Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 — 2021 годах данное требование не действует.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Примеры бухгалтерских проводок по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Пример. Работнику выдан аванс на служебную командировку в размере 3000 руб.

Срок командировки 3 дня. Возвратившись из командировки, он представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными оправдательными документами по произведенным расходам.

К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты на сумму 1600 руб.;

2) 2 квитанции за пользование постельными принадлежностями на сумму 100 руб.;

3) квитанция за услуги по бронированию билетов на сумму 100 руб.;

4) полис добровольного страхования от несчастных случаев на сумму 100 руб.

Суточные за 3 дня командировки 300 руб. (100 руб. x 3 дн.);

Общая сумма расходов — 2200 руб. (1600 руб. + 100 руб. + 100 руб. + 100 руб. + 300 руб.) — возмещены работнику.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

Кредит счета 50 «Касса» — 3000 руб. — выдан аванс на командировку;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 2200 руб. — включены в расходы затраты на командировку;

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 800 руб. — возвращен в кассу остаток аванса.

Пример. Организация направила в служебную командировку сотрудника для приобретения материалов. Работник вернулся из командировки, выполнив задание. Стоимость материалов по договору поставки составила 118 000 руб., в том числе НДС — 18 000 руб. Служебная командировка продолжалась 5 дней. Сотрудник отчитался за следующие расходы: проживание в гостинице — 3500 руб., проезд железнодорожным транспортом туда и обратно — 2200 руб., суточные — 500 руб. (100 руб. x 5 дн.).

Общая сумма расходов по командировке составила 6200 руб. (3500 руб. + 2200 руб. + 500 руб.).

Таким образом, организация фактическую себестоимость материалов должна сформировать из суммы фактических затрат на их приобретение:

1) стоимость материалов по договору поставки — 100 000 руб. (118 000 руб. — 18 000 руб.);

2) расходы на их приобретение — 6200 руб.

В итоге фактическая себестоимость материалов составит 106 200 руб. (100 000 + 6200).

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Разместите написанные Вами работы на нашем сайте и получайте высокий пассивный доход.

• Категория: Бухгалтерский учет
• Вид работы: Дипломная работа
• Год защиты: Апрель 2013
• Оригинальность: 72 %

Оригинальность работы в системе антиплагиат: 72%
Работа содержит: 15 приложений
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ. 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АНАЛИЗА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.. 6
1.1 Нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций. 6
1.2 Основы организации расчетов с подотчетными лицами. 11
1.3 Методика анализа расчетов с подотчетными лицами. 16
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ДЕЛЬФИН ПЛЮС». 21
2.1. Местоположение, правовой статус и виды деятельности организации. 21
2.2. Организационное устройство, размеры и структура управления организации. 24
2.3. Основные экономические показатели организации, ее финансовое состояние и платежеспособность. 28
2.4. Оценка состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля организации. 36
ГЛАВА 3. УЧЁТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ДЕЛЬФИН ПЛЮС». 41

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. 41

3.2 Синтетический и аналитический учёт расчетов. 44
3.3 Совершенствование учёта расчетов с подотчетными лицами. 50
ГЛАВА 4. АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ДЕЛЬФИН ПЛЮС». 53
4.1. Анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами. 53
4.2. Анализ показателей оборачиваемости задолженности. 57
4.3 Факторный анализ оборачиваемости. 58
4.4 Резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности. 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 66
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 72
ПРИЛОЖЕНИЯ.. 77

