Некоторые практические вопросы отправки претензий

Как правильно составить досудебную претензию

Арбитражный процессуальный кодекс (п. 5 ст. 4) содержит условие о том, что гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Досудебный порядок урегулирования споров предусмотрен и в ряде других законов:

• претензии перевозчику – Федеральный закон от 10 января 2003 года № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»;
• направление предложения об изменении или о расторжении договора – ст. 452 ГК РФ;
• медиация – Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 193-ФЗ «Об альтернативной процедуре урегулирования споров с участием посредника (процедуре медиации)»;
• обращение к уполномоченному по правам потребителей финансовых услуг – Федеральный закон от 4 июня 2018 года № 123-ФЗ «О финансовом уполномоченном по правам потребителей финансовых услуг»;
• обращение с заявлением в вышестоящий орган, обращение с жалобой в вышестоящий орган предусмотрены п. 1 ст. 2, п. 2 ст. 138 НК РФ.

В июле 2021 года Пленум Верховного Суда РФ выпустил Постановление от 22.06.2021 № 18 «О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства». В нем он детально раскрыл, когда претензия подлежит направлению, в каких случаях претензионный порядок считается соблюденным, включая моменты смены сторон во взаимоотношениях.

В сегодняшней статье мы разберем, как правильно составить претензию и получить возможность избежать длительных судебных споров.

Нормативными актами не установлена единая структура письма-извещения. На нашем сайте имеется шаблон письма подобного типа, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.

Структура письма-извещения состоит из следующих расположенных в логическом порядке блоков:

1. «Шапка». В ней указываются реквизиты отправителя (в случае, если организация не использует фирменный бланк) и реквизиты получателя или получателей: название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого отправляется письмо.
2. Название письма. Если письмо решено озаглавить «Извещение», то название размещается по центру. Если же название начинается с предлога «О», например, «Об организации семинара», то располагать следует по левому краю.
3. Текст письма, начинающийся с одной из следующих фраз: «Сообщаю Вам/Извещаю Вас/В ответ на Ваше письмо от… извещаю Вас» и так далее. Формулировка «Сообщаем Вам/Извещаем Вас» будет приемлемой в случае, если письмо подписывают несколько руководителей.
4. Дополнительная информация — если необходимо (дата и время встречи, дресс-код, вступительный взнос, повестка и так далее).
5. Список приложений, если есть.
6. Подпись автора/подписи авторов письма.

Письмо-извещение может быть вручено адресату любым удобным способом:

• лично через курьера;
• почтой;
• по факсу;
• по электронной почте.

Как отправить претензию почтой

В «КонсультантПлюс» есть множество готовых решений, в том числе статья о претензионном порядке урегулирования спора. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Чтобы обращение ко второй стороне спора увенчалось успехом, нужно знать, как отправить досудебную претензию по почте — если сделать это неправильно, можно потратить время на ожидание ответа, но так его и не дождаться.

Чтобы отправить претензию по почте, достаточно одного экземпляра документа — того, который будет вложен в конверт. Отправить документ можно:

• простым письмом;
• заказным письмом.

Простым письмом

Закон не запрещает направить претензию обычным письмом — заплатить придется только за конверт и за марки. Однако этот способ передачи документов не оставляет отправителю никаких доказательств того, что претензия действительно была направлена адресату.

После отправки обычного письма на руках остается только чек об оплате почтовых услуг — доказать, что именно и кому вы отправляли, не получится. Именно поэтому претензию стоит отправлять не простым, а заказным письмом — этот способ чуть дороже, но при этом более эффективен.

Заказным письмом

Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении адресату — оптимальный вариант, если вы хотите отправить претензию по почте. У отправителя будет доказательство того, что адресат действительно получил письмо, а опись вложения подтвердит, что в этом письме была именно претензия, а не другой документ.

Чтобы отправить заказное письмо, потребуется:

• заполнить бланк описи вложения по форме Ф107 (его выдаст сотрудник почтового отделения);
• передать бланк описи и прилагаемые документы сотруднику почты для проверки — он удостоверится, что информация, содержащаяся в описи, соответствует содержимому письма, и заверит бланк своей подписью.

Один экземпляр бланка описи вкладывается в конверт с отправляемыми документами, а второй остается у отправителя.

Письмо нужно отправить на юридический адрес компании — его можно найти на ее официальном сайте, в имеющихся у вас документах (например, в договоре) или на сайте налоговой (для этого потребуется ИНН компании).

Внезапный свидетель — инженер-программист

Показания Осипова неожиданно поставил под сомнение свидетель со стороны истца — инженер-программист «ВАСофт» Артем С., который решил уволиться и с сентября этого года перестал выходить на работу.

По словам С., при устройстве в «ВАСофт» в феврале 2021 года «спросили, где я хочу работать — удалённо или на офисе, потому что, если удалённо, мне предложили оплатить такси и вывезти технику компании. Я начал работать на офисе». Рабочее время контролировалось программой TimeSummary, о чём сотрудника уведомляют в первый рабочий день, отправляя инструкцию о работе в программе.

О дублерах трекинга свидетелю не известно. По его словам, сканер отпечатков пальцев появился на входе в офис компании летом этого года и выполнял роль замка, открывая двери только сотрудникам. Примерно в это же время появились камеры видеонаблюдения.

Свидетель пояснил, что в офисе работают около 20 человек, остальные на удалёнке. Места в офисе хватает — «при необходимости можно поставить стол».

Показания свидетеля С. Максим Осипов назвал «заведомо ложными», попросив суд отнестись к ним критически.

Адвокат джуна: «Факт прогула не доказан»

Выступая в прениях, представитель истца пояснила: «факт прогула стороной ответчика не доказан».

Как следует из речи защитника, письмо, где истца пригласили на работу в минский офис, не содержит даты, с которой надо приступить к своим обязанностям, продолжение выполнять функции на удалёнке не вызвало претензий. Работу принимали, трекеры фиксировали время нахождения на рабочем месте — в Браславе.

О том, что сотрудник проживает в Браславе, нанимателю было известно, по минскому адресу оно направлено «по недоразумению либо осознанно, чтобы работник не получил своевременно указанное письмо».

Прекращение трудовых функций произошло по инициативе нанимателя в день увольнения, когда истцу прекратили доступ к программе.

Приказы о работе на удалёнке, которая существует на предприятии, должны оформляться приказом — как и то, что эта удалёнка прекращается.

Адвокат компании: «Факт прогула доказан»

Об этом заявила в прениях представитель ответчика Майя Пальчевская. «Прогул подтверждается актами, докладными записками, объяснительной истца, где он признает, что его не было на рабочем месте».

Место работы — минский офис — определено правилами внутреннего трудового распорядка, с которыми истец ознакомлен в ходе подписания контракта.

А довод, будто бы он не обеспечен рабочим местом в офисе, стоит считать «голословным»: даже свидетель показал, что «когда надо, столы приносили».