Как списать канцтовары

Канцелярские товары (КТ) принимают к учету в качестве МПЗ по фактической себестоимости, т.е. сумме затрат на их покупку (ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»):

• по накладной, выписанной поставщиком;
• либо на основании авансового отчета с приложенными к нему товарным/кассовым чеком, если «канцелярка» приобреталась подотчетником.

Прием и оприходование КТ оформляют приходным ордером формы № М-4. Движение канцтоваров в кладовой ведется в карточках учета материалов формы № М-17 по видам, наименованиям, сортам, товарным группам (если выбран соответствующий способ учета КТ). Заполняются карточки кладовщиком на основании предоставляемых приходно-расходных документов в день совершения хозоперации по приему или передаче в эксплуатацию. На конец месяца в карточках выводятся остатки, которые затем подтверждаются росписью бухгалтера, свидетельствующей об идентичности данных аналитики и синтетического учета.

Порядок списания канцтоваров

При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:

• лимитно-заборная карта (ф. № М-8);
• требование-накладная формы М-11;
• накладная по типовой межотраслевой форме М-15.

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.

Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

• Наименование и количество;
• Учетная цена и сумма по всем наименованиям;
• Куда израсходован объект МПЗ;
• Если есть – норматив расхода;
• Прочая информация на усмотрение составителей.

Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды:

Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.). Некоторые бухгалтера модифицируют ф. №М-11, дополняя ее нужными реквизитами – пользуются видоизмененным документом для списания канцтоваров по истечении срока их эксплуатации.

Важно: форма требования-накладной утверждается Учетной политикой компании для использования и для списания материалов.

На каком этапе составляется и кто применяет

Процедура списания канцелярских товаров предполагает учет всего пути прохождения материальных средств от процедуры поступления до окончательного снятия с баланса. Таким образом, все подобные операции должны быть оформлены следующим образом:

1. Поступление материалов от их поставщика – осуществляется с параллельным написанием приходного ордера по форме М-4.
2. При необходимости направления средств в отдельное подразделение подписывают документ требование-накладную (можно в существующей типовой форме М-11). В том случае, если в документе указывают конечное назначение канцелярских товаров, сам акт на списание можно и не оформлять.
3. Создание акта о списании. Ему может предшествовать отдельное распоряжение руководителя (в некоторых случаях основанное на направленном заявлении начальника подразделения или же другого должностного лица).

Использование такого акта возможно для тех предприятий, которые работают на общей системе налогообложения или находятся на “упрощенке”. В любом случае, получая канцтовары, предприятие производит их постановку на учет, и они при проведении инвентаризации либо должны находиться в наличии, либо списываться заранее в установленном для таких процедур порядке.

Нормы потребления офисных и канцелярских принадлежностей.

1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета. Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.

Очень многие организации при указании своих расходов предъявляют документы о покупке канцелярских товаров. Это совершенно неверный подход, потому что налоговики имеют полное право выписать штраф за подобную отчетность. Для работников налоговой службы требуется документации о списании канцтоваров в бухучете.

После предъявления акта о снятии товарно-материальных ценностей с учета, документация приобретает статус легитимности для службы налогов и сборов. Это основное понимание, когда и как правильно списать канцтовары. Опытные специалисты по бухучету рекомендуют составить график для списания.

Кто имеет право списывать канцтовары

Их приобретением занимаются все организации, вне зависимости от формы собственности и масштабов деятельности. Также все они могут производить списание. Эта процедура доступна как государственным предприятиям, так и среднему и крупному бизнесу, а также тем, кто относится к сфере малого предпринимательства.

• составить акт на списание канцелярских товаров должно то подразделение, которое их получило и использовало – после этого бухгалтерия создает еще один акт, по более сложной форме, которым подтверждает, что все перечисленные в предыдущем документы расходные материалы были куплены, использованы и потрачены;
• относить приобретение канцтоваров к расходам в момент покупки – неправильно, и внезапная проверка налоговой может привести к тому, что вашей организации доначислят налог на прибыль.

Зачем нужно списание

Этот документ позволяет в полном соответствии с требованиями российского законодательства:

• включить средства, потраченные на покупку «канцелярки», в категорию расходов предприятия;
• законно оправдать снятие материальных ценностей с учета.

Также акт дает возможность снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму затрат на канцелярские товары.

Лишние споры с налоговой инспекцией никому не нужны. Поэтому если вы купили для нужд предприятия, например, шариковые ручки Silwerhof BASIC,

у вас должны быть документы, которые подтверждают их:

• приобретение – понадобятся кассовый и товарный чеки, а также приходный ордер;
• направление в подразделение, которому они требуется – накладная;
• списание.

Кто может списывать «канцелярку»

На предприятии необходимо создать специальную комиссию, в составе которой должно быть не менее трех человек. Они составляют документы, а потом заверяют их своими подписями. Что касается печати, она обязательной не является.

Назначение комиссии оформляется отдельным приказом, который подписывается руководителем организации. Он тоже может входить в ее состав.

