Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.

Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:

• провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
• поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
• провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
• транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.

Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.

За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.

В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.

Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, актуальный на 2019 год, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

• Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
• Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
• Цель командировки.
• Перечень затрат, которые требуется возместить.
• Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
• Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:

Поездка на личном транспорте

При выборе транспорта для следования к месту назначения командировки нет строгих рамок, указанных в ТК РФ или НК РФ.

Необходимо согласовать этот вопрос с руководителем предприятия. Это может быть ж/д, автобус, авиа или автомобиль. Директор выберет наиболее финансово выгодный или удобный.

При передвижении к командировке на личном автотранспорте расходы на бензин могут быть учтены в составе командировочных расходов.

Для этого сотрудник должен предоставить ПТС, подтверждающий, что именно он владелец автомобиля. Затем написать заявление о желании следовать в командировку на автомобиле.

Бухгалтерия оформляет соответствующий приказ.

Из практики: предприятие оформляет договор, по которому она арендует автомобиль у сотрудника. На его основании работник следует на машине в командировку, а расходы на бензин могут быть приняты для целей налогообложения. По возвращении заполняется путевой лист и к командировочному удостоверению прикрепляются кассовые чеки о заправке.

Заявление на возмещение командировочных расходов — образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

• Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
• Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
• Цель командировки.
• Перечень затрат, которые требуется возместить.
• Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
• Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Налоговый учет

Расходы облагаются налогом.

Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:

1. Кадровый пакет документов;
2. Документы, учитывающие время пребывания в командировке и оплату труда по занимаемой человеком должности;
3. Справки из бухгалтерии;
4. Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.

Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.

Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:

1. Расходы на заработную плату сотрудника;
2. Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.

При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:

• на день утверждения авансовых отчетов;
• на день выдачи денежных средств сотруднику.

Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Заявление на возмещение командировочных расходов через суд

В ___________________ суд
Истец: __________________
Адрес: __________________
Ответчик: _______________
Адрес: __________________

Исковое заявление
о взыскании заработной платы, суточных и возмещении
других расходов, связанных со служебной командировкой
(ст. 167, 168 ТК РФ)

Я, Русинов Артём Александрович, работаю на предприятии ООО «Смаак» с сентября 2016 в должности администратора. Я находился в командировке с 01.12.2016 по 01.03.2017, по обмену опытом между Администраторами, за что мне не выплачена заработная плата в размере 75000, суточные в размере 50000, другие расходы ________________ (какие, в каком размере)___________. В удовлетворении моих требований администрацией и комиссией по трудовым спорам отказано ________________(когда, какими документами подтверждается)____________. Считаю, что действия администрации неправомерны, что обосновывается следующим __________(указать причины, по которым истец считает свои требования правомерными, и какие имеются доказательства, подтверждающие его доводы: объяснения свидетелей, письменные доказательства или иные) ___________.

В соответствии со ст.ст. 391, 392, 395 ТК РФ,

1. Взыскать с ответчика в связи с нахождением в служебной командировке: заработную плату в размере ___________, суточные в размере _________, другие расходы в размере ___________.
2. В подтверждение исковых требований вызвать и допросить в качестве свидетелей ______(Ф.И.О., адреса)_______,
3. Истребовать документы _______(какие, откуда)_________.

1. Копия искового заявления ответчику.
2. Иные имеющиеся документы (прилагаются истцом, а в случае их отсутствия или отказа администрации в их предоставлении — истребуются судом) — выписка из приказа (распоряжения) о направлении истца в служебную командировку; командировочное удостоверение или документ, указывающий время нахождения в командировке; документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (счета, квитанции, проездные билеты, справки о стоимости проезда и т.п.), а также справка о том, что истцу за время нахождения его в командировке заработная плата не была выплачена; справка о заработной плате истца за два последних
   календарных месяца.
3. Копия решения комиссии по трудовым спорам (если она имеется на предприятии).

Как оформляют командировочные расходы и нормы

Командировки — необходимая часть рабочего процесса во многих сферах деятельности. Каждый работник во время командировки может тратить либо ранее выданный аванс, либо собственные средства, которые будут впоследствии возмещены компанией. В любом случае, командировочные расходы сопровождаются определенной документацией, которая упорядочивает данный процесс. Читайте инструкцию как заполняется карточка выдачи средств индивидуальной защиты на этой странице.
Работодатель обязан оплачивать командировочные расходы своим работникам

Что входит в суточные командировочные расходы?

Как следует из названия, суточные командировочные расходы возмещаются сотруднику за каждый день, который он проводил в поездке. Каждый работодатель обязан оплатить работнику дорожные расходы, а так же съем жилья на время командировки. Однако, помимо этого, в суточные так же входит плата за питание и общественный транспорт (расходы на такси в расчет не берутся). Каждый работодатель сам определяет денежный размер суточных, которые получит сотрудник.