ВВЕДЕНИЕ
Не смотря на то, что тенденция развития денежных отношений направлена на увеличение объема безналичных расчетов между хозяйствующими субъектами, налично-денежные расчеты до сих пор имеет большой вес в денежном обороте предприятий.
Получение выручки, осуществление расходов проводится с использованием кассы предприятия, во многих организациях заработная плата выдается наличными денежными средствами, расчеты с поставщиками и покупателями производятся в наличной форме. Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам занимает существенное место в кассовых операциях предприятия.
В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.
Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.
Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).
Расчеты с подотчетными лицами – один из наиболее трудоемких участков бухгалтерской работы.
Соответственно, учет расчетов с подотчетными лицами представляет особую значимость в финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Как показывает практика, использование предприятиями в своей деятельности наличных денег зачастую приводит к ошибкам, которые грозят наложением штрафов и иных санкций со стороны контролирующих органов.
Все вышеизложенное подтверждает актуальность выбранной темы.
Целью исследования является изучение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на коммерческом предприятии и анализ расчетов.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
— изучить теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами;
— представить организационно-экономическую характеристику предприятия;
— оценить экономические показатели организации, ее финансовое состояние и платежеспособность;
— оценить состояние бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля организации;
— изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
— предложить направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
— проанализировать расчеты с подотчетными лицами в ООО «Дельфин Плюс»;
— определить резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности.
Предметом исследования является учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Дельфин Плюс».
Объектом исследования является организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Дельфин Плюс».
Информационной базой исследования является законодательно-нормативная база, литература и учебные материалы по учету расчетов с подотчетными лицами, публикации экономических журналов и газет, а так же внутренняя документация анализируемого предприятия.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе исследования был рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрение теоретических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами позволило оценить организацию указанных операций в ООО Дельфин Плюс», основным видом деятельности которого является торговля непродовольственными товарами (сантехника).
Анлиз компании показал, что она является относительно обособленной социальной группой со своими нормами и принципами, связанной положением в обществе и специфическими интересами, целями своей деятельности. Управление достаточно централизованное, руководитель авторитарен.
По результатам проведенного анализа основных технико-экономических показателей ООО «Дельфин Плюс» можно сделать вывод, что финансовое состояние предприятия стабилизируется только за счет повышения эффективности управления прочими доходами и расходами.
Снижаются практически все основные показатели – производительность труда, выручка, происходит рост затрат предприятия на рубль реализованной продукции, появляется убыток от основной деятельности. Причиной ухудшения финансового состояния в большей степени можно назвать вторую волну Мирового финансового кризиса.
На протяжении последних двух лет наблюдается негативная динамика коэффициента финансовой зависимости, что означает увеличение зависимости от внешних кредиторов, и т.к. заемные средства значительно превышают долю собственных средств, зависимость угрожает финансовому положению предприятия в долгосрочной перспективе.
По текущей деятельности произошло уменьшение платежеспособности предприятия на 15%, т.е., если в 2010 году предприятие при сокращении денежных поступлений на 22% могло обеспечить текущие платежи, то в 2011 году такое сокращение возможно не более чем на 7%.
В целом по результатам анализа были выявлены следующие проблемы:
— убыток по результатам основной финансово-хозяйственной деятельности;
— ухудшение рентабельности предприятия;
— усиление финансовой зависимости предприятия;
— нестабильная платежеспособность предприятия.
Оценка бухгалтерского учета и контроля показала, что бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Дельфин Плюс» ведется автоматизированным способом, для этого используется программа «1С: Предприятие 8.2», в которой формируются все регистры бухгалтерского учета. Также применяют журнально-ордерную форму бухгалтерского учета для заполнения первичных документов.
Порядок проведения инвентаризации в ООО «Дельфин Плюс» предусмотрен Учетной политикой предприятия. Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.