Например, эта группа людей может состоять из:

• директора фирмы;
• главного бухгалтера;
• кого-либо из рядовых сотрудников бухгалтерии.

Российское законодательство допускает списание канцтоваров по однородным группам. Например, ваша организация использует журналы, блокноты, стикеры для заметок и бумагу типа International Paper Svetocopy A4.

Также для деятельности вашей компании важны наборы для переплетных работ, скобы для степлеров и скрепки – допустим, Durable 1253-00, которые есть в каталоге интернет-магазина «Бюрократ».

Вы можете создать два документа, объединив в них товары так, как вам удобно.

Форма акта на списание канцтоваров

Унифицированных бланков, необходимых для создания такой документации, не существует. Это значит, что каждая фирма самостоятельно определяет, как будет выглядеть акт – главное, чтобы в нем содержалась определенная информация.

• оформлять списание в свободной форме и придумывать внешний вид документа всякий раз, когда в нем возникнет необходимость – что, конечно, не очень удобно;
• найти образец в интернете и приспособить его под специфику вашей компании, убрав строки и разделы, которые считаете лишними;
• разработать бланк в соответствии со своими потребностями и утвердить его в учетной политике организации.

Обычно информация оформляется в виде таблицы. В ней обязательно указываются:

• порядковый номер строки;
• наименование канцелярского товара – например, «Маркер перманентный Workmate P-11 1-3мм синий»;

• количество;
• стоимость единицы товара;
• общая стоимость партии канцтоваров;
• счет, по которому проходят эти товарно-материальные ценности.

Под таблицей должна быть строка «Итого», в которую вносится общая стоимость расходных материалов, которые вы списываете.

Какая информация должна быть в акте

Также необходимо указать следующие данные:

• форма и название организации, например, ООО «Старт», ее адрес;
• наименование вида документа – акт;
• место, дата составления акта и регистрационный номер документа;
• гриф утверждения, если он требуется;
• заголовок акта, в котором пишется, о чем этот документ, в данном случае – о списании канцтоваров;
• текстовая часть – таблица, о которой шла речь выше;
• отметка о наличии приложений, если они есть;
• указание на количество экземпляров;
• подписи лиц, ответственных за составление;
• визы ознакомления;
• сведения о том, что заинтересованное должностное лицо получило полагающийся ему экземпляр;
• информация об исполнении документа и его направлении в дело.

Причину списания расходных материалов обычно не указывают. Другое дело, если необходимо списать канцтовары, которые относятся к другой категории. Например, если вы хотите включить в акт бухгалтерский калькулятор Citizen SDC-888XRD,

можно указать, что закончился срок его использования либо у него появились повреждения, делающие дальнейшую его эксплуатацию невозможной.

При составлении документа обязательно:

• проверяйте названия канцтоваров, следите за тем, чтобы они совпадали с информацией, которая содержится в чеках или накладных;
• указывайте отдельно цену и количество для каждой позиции;
• не вносите заведомо ложные сведения;
• старайтесь не допускать ошибок, а если потребуется корректировка, лучше не исправлять неточности, а уничтожить акт и составить новый.

Интернет-магазин «Бюрократ» предлагает купить канцелярские товары от ведущих мировых и российских производителей. Широкий ассортимент позволяет найти все, что необходимо, чтобы обеспечить бесперебойную повседневную работу офиса. Высокое качество и доступные цены делают покупку «канцелярки» в нашем магазине особенно выгодной. Доставка заказов осуществляется как по Москве и Подмосковью, так и по всем другим регионам России.

Назначение для списания канцелярских товаров образец готовый

Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 004-93 к канцелярским товарам относятся:

Так как переписка и оформление документации зачастую требуют нанесения на документы и письма различных печатей и штампов, то к канцелярским принадлежностям также могут относиться штемпельные принадлежности (подушки, краски), печати и штампы, а также датеры и нумераторы.

Расходы на канцтовары и КОСГУ

В зависимости от экономического смысла производимых расходов канцелярские товары могут оплачиваться за счет разных статей КОСГУ.

КОСГУ 310 и 340

Как правило, канцелярские товары относятся к материальным запасам учреждения (КОСГУ 340) или к основным средствам (КОСГУ 310). У учреждений регулярно возникают вопросы, к какому виду активов — материалам или основным средствам — следует относить те или иные канцтовары.
В письмах Федерального казначейства от 06.06.2007 № 42-7.1-17/2.2-200 и от 16.04.2007 № 42-2.2-04/6а было разъяснено, что расходы на оплату договоров на приобретение нефинансовых активов (в частности, канцелярских наборов, дыроколов, степлеров, антистеплеров, датеров, самонаборных штампов, канцелярских ножей, ножниц, точилок для карандашей, ножниц, лотков и зажимов для бумаг, папок, корзин для мусора, книг учета, журналов регистрации и т. п.) можно относить на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» или на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» в соответствии с критериями отнесения к объектам основных средств или материальных запасов.
Критерии отнесения к основным средствам или материальным запасам установлены Инструкцией по применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н).