Какой срок хранения журнала вводного инструктажа?

Журнал регистрации вводного инструктажа

Журнал регистрации вводного инструктажа — применяется для записи, учета и регистрации сведений о лицах, прошедших инструктаж, и о руководителях, проводивших инструктаж по охране труда. Форма журнала соответствует ГОСТ 12.0.004-2015

Вид основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

• Примерная программа проведения вводного инструктажа в организации, на предприятии, в учреждении
• Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел X. «Охрана труда» (выдержки)

Журналы по охране труда необходимы, чтобы контролировать работу в области охраны труда, соблюдение установленных сроков проведения инструктажей. В организации обязательно должны вестись журналы по технике безопасности в соответствии с ГОСТ 12.0.004-2015 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Порядок проведения инструктажей, обучения и проверки знаний на конкретном предприятии должен быть регламентирован Положением по охране труда. Оно должно быть утверждено руководителем, согласовано профсоюзом. Форма журнала для регистрации инструктажа на рабочем месте является приложением к Положению и должна быть единой для всех подразделений предприятия.

Бланки журналов хранятся у инженера по охране или другого работника, на которого приказом возложена эта обязанность. Работник, ответственный за проведение инструктажа на рабочем месте (мастер участка, начальник цеха или службы), получает журнал у инженера по ОТ.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия и подписью руководителя.

Согласно ГОСТ 12.0.004-2015 «Организация обучения безопасности труда»:

7.1.1. Вводный инструктаж по безопасности труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику, а также с учащимися в учебных заведениях перед началом лабораторных и практических работ в учебных лабораториях, мастерских, участках, полигонах.

7.1.2. Вводный инструктаж на предприятии проводит инженер по охране труда или лицо, на которое приказом по предприятию или решением правления (председателя) колхоза, кооператива возложены эти обязанности, а с учащимися в учебных заведениях — преподаватель или мастер производственного обучения. На крупных предприятиях к проведению отдельных разделов вводного инструктажа могут быть привлечены соответствующие специалисты.

7.1.3. Вводный инструктаж проводят в кабинете охраны труда или специально оборудованном помещении с использованием современных технических средств обучения и наглядных пособий (плакатов, натурных экспонатов, макетов, моделей, кинофильмов, диафильмов, видеофильмов и т.п.).

7.1.4. Вводный инструктаж проводят по программе, разработанной отделом (бюро, инженером) охраны труда с учетом требований стандартов ССБТ, правил, норм и инструкций по охране труда, а также всех особенностей производства, утвержденной руководителем (главным инженером) предприятия, учебного заведения по согласованию с профсоюзным комитетом. Продолжительность инструктажа устанавливается в соответствии с утвержденной программой.
Примерный перечень вопроса для составления программы вводного инструктажа приведен в приложении 3.

7.1.5. О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа (приложение 4) с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу (форма Т-1). Наряду с журналом может быть использована личная карточка прохождения обучения (приложение 2).

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Как заполнять журнал регистрации вводного инструктажа

Форма журнала: рекомендуемая- Приложение 4 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Кто заполняет журнал (проводит инструктаж)? Специалист по охране труда или работодатель, или сотрудник, на которого возложена данная функция приказом по организации.

Информация для заполнения. Для проведения вводного инструктажа вам также необходимо иметь:

1. Программу вводного инструктажа по охране труда,
2. Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда.

Как правило, в организации заводится один журнал регистрации вводного инструктажа, но:

1. в случае наличия в структуре вашей организации обособленных подразделений, функции проведения вводного инструктажа в обособленных подразделениях можно возложить на специалистов этих обособленных подразделений, которые будут вести журналы регистрации вводного инструктажа для своих подразделений;
2. некоторые организации предпочитают заводить отдельный журнал регистрации вводного инструктажа для работников сторонних организаций.Если вы решите последовать их примеру, логично будет также разработать отдельную программу и инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда работникам сторонних организаций.

