я приветствую желание Петренко Л.И. найти работу в организации более высокого уровня с дальнейшей перспективой карьерного роста.

Потенциальным работодателям могу рекомендовать Петренко Л.И.на должность тон-менеджера компании и гарантирую, что обязанности, возложенные на Петренко Л.И, будут выполнены на высоким профессиональном уровне.

Начальник отдела сбыта издательского дома «М&Ж»

Как правильно составить рекомендательное письмо

Основная структура этого документа формируется в соответствии с общими правилами написания делового письма. Текст должен быть простым и легко читаемым, без сложных фразеологических оборотов.

Не секрет, что многие составляют рекомендательные письма сами себе, а потом просто дают их на подпись в отдел кадров. Эти письма имеют определенный «стиль» а-ля: «За время работы в нашей компании Петр Петрович научился превращать воду в вино и увеличил продажи на 300%». Письма такого толка легко распознаются HR-менеджерами и отношение к ним сразу меняется. Если же вы решили написать характеристику на самого себя, то вам нужно постараться избегать грамматических ошибок, правильно расставлять знаки препинания и следовать советам, приведенным ниже.

Хорошее рекомендательное письмо должно занимать не более одного листа, быть составлено согласно требованиям к оформлению документов, но и не стоит перенасыщать его шаблонными фразами и эпитетами. Если вы хотите написать письмо, которое не будет ординарным формальным приложением, а действительно поможет человеку в поисках желаемой работы, то не следует писать его на основе найденного где-то шаблона – это всегда бросается в глаза. Придерживаясь следующих правил, старайтесь писать в свободной описательной манере и приводить конкретные факты достижений сотрудника:

• Необходимо указать заголовок – «Рекомендательное письмо»
• Желательно указать обращение, если письмо адресовано конкретному работодателю
• Указывается занимаемая должность, на которой сотрудник работал. В какой период он ее занимал
• Следующая часть, наиболее важная, содержит информацию об успехах и достижениях соискателя. Тут лучше приводить конкретные цифры или факты: «повысил уровень продаж на столько-то процентов…», «способствовал открытию новых представительств в следующих городах…» и прочее. Необходимо описать личностные качества сотрудника, положительные черты его характера
• Указываются конкретные рекомендации относительно субъекта письма: на какую должность он более всего подходит, в какой сфере его деятельность будет наиболее эффективной. Пример: «учитывая качества господина Абакумова, рекомендую его на такую-то должность»
• В конце ставятся ФИО автора, его должность, подпись, дата составления документа. Лучше всего будет заверить письмо подписью генерального директора и печатью компании

Нужно помнить, что работодатели очень часто звонят в организацию, которая дала характеристику, чтобы проверить или уточнить информацию, указанную в письме, поэтому всегда стоит писать только правду.

Пример отличного развернутого рекомендательного письма от преподавателя-профессора для студента (на английском)

Dear Admission Committee,

I am writing this letter to give my highest possible recommendation for Student Name. I know Student Name through his work in my laboratory. Student Name first approached me two years ago about the possibility of practice in my laboratory for a summer. At our first meeting I described the general outline of the project he might work on. He asked good questions and appeared intelligent. He then went to the library and found many papers on the subject and read them carefully. He did this independently — I did not ask him to do this. I learned that he had done this at our second meeting, and I was quite impressed at his motivation and independence. Student Name obtained funding from a program at our University to work in the lab for a summer. During that summer, Student Name demonstrated the ability to work independently with great creativity and enthusiasm. He also put in many long hours. He worked as hard as my best graduate student. I teamed Student Name with another student to work on a project involving testing of patients having shoulder pathology. The project included recruiting patients, testing patients using biomechanical instrumentation, and data analysis. Student Name excelled in each one of these areas. His interpersonal skills were excellent. He “schmoozed” the clinical staff to facilitate recruitment of patients. He tested the patients professionally. Sometimes this testing required long days due to the extensive setup and calibration of equipment each morning before the clinic began operation. He stayed after the testing sessions to back up data, clean up the area, and start data processing programs to run overnight. He was usually the first one in the lab in the morning and the last to leave in the evening. The other student working with Student Name commented favorably about working with Student Name. He said Student Name got along well with everyone, pulled his own weight on the project, and had the ability to compromise with other team members. One incident illustrates this point. There is a staff member in an adjoining lab that is a rather prickly person who has had many problems with students in the past. Student Name had to interact with this staff person in order to get his project done. Student Name was able to find a common interest with this staff person, which was folk dancing, and build a rapport based on this mutual interest. At the end of the summer the staff person noted what a pleasure it was to work with Student Name. Student Name also volunteered to help others in the lab. One of the other students was doing a project on knee biomechanics, and it required harvesting knees from the University’s morgue. Student Name volunteered to help harvest the knees on several occasions. I asked the graduate student in charge of that project about Student Name, and he commented that Student Name has excellent dissection skills. I was especially taken by Student Name creative mind and independent work ethic. He continued to read the literature independently and generate interesting hypotheses. We met about every other week, and at several meetings he presented papers and information that was new to me. By the end of the summer he was introducing me to scientific papers that were directly relevant to his study that I hadn’t seen before. Student Name also showed remarkable problem solving ability. Our instrumentation system began having problems midway through his experiment. Student Name spent a full weekend troubleshooting the system. He discovered there was a loose wire in the A/D connection box. Student Name is going to be first author on a manuscript that he is preparing for publication. He followed through on his promise to write the manuscript during his M2 year. Moreover, he handled the manuscript revisions and saw the manuscript through to publication. This illustrates his high level of motivation. In summary, Student Name is clearly the best student I have worked with in the last 10 years. I would very much like him match to our residency program. Even though I hope he stays here, I think he would be an outstanding asset to your program. I give him my highest recommendation.