В ООО «Дельфин Плюс» разработана процедура контроля – методы и правила, которые разрабатываются руководством организации. Процедура контроля необходима для того, чтобы выявить и исправить все допускаемые сотрудниками ошибки, поскольку они будут сохранены в учетных регистрах или компьютерных файлах. Бухгалтер проверяет: полноту данных; точность данных; разрешение операций; сохранность активов и записей.
Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Учет расчетов с указанными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерию ООО «Дельфин Плюс» подотчетное лицо сдает авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Работник, приобретший товар (оплативший услуги) сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассовых и товарных чеков (накладных).
Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Дельфин Плюс» условно можно поделить на два вида – расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.
При расчетах с подотчетными лицами на предприятии ООО «Дельфин Плюс», установлено, что если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отражен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника.
Организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии показала, что учет ведется в соответствии с действующим законодательством, оформляются все необходимые первичные документы, используется программа 1С, которая формирует регистры в автоматическом режиме. Денежные средства выдаются и возвращаются своевременно, авансовый отчет предоставляется в течение трех дней.
Оборачиваемость задолженности подотчетных лиц зависит от средней величины задолженности подотчетных лиц, соответственно, при снижении задолженности оборачиваемость ускоряется.
Анализ задолженности подотчетных лиц показал, что в 2009 году приходилось 0,06% всей дебиторской задолженности, в 2010 году происходит увеличение показателя на 0,02 п.п., в 2011 году происходит снижение показателя на 0,01 п.п. В анализируемом периоде подотчетные суммы в основном направлялись на:
— общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;
— расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации;
— расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.
За период 2009-2011 годов происходит одновременное снижение выручки (48,8%) и величины задолженности (76,1%). Однако темп снижения задолженности происходил более медленно, чем темп снижения выручки, что свидетельствует о замедлении оборачиваемости задолженности, т.е. в 2011 году дебиторская задолженность подотчетных лиц оборачивается 3915,6 раз, а в 2009 году – 6106,1 раз. Соответственно длительность одного оборота задолженности увеличилась с 0,06 до 0,09 дня.
По данным проведенного факторного анализа видно, что коэффициент оборачиваемости задолженности подотчетных лиц снизился на 217,9 оборотов под влиянием снижения выручки от продаж на 948,0 оборотов, и за счет увеличения средней задолженности увеличился на 730,1 оборота. Соответственно, для улучшения оборачиваемости необходимо снижать величину средней задолженности подотчетных лиц.
Учитывая тот факт, что на предприятии расчеты с подотчетными лицами выстроены в соответствии с действующим законодательством, длительность одного оборота составляет 0,09 дня, коэффициент оборачиваемости составляет 3915,6 оборотов, были предложены общие мероприятия, направленные на снижение задолженности, и, соответственно, ускорение оборачиваемости:
— сокращение сроков расчетов с подотчетными лицами до двух календарных дней, соответственно, сократится длительность одного оборота на 30% (на сегодняшний день срок отчета составляет 3 дня).
— использовать безналичные расчеты с подотчетными лицами, что позволит сократить длительность оборота в днях на 20%;
— уовершенствовать используемую программу 1С посредством внедрения модуля контроля расчетов с подотчетными лицами, что позволит сократить время обработки документов и утверждения авансового отчета.
Сокращение сроков предоставления авансовых отчетов позволит сократить длительность одного оборота на 30%, соответственно, данное мероприятие, не требующее дополнительных затрат ускорит длительность одного оборота с 0,09 дней до 0,06 дней.
Длительность оборота при внедрении безналичных расчетов с подотчетными лицами сократится с 0,09 дней до 0,07 дней.
Затраты на внедрение встроенного модуля в программу 1С составят 12 000 руб.
Вместе с тем, предполагается, что длительность одного оборота сократится на 50% (от внедрения первого и второго мероприятий), соответственно, можно проследить изменение показателей оборачиваемости задолженности подотчетных лиц, при условии сохранения выручки в объеме 2011 года.
В связи с сокращением длительности дней оборота, коэффициент оборачиваемости изменится и составит 7200 оборотов, в связи с этим можно рассчитать изменение средней величины задолженности подотчетных лиц при сохранении выручки от продаж по показателям 2011 года: 37,3 тыс. руб.
Таким образом, в результате предложенных мероприятий средняя величина задолженности подотчетных лиц сократится на 45,55% или на 31,2 тыс. руб., коэффициент оборачиваемости увеличится на 3284,4 оборота или на 83,88%, а длительность одного оборота в днях сократится на 0,04 дня или на 44,44%.
Соответственно, можно сделать вывод, что предложенные мероприятия эффективны и способствуют сокращению задолженности подотчетных лиц и уменьшению длительности одного оборота.