Норма

В 2015 году так же не существует стандартов, по которым определяют норму командировочных расчетов — все зависит от работодателя. Что касается суточных расходов, то они нормативно закреплены только для работников государственных организаций. Суточные выплачиваются не только за рабочие, но так же за выходные и праздничные дни. Размер суточных может быть любым, однако необходимо помнить, что, превышая определенную сумму, суточные будут облагаться налогом. Ознакомиться с обзором нормы выдачи спецодежды по профессиям можно здесь.

Если говорить о военнослужащих, то на территории РФ суточной нормой командировочных расходов являются 300 рублей в сутки. К этой сумме прибавляются 100 рублей на питание. В случае, если военнослужащий заболеет во время поездки, он все равно должен получать суточные (за исключением случаев, если он не лежит в больнице).

Налогообложение

Как было выше сказано, при превышении суточными нормативно установленной суммы, они облагаются налогом. На территории РФ этой суммой является 700 рублей, а за рубежом — 2500 рублей. Выплаты выше указанных норм облагаются НДФЛ (налог на доход физических лиц). Читайте обзор норм СанПин для детских садов.

Командировка может длиться всего один день и тогда расходы не являются суточными. Но налоги будут удерживаться по тем же критериям.

Как рассчитать?

Для расчета командировочных расходов работник должен предоставить документацию, подтверждающую целесообразность трат.

Далее бухгалтер предприятия должен провести расчет расходов. Расчет проводится по дебету (сумма, которая была выдана на руки сотруднику) и кредиту (сумма, которую сотрудник потратил во время командировки). Ознакомиться с видами климатических зон, расположенных на территории России здесь: https://specworkgid.ru/baza-znanij/spravochnaya-informaciya/kakae-klimaticheskie-zony-raspologayutsya-na-territorii-rossii.html.

Проводки могут иметь совершенно разный характер. Бухгалтер может делать проводку как по возмещению работником затрат из собственной заработной платы, так и по возмещению расходов через личный счет работодателя.
Работодатель имеет право отказать в возмещении расходов, если они не были связаны с командировкой Работодатель имеет право не принять расходы, которые, по его мнению, не были связаны с целью командировки. В таком случае работник должен возместить эти расходы самостоятельно.

В случае, если целью командировки было посещение какого-либо развлекательного места, то данные затраты тоже должны быть компенсированы.

Таким образом, благодаря сделанным бухгалтерским проводкам можно с точностью рассчитать количество потраченных денежных средств.

Возмещение

В случае бюджетных организаций, лимит командировочных расходов установлен законодательно. Таким образом, за жилье компенсация составляет не более 550 рублей (в случае, если были предоставлены соответствующие документы). Суточные составляют 100 рублей в сутки. Стоимость проезда в поезде не должна превышать стоимость вагона-купе. Если сотрудник пользуется услугами авиалиний, то компенсируется билет эконом-класса. Расходы на проезд работник должен подтвердить, предоставив билеты на транспорт, которым он пользовался. Читайте обзор видов и характеристик спецобуви .

Затраты на бронирование так же входят в командировочные расходы. В суточные включаются расходы на питание, однако питание в гостинице отдельно не оплачивается. Работник не должен предоставлять документы для возмещения суточных расходов.

Не более чем через три дня после возвращения, работник должен предоставить авансовый отчет о потраченных денежных средствах. Если от командировочных осталась какая-либо сумма, работник должен вернуть её в кассу предприятия.

К авансовому отчету должны быть представлены такие документы, как: приказ о командировке, командировочное удостоверение, копия загранпаспорта со штампами, подтверждающими пересечение границы, билеты на транспортные средства, счёта-фактуры (оформляются в гостиницах), прочие документы, подтверждающие расходы, связанные с рабочим процессом. В 2015 году пропала необходимость в оформлении командировочного удостоверения.

В командировке сотрудник может пользоваться услугами переводчика, расходы на которого также должна компенсировать организация.

Образец заявления

Перед командировкой сотрудник должен написать заявление на получение денег под отчет. В данном заявлении указываются сроки командировки, а так же сумма, которую необходимо выделить на командировочные расходы. Заявление подписывается главным бухгалтером, руководителем организации и человеком, планирующим отправиться в командировку.

На фото образец заявления на командировочные расходы

Видео

Смотрите видео-ролик о командировочных расходах:

Командировки становятся частым явлением в жизни большинства людей. В течение командировки необходимо сохранять всю документацию, которая необходима для бухгалтера организации. Нужно уметь разбираться в процессе возмещения расходов, чтобы в последствии не пришлось платить из своего кармана.