Sincerely, Professor Name (Signature)

Ошибки

Чтобы рекомендательное письмо стало плюсом к вашему резюме, нужно взять за образец рекомендацию на работу (пример ниже) и избегать следующих ошибок:

• не стоит писать рекомендацию, не ознакомившись с вакансией. Изучите требования внимательно и заточите текст под желания потенциального работодателя.
• Не используйте для написания рекомендации работнику (образец можно скачать ниже) цветные шрифты, рисунки, диаграммы и т.д. Пишите четким деловым языком без художественных дополнений. Чтобы не допускать ошибок при написании, нужно ориентироваться на образец рекомендации с места работы, пример можно скачать ниже.
• Не преувеличивайте достоинства работника. Текст с излишними восторгами вряд ли вызовет доверие.
• Но и не критикуйте работника слишком сильно. Основная цель письма – представить работника в выгодном свете.

Примеры рекомендательных писем

Приведём конкретные примеры рекомендательных писем

Сотруднику

Васильева Анна Константиновна работала в редакции газеты «Ивановский рабочий» заведующей отделом экономики с 04.12.2010 г. по 12.07.2018 г. За время работы она проявила себе вдумчивым и знающим журналистом, подготовила большое количество публикаций, которые нашли отклик у читателей.

Анна Константиновна обладает хорошими организаторскими способностями, обучает молодых сотрудников, готовит из них профессионалов высокого уровня.

За время работы А.К. Васильевой тираж газеты вырос на 3 тыс. экземпляров.

Анна Константиновна удостоена высшей награды областного Союза журналистов — «Золотое перо» — в 2015 году. Она имеет благодарности, награждена почётными грамотами. А.К. Васильева увольняется из газеты, так как переезжает в город Краснодар.

Редактор газеты И.В. Смирнов (подпись) 15.07.2018 г.

Главному бухгалтеру

Игнатов Сергей Николаевич занимал должность главного бухгалтера ООО «Стройинвест» с 05.01.2013 г. по 12.06.2019 г.

Сергей Николаевич окончил Самарский экономический университет в 2012 г. В ООО «Стройинвест» он выполнял следующие должностные обязанности: организовывал и вёл работы, связанные с бухгалтерским учётом, формировал учётную политику предприятия, возглавлял работу по составлению и утверждению плана счетов учёта.

С.Н. Игнатов успешно справлялся с поставленными задачами, выполненная им работа отличалась высоким качеством. Игнатов – добросовестный, целеустремлённый и ответственный руководитель, легко находит общий язык с подчинёнными, грамотно ставит задачи и пунктуально контролирует их выполнение.

С.Н. Игнатов увольняется по собственному желанию. Образование, знания и опыт работы главным бухгалтером позволяют рекомендовать Сергея Николаевича на должность сотрудника высшего звена.

Директор ООО «Стройинвест» Г.И. Трофимов (подпись) 15.06.2019.

Юристу

Самсонов Иван Ильич работал в АНО «Аргус» в должности юрисконсульта с 15.02.2015 г. по 29.11.2019 г.

Иван Ильич добросовестно выполнял свои обязанности, возложенные на него в соответствии с должностной инструкцией. Неоднократно получал благодарности руководства.

И.И. Самсонов готовил проекты нормативных актов АНО «Аргус», занимался их экспертизой. Отвечал за методическое руководство правовыми аспектами работы.

Также Иван Ильич помогал руководителям структурных подразделений в подготовке проектов документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью.

И.И. Самсонов совершенствует свою профессиональную подготовку. Дважды учился на курсах повышения квалификации при СамГУ.

Личные качества Ивана Ильича способствуют успешному выполнению поставленных перед ним задач. Самсонов работает быстро, вдумчиво, всегда доводит дело до успешного завершения, задания выполняет вовремя, решения по правовым вопросам принимает верные.

И.И. Самсонов увольняется в связи с открытием собственной фирмы.

Директор АНО «Аргус» Н.А. Зайцев (подпись) 02.12.2019 г.

Таки образом, рекомендательное письмо от работодателя, написанное по приведённым выше образцам, станет для вас отличной характеристикой и поможет получить желаемое место.