Рекомендуемая литература: Про вводные инструктажи вы можете прочитать в нашей статье, либо обратиться к первоисточникам: пп.7.1- 7.1.5, Приложение 3 ГОСТа 12.0.004-90«Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», п. 2.1.2 Постановления Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

Журнал регистрации вводного инструктажа: образец заполнения и правила ведения

По ГОСТу основной частью журнала является табличная его часть. В нее вносятся сведения о:

• наименовании компании;
• датах, в которые были проведены инструктажи;
• журнал вводного инструктажа должен иметь графы для подписей сотрудников, проходящих обучение, и указания их персональных данных;
• структурных подразделениях, в которых будут работать принимаемые сотрудники;
• обязательный элемент – подпись инструктора с расшифровкой.

Журнал вводного инструктажа по охране труда допускает информирование по вопросам безопасности работы на предприятии сразу нескольких человек. Заполнение граф с ФИО инструктора в этом случае может происходить путем указания данных только напротив первого инструктируемого сотрудника. Подписи должны быть напротив каждой фамилии.

Образец журнала вводного инструктажа по охране труда не допускает наличия в бланках:

• подтирок;
• заклеенных строк;
• исправленных ошибок при помощи корректора;
• заранее внесенных записей;
• вклеенных или вставленных дополнительных листов;
• ячеек, заполненных карандашом.

Форма журнала вводного инструктажа по охране труда предполагает исправление ошибочных записей в таком порядке:

1. Строка с неверными данными или опечаткой зачеркивается так, чтобы первоначальный вариант текста был виден.
2. Рядом делается приписка «ошибочная запись».
3. Фиксируется дата внесения исправления.
4. Лицо, ответственное за ведение и хранение журнала, ставит свою подпись.
5. В следующей строке делается правильная запись.

Журналов для регистрации инструктажей при приеме на работу в одной организации может быть несколько. Это допускается, если у предприятия есть обособленные подразделения.

Как правильно заполнить журнал

ГОСТ устанавливает обязательное наличие в документе таблицы. В таблицу вписывают такую информацию:

1. Как называется компания.
2. В каких числах был проведен инструктаж.
3. Необходимо предусмотреть графы, где сотрудники будут оставлять личные подписи о том, что они прослушали правила охраны труда и безопасности. Также рядом вписывают их Ф. И. О. и должность.
4. Названия структурных подразделений, в которых работают сотрудники.
5. Не обойтись и без ячеек, выделенных для подписей инструктора, с расшифровкой.

Инструктаж может проводиться не для одного, а сразу для нескольких человек. Группа может быть небольшой, не больше 4-5 человек. В этом случае графа с данными инструктора не дублируется в каждой строчке, ее вписывают только в самом верху. А вот подписи должны располагаться возле каждой фамилии.

Журнал вводного инструктажа в 2021 году считается испорченным и заполненным неправильно, если присутствуют следующие недочеты:

• подтирки;
• строки заклеены;
• слова закрашены корректором;
• записи внесены «на будущее»;
• по каким-то причинам были вклеены или просто вложены добавочные развороты;
• некоторые ячейки заполнены карандашом.

Оформление журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда

Этот документ следует формировать на основе амбарной книги, приобретаемой в типографии, с учётом нормативных и локальных требований по ОТ. Журнал обычно имеет формат А4, может заполняться как в альбомной, так и книжной ориентации. Законодательством не установлен унифицированный образец этого документа, но существуют рекомендации – ГОСТ 12.0.004-90, регламентируемый приказом Росстандарта от 09.06.2016 № 600-ст.

Каждая страница документа нумеруется в правом верхнем углу. Сам журнал впоследствии прошивается, концы нитки склеиваются специальной бумагой, на которой размещается фраза «В журнале прошито и пронумеровано X листов». Далее ставится личная подпись специалиста, ответственного за оформление, печать для документов.

Это необходимо для того, чтобы листы, на которых будет представлена информация об инструктаже, не были случайно или намеренно вырваны. Если в документе будет недоставать страниц, то по данному факту следует проводить проверку и привлекать к дисциплинарной ответственности лиц, ответственных за хранение и работу с журналом.

Документ должен иметь титульный лист, на котором помещается название, дата начала и окончания журнала, «шапка» предприятия.

С первой страницы в журнал вносится следующая информация:

• Порядковый номер записи.
• Ф.И.О. сотрудника, который проходит вводный инструктаж, его должность, структурное подразделение.
• Нормативные документы, с содержанием которых знакомился сотрудник (указываются даты и номера приказов, инструкций, распоряжений и т.д.).
• Личная подпись работника, проводившего инструктаж и вновь прибывшего сотрудника, который его проходил.
• Примечания.

Это − основная информация, которую должен содержать рассматриваемый документ. Также стоит указывать дату, когда происходил инструктаж.

Но каждый имеет право на ошибку. Если специалист при заполнении ее допустил, следует зачеркнуть ошибочную запись так, чтобы содержание было видно (одной линией). Далее, в столбце примечаний, следует написать «ошибочная запись». Рядом исполнитель пишет свою должность, фамилию, инициалы, ставит личную подпись и дату. Таким образом неточность будет устранена, а в следующей строке следует написать корректный вариант.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

• ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
• периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Где проводится

Вводный инструктаж проводится в кабинете охраны труда или в специально оборудованном помещении с использованием современных технических средств обучения и необходимых наглядных пособий, отвечающих содержанию программы, и с учетом конкретных условий данного предприятия.

Для повышения эффективности и наглядности вводного инструктажа, а также усвоения материала инструктируемым, при проведении инструктажа могут использоваться передовые технологии обучения, наглядные пособия (плакаты, манекены, макеты), применяться мультимедийные технологии, проводиться презентации, просмотры обучающих роликов и фильмов.

Как правильно заполнять журнал регистрации инструктажей по охране труда?

В журнале для руководителей и специалистов «Охрана труда» за ноябрь месяц 2018 года опубликована Инструкция по ведению журналов регистрации инструктажей по охране труда, которая определяет порядок ведения журналов регистрации вводного инструктажа и инструктажа по охране труда

1. Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения в (наименование организации) журналов:

• регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• регистрации инструктажа по охране труда.

2. Формы журналов, указанных в п. 1, предусмотрены приложениями 8 и 4 (соответственно) к Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 175 (в ред. от 6 марта 2018 г.).

3. В (наименование организации) осуществляется ведение:

• одного общего для всей организации журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• (количество по числу и наименованиям структурных подразделений) журналов регистрации инструктажа по охране труда, в которых регистрируются первичные, повторные, а также внеплановые и целевые инструктажи с работниками структурных подразделений.

4. Ответственными за оформление, внесение записей и сохранность журналов являются по должности лица, проводящие соответствующие инструктажи:

• инженер по охране труда – журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• руководители структурных подразделений (перечисляются) – журналов регистрации инструктажа по охране труда.

При временном отсутствии указанных лиц (отпуск, командировка и т.п.) ведение журналов возлагается на лиц, заменяющих их по приказу, с передачей журналов по акту.

5. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации. Количество страниц в журнале указывается цифрами и прописью.

6. Записи в журналы следует вносить аккуратно, трудностираемыми средствами (чернилами, пишущими пастами и проч.) любых оттенков фиолетового, синего или черного цветов. Использовать для этого средства иных цветов, карандаши, корректирующие жидкости и гели, заклеивать чем-либо внесенные записи и осуществлять иные действия, затрудняющие или делающие невозможным прочтение первоначально внесенных записей, запрещается.

7. Записи в журналах должны следовать одна за другой. Наличие полностью (по всем графам) незаполненных строк между ними не допускается.

8. В ячейки граф одной записи, остающиеся свободными (незаполненными), проставляется прочерк.

9. Исправление внесенных записей или их элементов не допускается. Если в процессе внесения записи допущены ошибки, описки или неверные сведения, вся запись должна быть зачеркнута одной чертой, указано пояснение «Запись ошибочна» с подписью и расшифровкой подписи ее вносившего, и далее, со следующей строки, вносится правильный вариант записи.

10. При заполнении обложки журналов наименование организации указывается полностью либо сокращенно в установленном виде, в соответствии с учредительными и регистрационными документами, например общество с дополнительной ответственностью «Вымпел» либо ОДО «Вымпел».

Наименование структурного подразделения на обложке журнала регистрации инструктажа по охране труда указывается в соответствии с его наименованием в утвержденной установленным образом структуре организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если такое сокращение предусмотрено утвержденной структурой.

11. При заполнении на обложке журналов графы «Начат» указывается дата заверения шнуровки журнала подписью руководителя организации, графы «Окончен» – дата внесения последней записи. Под последней записью журнала подводится черта и указывается: «Журнал окончен. Дата. Подпись (ответственного)».

12. Текущее хранение журналов обеспечивается ответственными лицами в местах и порядке, исключающих легкий доступ и их использование иными лицами.

13. Законченный ведением журнал сдается для постоянного хранения согласно установленному в организации порядку документооборота.

2. Порядок внесения записей в журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

14. При заполнении графы 1 указывается порядковый номер записи нарастающим итогом арабскими цифрами с проставлением точки после номера.

15. В графе 2 дата проведения вводного инструктажа по охране труда проставляется арабскими цифрами в виде двух двузначных и одного четырехзначного чисел, разделенных точками, при этом первое двузначное число обозначает число месяца, второе – порядковый номер месяца в году, четырехзначное – год. Если число месяца или порядковый номер месяца менее 10, то первой цифрой в их обозначении проставляется 0. Например, первое сентября обозначается как 01.09.

16. В графе 3 фамилия, имя, отчество лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда, записываются в именительном падеже, полностью без сокращений согласно их написанию в персональных кадровых документах. Для полного и правильного написания необходимо использовать три строчки (по одной для фамилии, имени и отчества). При отсутствии отчества третья строчка остается свободной.

17. Профессия (должность) лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда, записывается в графе 4 в соответствии с ее обозначением в штатном расписании организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено штатным расписанием. Если наименование профессии (должности) не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

18. Наименование места работы (структурного подразделения) инструктируемого записывается в графе 5 в соответствии с его наименованием в утвержденной установленным образом структуре организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено утвержденной структурой. Если наименование структурного подразделения не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

19. Фамилия, имя, отчество должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, записываются в графе 6 в именительном падеже, полностью без сокращений согласно их написанию в персональных кадровых документах. Для их полного и правильного написания необходимо использовать три строчки (по одной для фамилии, имени и отчества). При отсутствии отчества третья строчка остается свободной.

20. В графе 7 указывается должность лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, в соответствии с ее наименованием в штатном расписании. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если таковое предусмотрено штатным расписанием организации. Если наименование должности не помещается в отведенное ему место графы, допускается перенос оставшейся части на следующую строчку.

21. В графах 8 и 9 проставляются собственноручные подписи, соответственно, должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, и лица, его прошедшего. При этом следует обращать повышенное внимание на соответствие принадлежности этих подписей графам, поскольку на практике часто их ошибочно меняют местами.

3. Порядок внесения записей в журнал регистрации инструктажа по охране труда

22. Заполнение граф 1 и 2 журнала регистрации инструктажа по охране труда аналогично порядку, изложенному в пп. 13 и 14 настоящей инструкции применительно к этому журналу.

23. В графе 3 записываются фамилия, инициалы лица, прошедшего инструктаж по охране труда в именительном падеже, согласно их написанию в персональных кадровых документах. Поскольку указываются только инициалы, а не полностью имя и отчество, то одной строки отведенного в графе места достаточно для внесения этих сведений.

24. Профессия (должность лица, прошедшего инструктаж по охране труда) указывается в графе 4 в соответствии с ее обозначением в штатном расписании организации. При этом предпочтительнее сокращенное наименование (в случае если это предусмотрено).

25. В графе 5 указывается один из видов проводимого инструктажа по охране труда:

• первичный;
• повторный;
• внеплановый;
• целевой.

26. Графа 6 заполняется только в случае проведения и регистрации внепланового или целевого инструктажа по охране труда. В иных случаях она остается незаполненной (проставляется прочерк).

Причины проведения внепланового и целевого инструктажей указаны в пп. 56 и 58 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда. Для компактного отображения в журнале при указании причин целесообразно присвоить им буквенно-цифровые коды, например:

• В1 – принятие новых нормативных правовых актов, в т.ч. технических и локальных, содержащих требования по охране труда, или внесение изменений и дополнений к ним;
• В2 – изменение технологического процесса, замена или модернизация оборудования, приборов и инструмента, сырья, материалов и других факторов, влияющих на безопасность труда;
• В3 – нарушение работающими требований нормативных правовых актов, в т.ч. технических и локальных, содержащих требования по охране труда, которое привело или могло привести к аварии, несчастному случаю на производстве и другим тяжелым последствиям;
• В4 – перерыв в работе по профессии (в должности) более шести месяцев;
• В5 – поступление информации об авариях и несчастных случаях, происшедших в однопрофильных организациях;
• В6 – по требованию представителей органов, уполномоченных на осуществление контроля (надзора), вышестоящих государственных органов или государственных организаций, должностного лица организации, на которого возложены обязанности по организации охраны труда, при нарушении требований нормативных правовых актов по охране труда, в т.ч. технических и локальных,;
• Ц1 – выполнение разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями по специальности (погрузка, разгрузка, уборка территории и др.);
• Ц2 – ликвидация последствий аварий, стихийных бедствий и катастроф;
• Ц3 – проведение экскурсий в организации.

При проведении целевого инструктажа с лицами, выполняющими работы по наряду-допуску, отметка о его проведении проставляется не в журнале, а в наряде-допуске.

27. В графе 7 указывается название или обозначение документа, по которому проводился инструктаж. В случае первичного или повторного инструктажей это будут обозначение соответствующих программ или инструкций (регистрационного номера в организации), которое согласно пп. 26 и 28 Инструкции о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 176 (в ред. от 24 декабря 2013 г.), им присваивается в порядке, установленном в организации.

28. В графе 8 указываются в именительном падеже фамилия, инициалы должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, согласно написанию в персональных кадровых документах. Поскольку указываются инициалы, а не полностью имя и отчество, то для внесения этих сведений достаточно одной строчки графы.

29. При заполнении граф 9 и 10 (подписи лица, прошедшего инструктаж по охране труда, и должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, соответственно) необходимо проявить повышенную внимательность для соблюдения именно такого порядка, поскольку практика заполнения журналов свидетельствует о частых ошибках в этом.

30. Графы 11 и 12 заполняются в случае установления стажировки на рабочем месте, что согласно п. 23 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда присуще в отношении рабочих, принятых или переведенных на работы с повышенной опасностью либо имеющих перерыв в выполнении указанных работ более менее года. В отношении иных работников данные графы остаются незаполненными (проставляется прочерк).

31. Графа 13 заполняется, если в соответствии с установленным в организации порядком допуск рабочих к самостоятельной работе осуществляется не приказом или распоряжением руководителя организации, а записью в журнале инструктажа по охране труда, что возможно согласно п. 30 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда. В отношении иных работников данная графа остается незаполненной (проставляется прочерк).

Пример 2

ЖУРНАЛ
регистрации вводного инструктажа по охране труда

Дата проведения вводного инструктажа по охране труда

Фамилия, имя, отчество лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда

Профессия (должность) лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда

Наименование места работы (структурного подразделения)

Фамилия, имя, отчество должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда

Должность лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда

должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда

лица, прошедшего вводный инструктаж по охране труда